1.1 項目背景

　　隨著計算機技術(shù)和射頻識別技術(shù)(RFID)的發(fā)展，以及陸續(xù)在圖書管理、倉儲物流、食品追溯、智能交通等領(lǐng)域的成功應(yīng)用，使得解決檔案管理問題成為可能。

　　檔案管理引入RFID技術(shù)后，可以對檔案的流通進行動態(tài)管理，系統(tǒng)以RFID標簽作為信息載體，對檔案流通等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)管，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化和檔案的全生命周期管理。

　　1.2 項目需求分析

　　近年來，檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導致的問題日益突顯，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1.2.1 現(xiàn)狀與問題

　　(1)檔案出入庫人工操作，工作強度大、效率低。雖制定有嚴格的管理規(guī)定，人工操作耗時、費力、費財，使得整個過程既繁瑣又低效，特別是需經(jīng)過多個崗位協(xié)作才能完成的檔案，更易造成掉檔、錯檔、漏檔、延誤等，令管理部門處境尷尬、后果嚴重。檔案的盤點清理、失效檔案銷毀前的登記造冊等，由于人工操作費時費力，難免出錯。

　　(2)檔案檢索艱難，難以精準定位。調(diào)卷時調(diào)不出檔案，將令管理機關(guān)陷入跳進黃河也洗不清的尷尬境地;上級部門檢查工作不能快速調(diào)出指定的實體檔案，也令管理機關(guān)無地自容。

　　(3)檔案數(shù)量的急劇增加，調(diào)閱檔案費時費力。由于人工操作不可避免的錯誤，檔案存放的順序難免錯亂，造成檔案查找非常困難，猶如大海撈針，經(jīng)常出現(xiàn)耗時費力把庫存翻遍都找不到指定檔案，令工作人員苦不堪言，特別對于要轉(zhuǎn)出的檔案，后果不堪設(shè)想，有的甚至面臨天價索賠;

　　(4)缺乏現(xiàn)代科技手段，信息化程度低。檔案業(yè)務(wù)需頻繁調(diào)取檔案比對確認，在信息化程度低的情況下，既增加了工作量、也極易引發(fā)錯檔，同時辦事效率極低，往往導致群眾長時間等候的不滿。

　　1.2.2 項目建設(shè)目標

　　將射頻識別技術(shù)(RFID)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域中，充分利用無線射頻技術(shù)的諸多優(yōu)點，實現(xiàn)庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業(yè)的自動化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。

　　實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、調(diào)檔、防盜等具體業(yè)務(wù)流程，對檔案流通進行動態(tài)的管理。對檔案流通的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。

　　提高檔案管理綜合能力，提升服務(wù)水平。實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率、簡化管理流程、降低人員的勞動強度，減少差錯，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式。

　　1.3 RFID技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢

　　1.3.1 非接觸方式進行數(shù)據(jù)采集

　　RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以讀取芯片中存儲的數(shù)據(jù)。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境，能在惡劣環(huán)境下工作。不像條碼、磁卡等介質(zhì)，如果表面不整潔就無法準確試讀。

　　1.3.2 標簽信息容量大，使用壽命長

　　和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存儲更多的信息，對于檔案管理應(yīng)用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進行存儲。

　　1.3.3 安全性高

　　標簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　1.3.4 抗污染性能強和耐久性

　　傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID標簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

　　1.3.5 體積小型化、形狀多樣化

　　RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外RFID標簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

　　1.3.6 穿透性強和無屏障閱讀

　　在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

　　1.3.7 防盜

　　標簽可以配合門型通道天線，有效實現(xiàn)防盜功能，很好地防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。

　　1.3.8 可適應(yīng)消毒、防蟲等環(huán)節(jié)

　　RFID標簽可適應(yīng)檔案管理常規(guī)的消毒、高低溫殺蟲等環(huán)境，不會導致標簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)丟失。

　　1.4 RFID檔案管理系統(tǒng)

　　1.4.1 系統(tǒng)層次架構(gòu)規(guī)劃

　　本系統(tǒng)是采用模塊化組件式進行設(shè)計，采用三層結(jié)構(gòu)系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)實際需要進行搭配使用。三層結(jié)構(gòu)分別為：

　　設(shè)備層：主要由硬件設(shè)備組成(RFID讀寫器、盤點車、工作站、手持機、LED顯示屏等)，主要作用于數(shù)據(jù)的采集及展示。

　　中間件層：由中間件、應(yīng)用服務(wù)、數(shù)據(jù)庫、組成。通過中間件來實現(xiàn)與硬件設(shè)備通信、同時寫入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。應(yīng)用服務(wù)用于數(shù)據(jù)的存取和業(yè)務(wù)邏輯的處理。

　　管理應(yīng)用層：主要實現(xiàn)與用戶交互，數(shù)據(jù)的展示，查詢等。根據(jù)用戶需求提供辦理業(yè)務(wù)功能模塊。。

　　1.4.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)構(gòu)架規(guī)劃

　　數(shù)據(jù)采集(檔案建檔)：操作員在為客戶辦理建檔時通過在系統(tǒng)中錄入檔案信息(全宗號、目錄號、案卷號、件號、檔號、保管期限、密級、位置等)通過系統(tǒng)自動把相關(guān)信息寫入RFID芯片中，實現(xiàn)RFID與檔案綁定。

　　檔案流轉(zhuǎn)記錄：檔案經(jīng)過的崗位名稱、日期、時間等信息，通過RFID讀寫器自動把相關(guān)信息寫入RFID芯片中;同時將相關(guān)信息反饋到計算機，計算機將該信息通過通信網(wǎng)絡(luò)傳給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器保存，供用戶檢索、查閱。

　　檔案入庫驗證：辦理的檔案進入待入庫檔案列表中，辦理入庫驗證時通過RFID讀寫器及借閱人信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員進行信息比對，確認無誤后系統(tǒng)自動分配位置。

　　檔案入庫：在檔案室中每個區(qū)域中安裝LED顯示屏顯示待入庫檔案信息。同時安裝RFID讀寫器可識別檔案，顯示檔案存放位置。

　　檔案查詢：在檔案室中檔案查詢時可通過身份證號、檔號等信息來查找檔案存放位置。檔案調(diào)卷時可批量操作如某個時間段辦理的檔案、某個地方的檔案。同時進入倉庫待取出檔案列表。

　　盤點：檔案盤點可通道專用檔案盤點車來實現(xiàn)支持在線和離線模式。

　　倒架：發(fā)現(xiàn)檔案存放位置錯誤可通過盤點車來實現(xiàn)檔案位置信息更新。

　　庫房查找：如果一份檔案找不到可通過盤點車來全庫查找，查到后系統(tǒng)自動提示(聲音提示和軟件界面)。

　　1.4.3 RFID技術(shù)實施設(shè)計規(guī)劃

　　(1) 實體檔案與RFID綁定

　　RFID實體檔案經(jīng)過讀寫器作用范圍時，該讀寫器通過無線信號將指定信息如檔號、密級、位置等寫入RFID芯片存儲，同時將相關(guān)信息及崗位流轉(zhuǎn)信息如操作用戶姓名、崗位名稱、日期、時間等反饋到計算機，計算機將該信息通過通信網(wǎng)絡(luò)傳給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器保存，供用戶檢索、查閱。

　　(2) 查找檔案

　　查找檔案時，只需在相應(yīng)計算機或讀寫器設(shè)定所需條件，用該讀寫器掃過初步認定的檔案存放的區(qū)域，RFID檔案存儲的信息通過無線信號不斷傳給讀寫器，該計算機或讀寫器將所接收到的信息自動與設(shè)定的條件比對，比對成功后發(fā)出提示，工作人員就能立即確認所需檔案的位置所在，從而即可快速、準確地提取所需檔案。

　　(3) 檔案出入庫

　　讀寫器通過無線信號讀取非接觸式IC卡存儲的相關(guān)信息、檔案管理崗計算機自動填寫崗位等信息、指紋儀采集檔案交接雙方指紋，用以確認檔案的交接，其中出庫的發(fā)放方和入庫的接收方必須是在系統(tǒng)備案授權(quán)的工作人員的指紋，同時檔案管理崗計算機將自動判定諸如檔案編號、號牌號碼等關(guān)鍵字段的合法性，否則系統(tǒng)將予以警告并不予通過，所有信息自動傳給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器保存。

　　(4) 檔案盤點

　　清理、失效銷毀前登記造冊時，在檔案管理崗計算機上將其當前工作狀態(tài)設(shè)置為盤點清理或失效檔案登記造冊，將讀寫器掃過檔案，RFID內(nèi)的信息通過無線信號傳給讀寫器，該讀寫器將該信息傳給檔案管理崗計算機，檔案管理崗計算機自動與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中的相應(yīng)信息比對，同時自動生成盤點清理或失效檔案登記冊。

　　(5) 實物檔案與電子信息自動比對

　　該系統(tǒng)確認的實物檔案信息可定期與其它應(yīng)用平臺自動比對，保證實物檔案與電子信息一一對應(yīng)，確保實物檔案的安全、完整。

　　1.4.4 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)計規(guī)劃

　　1.4.4.1 檔案入館

　　1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面，標簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

　　2、粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描，登記入庫時間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

　　檔案存放入庫：在檔案倉庫中每個區(qū)域安裝LED屏，在中央位置安裝查詢機。實現(xiàn)倉庫取出、存放檔案引導倉庫管理員。入庫時倉庫管理人員根據(jù)LED顯示提示信息把檔案放到指定地點。完成后通過查詢機或手持機確認已放檔案。系統(tǒng)自動更新檔案信息狀態(tài)為在庫。

　　1.4.4.2 檔案借閱

　　1、 借閱申請

　　在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，同時，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號，即查詢機也具有業(yè)務(wù)辦理自動排號的功能。

　　2、 借閱登記

　　借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領(lǐng)導審批的檔案，檔案館領(lǐng)導可以通過軟件進行在線審批，審批后借閱審計記錄生效。

　　3、 檔案查找

　　每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請，系統(tǒng)會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進行檔案查找。

　　查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

　　4、 檔案借出

　　保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進行電子標簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編號。

　　1.4.4.3 檔案歸還

　　1、用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間，系統(tǒng)會自動提醒;

　　2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前，要進行電子標簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

　　1.4.4.4 檔案倉庫誘導、查詢運用

　　在檔案倉庫中每個區(qū)域安裝LED屏，在中央位置安裝查詢機。實現(xiàn)倉庫取出、存放檔案引導倉庫管理員。

　　每個區(qū)域的LED顯示屏上顯示自己區(qū)域內(nèi)的待取出、待存放檔案具體位置信息。

　　在倉庫中需要查詢某個檔案具體存放位置可通過查詢機來查詢。同時存放檔案完成后可通過查詢機來確認已出入庫檔案。

　　1.4.4.5 檔案調(diào)檔

　　檔案調(diào)檔：通過讀寫器獲取檔案信息、身份證采集器完成調(diào)檔人身份信息采集、指紋儀來取代現(xiàn)有簽字確認動作。當辦理檔案調(diào)檔業(yè)務(wù)時工作人員可根據(jù)(檔號、全宗號、目錄號、案件題名等)信息來查詢檔案或者通過身份證采集器來查詢檔案信息，檔案調(diào)檔業(yè)務(wù)登記完成后系統(tǒng)自動發(fā)送待出庫檔案信息到倉庫各區(qū)域LED顯示屏上。倉庫管理員通過LED屏取出檔案。

　　查找檔案時，只需在相應(yīng)計算機或讀寫器設(shè)定所需條件，用該讀寫器掃過初步認定的檔案存放的區(qū)域，RFID檔案存儲的信息通過無線信號不斷傳給讀寫器，該計算機或讀寫器將所接收到的信息自動與設(shè)定的條件比對，比對成功后發(fā)出提示，工作人員就能立即確認所需檔案的位置所在，從而即可快速、準確地提取所需檔案。

　　1.4.4.6 檔案盤點

　　采用RFID技術(shù)進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作

　　1.4.4.7 檔案防盜

　　所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

　　用于倉庫人員進出的管理以及貴重品庫房的訪問管理。在倉庫的進出門內(nèi)外分別安裝進入讀卡器和退出讀卡器，實現(xiàn)雙向刷卡鑒權(quán)和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級的訪問控制。檔案庫大門安裝兩對RFID固定式讀寫設(shè)備、兩對紅外對射設(shè)備。為了檔案庫的美觀性，設(shè)備采用嵌入門框方式進行安裝。

　　1.5 項目建設(shè)特點

　　1.5.1 先進的RFID技術(shù)

　　本系統(tǒng)采用當前最先進的RFID技術(shù)進行構(gòu)建。RFID具有讀取方便快捷、高速識別、批量識別、穿透性強、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優(yōu)點，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，是未來的發(fā)展方向和趨勢。

　　1.5.2 組件式軟件系統(tǒng)

　　軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式結(jié)構(gòu)進行搭建，提高系統(tǒng)的可擴展性和可剪裁性?？梢蕴峁└邚椥缘臉I(yè)務(wù)擴充需求和精簡的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，同時滿足大小客戶的不同應(yīng)用需求。

　　1.5.3 系統(tǒng)級聯(lián)部署

　　系統(tǒng)使用獨立的目錄服務(wù)器，根據(jù)該服務(wù)器的數(shù)據(jù)，可以把各自獨立的檔案系統(tǒng)進行組合級聯(lián)，形成一套國家級的檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案的一體化查詢。

　　1.5.4 高安全檔案管理

　　本系統(tǒng)提供高安全的檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運用高級門禁系統(tǒng)(多卡開門模式、N+1卡模式等)、視頻監(jiān)控聯(lián)動、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護技術(shù)以及先進的RFID技術(shù)實現(xiàn)對檔案的保存和存取的多重防護，確保檔案的存儲和進出安全。對于更高安全級別的檔案可以設(shè)置機密庫房，實現(xiàn)更高的訪問安全控制。

　　1.5.5 精準的定位檢索

　　在先進的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現(xiàn)快速精準的定位。從而實現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　1.5.6 高效的檔案存取

　　在精確的檔案定位基礎(chǔ)上，基于RFID的技術(shù)優(yōu)勢(高識別速度、穿透性識別等)，可以實現(xiàn)批量檔案的存取。在進出檔案庫時，實現(xiàn)堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

　　1.5.7 檔案生命周期管理

　　很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業(yè)務(wù)檔案)，本系統(tǒng)支持對檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間。

　　1.5.8 降低工作人員成本

　　檔案管理系統(tǒng)建設(shè)后經(jīng)濟上為檔案局節(jié)約了人力開銷的成本，實現(xiàn)了工作高效率，信息準確性，加強了檔案保密機制，延長了檔案保存的年限，告別了檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。檔案存放次序錯亂，檔案核查、查閱耗時長，檔案的安全保障能力弱，檔案盤點效率低等問題也得到了有效的解決。

　　1.5.9 提高檔案保存安全級別

　　傳統(tǒng)的檔案管理無法有效保障檔案的安全，系統(tǒng)為防止檔案被惡意盜用，運用了RFID實體檔案管理系統(tǒng)后可以跟蹤檔案，沒有在系統(tǒng)中授權(quán)交接，無法把檔案帶出檔案室，強制性帶出檔案室系統(tǒng)會自動報警。

　　1.5.10 提高檔案盤點效率

　　由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，將是一項十分龐大的工程，而且盤點后更無法提供相關(guān)的分類數(shù)據(jù)。使用RFID實體檔案管理系統(tǒng)，一個中大型的檔案庫，30分鐘可實現(xiàn)所有檔案盤點，相關(guān)數(shù)據(jù)根據(jù)不同類別進行圖形化及列表展示，方便領(lǐng)導查看及分析相關(guān)數(shù)據(jù)。