一、檔案管理的現(xiàn)狀與問題

　　近年來，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：

　　1.1 檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)

　　傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

　　1.2 檔案存放次序較易被打亂

　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

　　1.3 檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)

　　隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　1.4 檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)

　　由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程 。

　　1.5 對(duì)失效檔案的管理滯后

　　有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。

　　鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。為了解決以上問題，檔案局采用先進(jìn)的 RFID 技術(shù)來解決以上問題，同時(shí)增加了防盜功能。

　　二、RFID技術(shù)方案優(yōu)勢(shì)

　　2.1 RFID技術(shù)簡(jiǎn)介

　　RFID(Radio Frequency Identification)，即無(wú)線射頻識(shí)別，是興起于 20 世紀(jì) 90 年代的一項(xiàng)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。一個(gè)典型的 RFID 系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無(wú)線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識(shí)別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入 RFID 標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫器亦可無(wú)接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無(wú)接觸式采集、無(wú)線傳輸?shù)裙δ堋?/p>

　　2.2 將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理優(yōu)勢(shì)

　　1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID 技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對(duì)庫(kù)區(qū)存儲(chǔ)物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無(wú)需打開檔案盒，只需將粘有 RFID 標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理實(shí)施庫(kù)存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

　　2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID 讀寫器可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取 200 個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過 100 倍。

　　3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長(zhǎng)，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，RFID 標(biāo)簽可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá) 1K 甚至更大的容量;標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會(huì)損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。

　　4、安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識(shí)別碼獨(dú)一無(wú)二，無(wú)法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性。傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID 對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損; RFID 卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

　　6、體積小型化、形狀多樣化。RFID 在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外， RFID 標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

　　7、可重復(fù)使用?，F(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無(wú)法更改， RFID 標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除 RFID 卷標(biāo)內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

　　8、穿透性和無(wú)屏障閱讀。在被覆蓋的情況下， RFID 能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

　　9、標(biāo)簽具有防盜功能。配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警 。

　　三、項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)

　　3.1 項(xiàng)目總體框架

　　現(xiàn)場(chǎng)管理的思路是對(duì)檔案的門進(jìn)行管理，包括檔案的入館、盤點(diǎn)、查閱、防盜管理、銷毀管理等的。

　　3.2 通道設(shè)計(jì)方案

　　通道方案的設(shè)計(jì)是在現(xiàn)場(chǎng)勘查后設(shè)計(jì)的，首先先介紹下四個(gè)通道的情況，在前面也介紹過通道主要分為兩種類型:檔案室小門(三個(gè))、檔案局大廳大門(一個(gè))。

　　四、硬件產(chǎn)品應(yīng)用方案

　　4.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù);手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。

　　4.2 檔案管理信息系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)又由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。

　　五、硬件產(chǎn)品應(yīng)用方案

　　5.1 標(biāo)簽選型及設(shè)計(jì)

　　1、標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定

　　檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。

　　2、標(biāo)簽的制

　　標(biāo)簽的制作建議采用 Label，可以在上面打印信息，貼在客戶要求的位置。

　　3、標(biāo)簽安

　　在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于 RFID 標(biāo)簽的粘貼與取下，同時(shí)盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲(chǔ)存成本?？紤]到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。

　　5.2 閱讀器安裝

　　在檔案局項(xiàng)目中，檔案室天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接220VAC 電源適配器，并有局域網(wǎng)或無(wú)線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將 RFID標(biāo)簽閱讀器 TCP/IP 口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將 RFID 標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。

　　閱讀器產(chǎn)品：

　　5.3 手持式閱讀器

　　用于檔案資料盤點(diǎn)、 順架清理、。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案順架盤點(diǎn)。

　　基于 Windows CE 5.0 的 RFID 手持讀寫器，本產(chǎn)品具有低功耗、多種數(shù)據(jù)接口、簡(jiǎn)易的人機(jī)交互界面等優(yōu)點(diǎn)，可廣泛的應(yīng)用于各種 RFID 系統(tǒng)中，典型的應(yīng)用場(chǎng)合有：

　　※ 物流和倉(cāng)儲(chǔ)管理：物品流動(dòng)與倉(cāng)儲(chǔ)管理等物流行業(yè)，以及郵件、包裹、運(yùn)輸行李等的郵局流動(dòng)管理系統(tǒng);

　　※ 供應(yīng)鏈應(yīng)用領(lǐng)域：物品供應(yīng)過程的應(yīng)用;

　　※ 產(chǎn)品防偽檢測(cè)：利用標(biāo)簽內(nèi)存儲(chǔ)器寫保護(hù)功能，對(duì)產(chǎn)品真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別;

　　※ 其它領(lǐng)域：在俱樂部管理、圖書館、學(xué)生學(xué)籍、消費(fèi)管理、考勤管理、等系統(tǒng)都得到了廣泛的使用 。

　　特點(diǎn)：

　　? 它是集成掌上電腦(PDA)與 RFID 數(shù)據(jù)采集的超完美組合，采用精簡(jiǎn)的windows CE 嵌入式操作系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn) RFID 數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)等功能;

　　? 功能全面,帶有藍(lán)牙、WIFI、GPS、GPRS(3G)、一維和二維條碼功能;(可選，用戶可根據(jù)具體需求選擇是否加入這些模塊);

　　5.4 天線安裝

　　為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取，需要通道的具體情況，客戶現(xiàn)場(chǎng)要講既要講究美觀，又要考慮達(dá)到最佳效果，因此檔案室小門考慮天線安裝在天花板里面，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)整天線方位角，現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用的是 laird 天線。

　　在應(yīng)用 Laird 技術(shù)的天線是有圓極化和線極化天線，提供了在 902-928M 頻段信號(hào)接收和傳輸技術(shù)，萊爾德科技公司業(yè)界知名的設(shè)計(jì)方法在整個(gè)頻段達(dá)到最高的效率和性能 。

　　特性：

• 　　超薄
• 　　極低的 VSWR 和軸比
• 　　防天氣變化的外罩
• 　　廣泛的連接器和電纜選擇
• 　　極化天線和線性天線

　　應(yīng)用場(chǎng)合：

• 　　倉(cāng)庫(kù)
• 　　機(jī)場(chǎng)醫(yī)院
• 　　交通碼頭
• 　　傳送帶
• 　　物流管理
• 　　人員管理

　　六、檔案標(biāo)簽收集

　　標(biāo)簽一(Impinj E33)

　　標(biāo)簽一(NXP UCODE G2)

　　標(biāo)簽三(129*9)

　　標(biāo)簽四(Label)

　　八、檔案分類

　　按照檔案概念的劃分：指檔案概念外延的劃分，即在檔案總概念下，

　　分為許多具體檔案概念，通常亦稱檔案種類劃分。其依據(jù)和名稱有：

　　8.1 根據(jù)檔案形成分

　　根據(jù)檔案形成者可分為國(guó)家機(jī)構(gòu)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。每類社會(huì)組織檔案中，又分為具體社會(huì)組織檔案。每個(gè)獨(dú)立的社會(huì)組織檔案是劃分全宗的依據(jù)，每類社會(huì)組

　　織檔案是劃分全宗群的依據(jù)。

　　8.2 根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)分

　　根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、 科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。上述每種檔案，又可具體細(xì)分。

　　由于人們從事的專業(yè)不同,對(duì)檔案的需求都有專指性,這種劃分對(duì)人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

　　8.3 根據(jù)檔案的載體形式分

　　根據(jù)檔案的載體形式可分為石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡(jiǎn)牘檔案、 縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等(見彩圖多種新型載體的文獻(xiàn))。

　　8.4 按照記錄信息方式分

　　按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。上述類型檔案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。

　　8.5 按照記錄信息方式分

　　按照記錄信息方式可分。一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。在中國(guó)，通常分為中華人民共和國(guó)時(shí)期檔案和中華人民共和國(guó)建國(guó)前檔案兩大類。建國(guó)前檔案又分為歷代王朝檔案、 中華民國(guó)時(shí)期檔案、新民主主義革命時(shí)期檔案。檔案是不同時(shí)代的產(chǎn)物，這種劃分對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的時(shí)代特點(diǎn)有意義。

　　8.6 根據(jù)檔案所有權(quán)形式分

　　根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。在外國(guó)通常分為公共檔案和私人檔案。對(duì)不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國(guó)家所有的檔案，要按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。

　　屬于集體或個(gè)人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、 合法基礎(chǔ)上進(jìn)行, 檔案所有者可向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、出售或寄存。

　　8.7 常見的檔案種類劃分還有

　　在中國(guó)，常見的檔案種類劃分尚有：把檔案劃分為文書檔案、 科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案 3 大類別，然后再下分;把檔案劃分為普通檔案和專門檔案兩大類別,然后再下分;把檔案劃分為社會(huì)管理檔案和科學(xué)技術(shù)檔案兩大類別，然后再下分。