隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用，大量電子文件的產(chǎn)生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎(chǔ)，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是一個(gè)單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎(chǔ)部分。RFID電子檔案信息化管理更高效管控。

因此，要實(shí)現(xiàn)單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識資源的管理。檔案管理無論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。

根據(jù)各行各業(yè)管理需要針對電子檔案監(jiān)控管理構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。由于RFID采用的是無線射頻認(rèn)別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環(huán)境，可以穿透一定的障礙物識別，穿透性好;它還可以識別運(yùn)動(dòng)中的文件，且可以批量識別;RFID標(biāo)簽還可以反復(fù)擦寫數(shù)據(jù)信息，標(biāo)簽可以重復(fù)利用。RFID標(biāo)簽內(nèi)信息快速的上傳到企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理，可以避免人工操作可能發(fā)生的錯(cuò)誤。采用RFID技術(shù)可對文件檔案進(jìn)行固定的信息查詢與移動(dòng)信息查詢、還可通過平臺管理，讀取檔案全部信息。

電子檔案特點(diǎn)具有信息的非人工識讀性;信息存儲(chǔ)的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性了。檔案管理信息化平臺實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質(zhì)檔案的信息化管理是以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來，形成用應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺。

能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對不同介質(zhì)、不同類別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。對采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。

使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。用戶可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿足流程變化時(shí)，操作人員能夠自行通過平臺新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)(如公文檔案)，實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺上，對不同類別的檔案進(jìn)行管理。該平臺應(yīng)支持新類別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺提供的工具，就可以實(shí)現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案(如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等)的添加及修改。

實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對電子檔案安全級別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級別和權(quán)限進(jìn)行訪問控制。

檔案資料是一種重要的信息資源，檔案管理工作非常重要，通過不斷完善檔案管理機(jī)制，發(fā)揮檔案管理作為無形資產(chǎn)在企業(yè)管理的關(guān)鍵性作用。作為構(gòu)建“物聯(lián)網(wǎng)” 的關(guān)鍵核心技術(shù)之一，RFID技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了助推作用。