1.1 項目背景

　　隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用人們越來越認(rèn)識到新技術(shù)對提高管理和效益的重要性。

　　20世紀(jì)90年代興起的射頻識別技術(shù)(Radio Frequency Identification，以下簡稱RFID)，是一項利用射頻信號通過空間耦合(交變磁場或電磁場)實現(xiàn)無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息達(dá)到識別目的的技術(shù)。

　　1.2 需求分析

　　基于當(dāng)前房管局檔案管理中存在的各種問題，結(jié)合先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和RFID技術(shù)，對當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，實現(xiàn)檔案資料智能管理信息化，提高檔案存取的精確性，提高檢索和借閱效率，增強檔案資料在存儲、查詢等各個環(huán)節(jié)的安全性：

　　1.2.1 檔案管理信息化

　　按照檔案資料日常的存儲、查詢、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進(jìn)行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化和信息化。

　　1.2.2 提高檔案存取精確性

　　通過對檔案存放信息的信息化管理，配合RFID電子標(biāo)簽的使用，在進(jìn)行檔案存取時可以通過系統(tǒng)精確的定位到檔案存放的位置。同時可以使用移動終端系統(tǒng)對存放的檔案進(jìn)行掃描，準(zhǔn)確的得到檔案的存放位置。

　　1.2.3 提高檢索和房屋過戶效率

　　使用RFID技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，實現(xiàn)借閱檔案的自動定位和位置提醒功能，減少查找檔案的時間，提高房屋過房的效率。減少檔案管理人員的工作量，提高整體的工作效率。

　　1.2.4 提高盤點效率

　　使用移動終端對庫存檔案進(jìn)行盤點，取代傳統(tǒng)的人工手動盤點方式，提高盤點的效率。

　　1.2.5 提高檔案的安全性

　　通過對檔案賦予RFID身份標(biāo)簽，配合 RFID門禁系統(tǒng)和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，提高檔案的安全性與在辦理房管局各業(yè)務(wù)中，自動識別檔案。

　　1.3 建設(shè)目標(biāo)

　　系統(tǒng)建設(shè)的目的是解決房管局檔案資料管理中的管理技術(shù)問題，按照房管局檔案管理日常業(yè)務(wù)，對檔案流通進(jìn)行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實力。

　　1.4 RFID檔案管理建設(shè)規(guī)劃

　　1.4.1 建設(shè)架構(gòu)規(guī)劃

　　基于基于房管局RFID檔案管理系統(tǒng)由檔案發(fā)行中心、識別基站、檔案管理平臺三部分組成。

　　檔案發(fā)行中心：通過發(fā)行中心為每個檔案裝備無源標(biāo)簽，并在系統(tǒng)中記錄檔案信息，以及與標(biāo)簽建立關(guān)聯(lián)。把檔案信息寫入RFID芯片中(檔案號，房屋使用人，位置信息，建立時間等)

　　識別基站：在檔案庫房出入大門附近裝備兩臺RFID讀寫器，當(dāng)裝有標(biāo)簽的檔案接近識別范圍時，RFID讀寫器自動識別檔案的進(jìn)出狀態(tài)，并自動記錄所攜帶檔案的信息。實現(xiàn)每個檔案的出入都有嚴(yán)格的控制。手持機通過終端更新檔案信息，通過手持機對檔案進(jìn)行巡查、盤點等應(yīng)用。

　　檔案管理平臺：由監(jiān)控子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)組成。通過監(jiān)控子系統(tǒng)向用戶提供報警、短信提醒、電子標(biāo)簽管理應(yīng)用。通過檔案管理子系統(tǒng)向用戶提供庫房管理，檔案位置管理，檔案查詢，檔案創(chuàng)建等應(yīng)用。

　　1.4.2 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃。

　　1.4.3 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃

　　在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)信息化的今天，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構(gòu)成。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程見圖。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內(nèi)部執(zhí)行有所不同，但從整體上看，系統(tǒng)均由上述三大功能模塊組成。

　　基于RFID技術(shù)的房地產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)中的實體管理功能。智能化檔案管理系統(tǒng)中實體管理功能包括庫房位置信息管理、實體簽收、檔案轉(zhuǎn)架、補充資料處理、檔案盤點、出入庫管理、實體內(nèi)部調(diào)案管理等業(yè)務(wù)。文中關(guān)于房地產(chǎn)檔案實體管理RFID智能化信息系統(tǒng)設(shè)計如下：

　　(1)以檔案袋為單位，每個檔案袋上均附有電子標(biāo)簽。

　　(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。

　　(3)檔案實體在整個生命周期中，從檔案建立起擁有的檔案袋、在經(jīng)檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前，檔案袋均不允許更換。

　　(4)每個檔案架都貼有1個電子標(biāo)簽，稱為檔案架標(biāo)，檔案架的每層也分別貼有1個標(biāo)簽，稱其為檔案架層標(biāo)。

　　(5)檔案館已有基于條形碼技術(shù)的信息系統(tǒng)用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)：保證檔案館原有信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程向智能檔案管理新流程的順利變革，實現(xiàn)以信息流管理為核心，將檔案館所有業(yè)務(wù)活動聯(lián)系起來，完成檔案電子標(biāo)簽信息的有效共享

　　1.4.4 系統(tǒng)功能規(guī)劃

　　1.4.4.1 檔案歸檔業(yè)務(wù)分類

　　房地產(chǎn)業(yè)務(wù)分類很多，哪些業(yè)務(wù)檔案需要歸檔，在此可以自由設(shè)置。

　　1.4.3.1 歸檔信息選擇

　　檔案管理系統(tǒng)是所有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)自然延伸和有機組成部分，有些信息需要歸而另一些信息無須歸檔，通過歸檔信息維護(hù)，即可實現(xiàn)對有效信息的選擇。

　　1.4.3.2 檔案查詢維護(hù)

　　房地產(chǎn)檔案管理的目的不僅僅是為了保存，更是為了查詢。為業(yè)務(wù)辦理提供事實依據(jù)。通過此功能即可實現(xiàn)用戶對查詢的需求。

　　1.4.3.3 實時信息入庫

　　對于業(yè)務(wù)管理信息，在作了檔案分類維護(hù)、歸檔信息維護(hù)、檔案查詢維護(hù)后，即可自動歸檔了——業(yè)務(wù)信息入庫。

　　1.4.3.4 歷史信息錄入

　　對于歷史業(yè)務(wù)信息，可以進(jìn)行手工錄入或者自動導(dǎo)入(數(shù)據(jù)移植)到檔案庫中，以便使用。

　　1.4.3.5 檔案信息查詢

　　在檔案業(yè)務(wù)信息查詢中，新增案例定位功能，可以查看選中案例的位置信息，選中案例所在的案卷、位置內(nèi)的所有案例、案卷信息以及案例對應(yīng)的業(yè)務(wù)信息。

　　查看案例的歷史信息，可以根據(jù)案例或房屋任意追蹤案例歷史信息直至束且可以同時追蹤歷史。

　　1.4.3.6 檔案信息修改

　　對歸檔后的錯誤信息進(jìn)行修改。

　　通常房地產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案，屬于永久或長期類，不應(yīng)更改。我們的軟件首先嚴(yán)格控制更改信息的權(quán)限，其次對任何更改保存更改日志。

　　1.4.3.7 檔案庫房管理

　　房地產(chǎn)檔案庫管理不僅可以錄入各案卷的詳細(xì)內(nèi)容，且在數(shù)據(jù)入庫后，可維護(hù)該檔案的庫房位置、盒號、卷號等，以方便檔案實物的管理?？勺魅缦掳妇聿僮鳎号R時銷毀、解除臨時銷毀、永久銷毀、案卷移動、案卷定位、案卷總目。案卷同步、案卷同步信息、打印移動清單、清空移動清單、操作信息查看永久卷對應(yīng)業(yè)務(wù)(定義需要建立永久卷的業(yè)務(wù))?？勺魅缦挛恢貌僮鳎盒略鰡蝹€位置、批量新增位置、修改位置信息、刪除位置、設(shè)施存放類別。

　　1.4.3.8 檔案案卷號錄入

　　業(yè)務(wù)案例歸檔時需要根據(jù)具體情況錄入檔案的案卷號，系統(tǒng)提供統(tǒng)一界面，通過收件編號或房屋代碼查詢，然后直接錄入案卷號即可，簡化檔案入庫的流程，提高了工作效率。

　　1.4.3.9 檔案批量修改

　　由于經(jīng)辦人員的誤操作或者疏忽，往往造成錄入資料和文字資料不吻合，系統(tǒng)在檔案系統(tǒng)中提供批量修改功能，在界面上顯示案例申請資料，選擇需要修改的字段，例如房屋座落、案卷號等。進(jìn)入修改界面后，可以先查看原先的數(shù)據(jù)，然后再在每個要修改的字段中填入修改后的期望值。

　　1.4.3.10 檔案盤點

　　采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的標(biāo)簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點操作。

　　1.4.3.11 檔案防盜

　　在庫房安裝門禁系統(tǒng)用于倉庫人員進(jìn)出的管理。在倉庫的進(jìn)出門內(nèi)安裝四通道讀卡器，實現(xiàn)檔案信息的非法帶出報警及信息的自動采集。

　　1.4.3.12 房屋檔案歸還

　　在辦理完相關(guān)房屋手續(xù)后需歸還房屋檔案，工作人員接收到歸還的檔案，在庫房中的自主查詢機掃描檔案，顯示檔案相關(guān)信息及應(yīng)該存放的位置，工作人員把檔案存放到檔案架上。

　　1.4.4 RFID電子標(biāo)簽規(guī)劃

　　1.4.4.1 電子標(biāo)簽安裝規(guī)劃

　　檔案盒1標(biāo)簽安裝圖示(粘貼盒內(nèi))

　　檔案架標(biāo)簽安裝圖示(粘貼盒內(nèi))

　　檔案存放格RFID標(biāo)簽安裝圖示(粘貼與每一個格板上)

　　1.5 項目建設(shè)優(yōu)勢

　　先進(jìn)的RFID技術(shù)

　　本系統(tǒng)采用當(dāng)前最先進(jìn)的RFID技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建。RFID具有讀取方便快捷、識別速度快、穿透性強、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優(yōu)點，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，是未來的發(fā)展方向和趨勢。

　　非接觸式數(shù)據(jù)采集

　　RFID技術(shù)極大地增強了房管局管理者對庫區(qū)檔案資料的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需通過RFID便攜式讀寫器進(jìn)行識讀檔案盒的標(biāo)簽就可以獲取檔案詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)。與條碼、磁卡等介質(zhì)不同的是，RFID電子標(biāo)簽不怕油漬、灰塵污染等惡劣環(huán)境，能在惡劣環(huán)境下工作。

　　信息容量大，使用壽命長

　　和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲大量的檔案資料信息，其存儲空間從1K甚至到更大的容量，同時數(shù)據(jù)存儲時間可達(dá)數(shù)十年甚至更久，標(biāo)簽可重復(fù)使用，對于檔案管理應(yīng)用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入RFID標(biāo)簽中進(jìn)行存儲。

　　安全性高

　　RFID檔案管理標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得珍貴檔案資料的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　抗污染性和耐久性

　　傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，然而 RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損; RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此免受污損。

　　穿透性強和無屏障閱讀

　　在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

　　組件式軟件系統(tǒng)

　　軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式結(jié)構(gòu)進(jìn)行搭建，提高系統(tǒng)的可擴展性和可剪裁性。可以提供高彈性的業(yè)務(wù)擴充需求和精簡的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，同時滿足大小客戶的不同應(yīng)用需求。

　　系統(tǒng)級聯(lián)部署

　　系統(tǒng)使用獨立的目錄服務(wù)器，根據(jù)該服務(wù)器的數(shù)據(jù)，可以把各自獨立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行組合級聯(lián)，形成一套國家級的檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案的一體化查詢。

　　精準(zhǔn)的定位檢索

　　在先進(jìn)的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進(jìn)的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現(xiàn)快速精準(zhǔn)的定位。從而實現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　高效的檔案存取

　　在精確的檔案定位基礎(chǔ)上，基于RFID的技術(shù)優(yōu)勢(高識別速度、穿透性識別等)，可以實現(xiàn)批量檔案的存取。在進(jìn)出檔案庫時，實現(xiàn)堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

　　檔案生命周期管理

　　很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業(yè)務(wù)檔案)，本系統(tǒng)支持對檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間。

　　一體化聯(lián)動

　　本系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、周邊防護(hù)、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動，從而使得這些獨立的系統(tǒng)互相配合工作，實現(xiàn)最大化的功能應(yīng)用。提供對整個檔案館安防、環(huán)境監(jiān)控、信息公示等的一體化解決方案。

　　信息公示

　　通過在檔案查閱大廳設(shè)置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當(dāng)前所處的狀態(tài)、檢索進(jìn)度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過在檔案庫設(shè)置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環(huán)境等信息，提高檔案庫的可管理性。