1、實施背景

　　花旗銀行為金融銀行界的翹首，總部300多名金融精英們一天調(diào)用的文檔，平均800~1000份，為了各種項目各在辦公室內(nèi)尋找文件確實耗時低效。在時間就是金錢的真理面前，普通的文檔管理員工資約為港幣18000~30000元，里面共計5個管理員，每年銀行就得花費幾十萬乃至上百萬人力成本，用于文檔管理庫；而銷售部門及金融分析部門、財會部門的更高人工的員工在文檔中花費的隱形成本，就是天文數(shù)字。 激烈競爭的銀行市場，他們不得不把尋找文檔的苦惱公之于眾，希望科技企業(yè)能他們殺出一條光明之道。

　　寶榮盈豐（碧沙）科技深入分析，把流程的四大節(jié)點歸結(jié)如下：

　?。?）資料管理室無法跟蹤文檔外借所在員工處。 資料管理室只登記前往資料管理室(library)員工借還文檔的記錄。但是員工之間二次借用文檔的記錄，就無法實時更新，查詢時存在信息盲區(qū)。 管理員或是員工只能通過OA郵件通知，尋找文件。
　　（2）資料管理室每天面臨海量借用記錄需錄入的工作量。手工錄入容易出現(xiàn)輸入錯誤。錄入信息存在滯后性，檢索的利用價值大大減低。
　?。?）當(dāng)員工休假或是外出公干，所有文檔必須鎖在抽屜中。 銀行總部要求員工外出或是下班后，必須把文檔放置進(jìn)文件柜，并且關(guān)鎖起來，每個員工存放的文件柜3~6個不等。但是所有文件存放的地方無法確認(rèn)，即使其他員工獲得上級批準(zhǔn)權(quán)限取出文件，也需要費時尋找文檔。
　　（4）往往文檔在丟失很長一段時間后，才重新尋找。但是無法根究原因出在二次借用的哪個環(huán)節(jié)，包括接手員工信息、時間、地點。

　　2. SmartFile脫穎而出，成為花旗銀行的應(yīng)用方案

　　原技術(shù)應(yīng)用：花旗銀行原采用最為傳統(tǒng)的條碼文檔管理方式，在每個3.5寸硬件文件夾上，粘貼一個二維條碼。然后使用Symbol手持的條碼掃描儀一對一的掃讀ID。而員工的錄入信息是HF的員工卡輸入。以此關(guān)聯(lián)借還文檔和員工的信息。

　　而無源的文檔管理雖成本低，但是卻不能解決銀行對文檔實時定位和全天盤點的根本問題。

　　寶榮盈豐（碧沙）科技研發(fā)的SmartFile方案是應(yīng)用2.4GHz的RFID技術(shù)，大范圍全向24hrs盤點，監(jiān)控。使用有源功能，在標(biāo)簽上集成聲光提示，把標(biāo)簽與文件一體化，方便尋找。實際測試中，文檔放于鐵皮柜，保險柜，也能被讀寫器的命令呼叫成功，并以聲音回應(yīng)。室內(nèi)定位功能，十分適合應(yīng)用于大型辦公場所，軟件中能看到巷道軌跡準(zhǔn)確顯示，定位精度高達(dá)3~5米，過去文檔不見蹤影的困擾一抹而去。

　　該應(yīng)用案例的亮點

　　自系統(tǒng)啟動到現(xiàn)今為止，花旗銀行應(yīng)用Smartfile，每天成功調(diào)用文檔的時間從原來平均35分鐘，提升到3分鐘，而銷售人員的工作效率大大提高。資料室管理員每天進(jìn)行文檔盤點只需30分鐘，包括排查文檔異常情況，資料室管理員共三名，足以應(yīng)付300多名員工、上萬份文檔的管理工作量。

　　革新變化

　　花旗銀行文檔交接流程，從原來的紙簽名，轉(zhuǎn)變到系統(tǒng)定位自動記錄。 
　　資料室管理員從原來的條碼掃描，手工整理，轉(zhuǎn)變到一鍵獲取文檔使用報告。 
　　OA郵件通知借用文檔轉(zhuǎn)變，直接調(diào)用Smartfile數(shù)據(jù)庫，3分鐘完成文檔借用。

　　用戶長時間的使用，對有源RFID的性能得以充分肯定和滿意。Smartfile的破天而出，讓有源RFID的技術(shù)給文檔管理的應(yīng)用帶來旋風(fēng)式的變革。