一、項(xiàng)目概述

　　1.1檔案管理現(xiàn)狀

　　國(guó)家及企事業(yè)單位的各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益明顯，從而致使我國(guó)檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　(1)檔案工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)。檔案的管理工作均采用傳統(tǒng)的手工處理方式完成，工作既繁瑣效率又低下。

　　(2)檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無(wú)序，查找困難。

　　(3)檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　(4)檔案的安全保障能力弱，無(wú)法有效保障檔案的安全，防止檔案被惡意盜損壞。

　　(5)檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

　　(6)檔案盤點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對(duì)所有檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

　　鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID(無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的信息化、自動(dòng)化帶來更多的便捷性，具有其他技術(shù)方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。促進(jìn)傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變、提高現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，在形成新型的檔案保管和利用等方面均產(chǎn)生了強(qiáng)勁的推動(dòng)作用。

　　1.2系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

　　目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID標(biāo)簽作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯(cuò)率,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對(duì)檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。于此同時(shí)充分體現(xiàn)了行業(yè)界的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，與國(guó)際化檔案智能化管理接軌。

　　二、系統(tǒng)特色

　　2.1先進(jìn)的RFID技術(shù)

　　本系統(tǒng)采用當(dāng)前最先進(jìn)的RFID技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建。RFID具有讀取方便快捷、識(shí)別速度快、穿透性強(qiáng)、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長(zhǎng)、安全性高等眾多優(yōu)點(diǎn)，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)未來的發(fā)展方向和趨勢(shì)。

　　2.2組件式軟件系統(tǒng)

　　軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式結(jié)構(gòu)進(jìn)行搭建，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可剪裁性?？梢蕴峁└邚椥缘臉I(yè)務(wù)擴(kuò)充需求和精簡(jiǎn)的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，同時(shí)滿足大小客戶的不同應(yīng)用需求。

　　2.3系統(tǒng)級(jí)聯(lián)部署

　　系統(tǒng)使用獨(dú)立的目錄服務(wù)器，根據(jù)該服務(wù)器的數(shù)據(jù)，可以把各自獨(dú)立的檔案系統(tǒng)進(jìn)行組合級(jí)聯(lián)，形成一套國(guó)家級(jí)的檔案系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案的一體化查詢。

　　2.4高安全檔案管理

　　本系統(tǒng)提供高安全的檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運(yùn)用高級(jí)門禁系統(tǒng)(多卡開門模式、N+1卡模式等)、視頻監(jiān)控聯(lián)動(dòng)、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護(hù)技術(shù)以及先進(jìn)的RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保存和存取的多重防護(hù)，確保檔案的存儲(chǔ)和進(jìn)出安全。對(duì)于更高安全級(jí)別的檔案可以設(shè)置機(jī)密庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)更高的訪問安全控制。

　　2.5精準(zhǔn)的定位檢索

　　在先進(jìn)的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進(jìn)的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對(duì)檔案的多種檢索，并實(shí)現(xiàn)快速精準(zhǔn)的定位。從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　2.6高效的檔案存取

　　在精確的檔案定位基礎(chǔ)上，基于RFID的技術(shù)優(yōu)勢(shì)(高識(shí)別速度、穿透性識(shí)別等)，可以實(shí)現(xiàn)批量檔案的存取。在進(jìn)出檔案庫(kù)時(shí)，實(shí)現(xiàn)堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

　　2.7檔案生命周期管理

　　很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業(yè)務(wù)檔案)，本系統(tǒng)支持對(duì)檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時(shí)間并及時(shí)提醒到期的檔案，釋放檔案存儲(chǔ)空間。

　　2.8一體化聯(lián)動(dòng)

　　本系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、周邊防護(hù)、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動(dòng)，從而使得這些獨(dú)立的系統(tǒng)互相配合工作，實(shí)現(xiàn)最大化的功能應(yīng)用。提供對(duì)整個(gè)檔案館安防、環(huán)境監(jiān)控、信息公示等的一體化解決方案。

　　2.9信息公示

　　通過在檔案查閱大廳設(shè)置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當(dāng)前所處的狀態(tài)、檢索進(jìn)度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過在檔案庫(kù)設(shè)置小型LED顯示屏，顯示庫(kù)存、庫(kù)房訪問者、環(huán)境等信息，提高檔案庫(kù)的可管理性。

　　三、系統(tǒng)架構(gòu)及部署

　　3.1系統(tǒng)整體架構(gòu)

　　系統(tǒng)架構(gòu)示意圖如下：

　　3.2檔案庫(kù)子系統(tǒng)：

　　該子系統(tǒng)部署于檔案庫(kù)房，由庫(kù)房終端、RFID移動(dòng)終端以及配套的網(wǎng)絡(luò)、門禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、周邊防護(hù)系統(tǒng)等共同組成。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房的管理。

　　檔案庫(kù)子系統(tǒng)在整個(gè)系統(tǒng)中承擔(dān)數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔案庫(kù)子系統(tǒng)采用模塊化進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行配置。倉(cāng)庫(kù)終端系統(tǒng)主要由庫(kù)房的管理終端、RFID移動(dòng)終端、RFID標(biāo)簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉(cāng)庫(kù)管理等功能。其系統(tǒng)架構(gòu)如下圖所示：

　　3.2.1門禁系統(tǒng)：

　　門禁系統(tǒng)用于倉(cāng)庫(kù)人員進(jìn)出的管理以及貴重品庫(kù)房的訪問管理。在倉(cāng)庫(kù)的進(jìn)出門內(nèi)外分別安裝進(jìn)入讀卡器和退出讀卡器，實(shí)現(xiàn)雙向刷卡鑒權(quán)和人員信息登記。對(duì)于機(jī)密庫(kù)房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級(jí)的訪問控制。

　　3.1.2視頻監(jiān)控系統(tǒng)：

　　視頻監(jiān)控系統(tǒng)以視頻的方式記錄倉(cāng)庫(kù)區(qū)域的各種活動(dòng)。在本系統(tǒng)中支持與視頻監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)接，控制視頻監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)時(shí)記錄檔案、人員進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)，存放、盤點(diǎn)、查閱等操作過程。

　　3.1.3環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)：

　　本方案中集成環(huán)境監(jiān)控功能，可以實(shí)時(shí)監(jiān)控倉(cāng)庫(kù)的溫度、濕度、震動(dòng)等信息，并根據(jù)設(shè)定門限進(jìn)行告警提示，有效改善庫(kù)房的環(huán)境。

　　3.1.4周邊防護(hù)系統(tǒng)：

　　為了提高庫(kù)房的安全性，防止未授權(quán)人員非法進(jìn)出庫(kù)房，在庫(kù)房進(jìn)出口部署紅外對(duì)射等周邊防護(hù)設(shè)施。當(dāng)有非法進(jìn)出時(shí)，可以聯(lián)動(dòng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，并產(chǎn)生報(bào)警。

　　3.3查詢大廳子系統(tǒng)：

　　由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏組成，部署于檔案查詢大廳，用于檔案管理人員和查詢?nèi)藛T的交互工作。查詢工作站用于檔案信息的查詢檢索;自助查詢終端提供自助查詢功能和排隊(duì)機(jī)的功能;LED顯示屏顯示系統(tǒng)提示信息和各檔案的檢索操作進(jìn)度等信息。

　　3.3.1 LED顯示屏：

　　在庫(kù)房外配置LED顯示屏，用于顯示所對(duì)應(yīng)庫(kù)房的環(huán)境情況、存儲(chǔ)情況、訪問信息等數(shù)據(jù)，有助于加強(qiáng)庫(kù)房的管理。

　　3.4系統(tǒng)部署

　　四、系統(tǒng)功能

　　RFID智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的無(wú)線射頻識(shí)別(RFID)技術(shù)和成熟的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點(diǎn)、安全等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，以RFID作為信息存儲(chǔ)媒介，在RFID芯片中存儲(chǔ)了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺(tái)式、通道式RFID讀寫設(shè)備，緊密配合后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無(wú)縫對(duì)接;并且將成熟的RFID技術(shù)應(yīng)用于縣級(jí)檔案館，實(shí)現(xiàn)與市級(jí)檔案信息的交換傳遞匯報(bào)。

系統(tǒng)功能圖

系統(tǒng)登錄界面

　　4.1檔案存取管理

　　4.1.1檔案存放

　　1、整理工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、存放時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標(biāo)簽讀寫設(shè)備將保存檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。正常情況下電子標(biāo)簽置于檔案盒表面，標(biāo)簽表面可根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求印有檔案名稱、編號(hào)、類別、密級(jí)等基本信息。

　　2、系統(tǒng)根據(jù)該檔案的信息，自動(dòng)分配存放檔案的貨位，并把信息發(fā)送到RFID移動(dòng)終端。保管工作人員找到對(duì)應(yīng)的存放位之后，通過RFID移動(dòng)終端分別讀取檔案電子標(biāo)簽和存放位置電子標(biāo)簽信息，確認(rèn)檔案的存放操作。

　　4.1.2檔案借取

　　1、借閱申請(qǐng)：利用檔案大廳安裝的自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼)，以及業(yè)務(wù)辦理的流程，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能，同時(shí)完成外來人員對(duì)各類檔案資料使用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。

　　2、借閱登記：借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，工作人員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請(qǐng)記錄;對(duì)于某些必須領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過系統(tǒng)在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。

　　3、檔案查找：資料庫(kù)管理終端接收到借閱申請(qǐng)信息后，自動(dòng)查詢?cè)摍n案的存放信息，并發(fā)送到RFID移動(dòng)終端。檔案管理人員根據(jù)RFID移動(dòng)終端上的提示信息定位檔案存放的貨位。定位到貨位后，通過RFID移動(dòng)終端掃描定位要查找的資料的具體位置，取出檔案。分別讀取檔案的RFID標(biāo)簽信息和檔案貨位標(biāo)簽信息，完成查找檔案確認(rèn)。

　　4、檔案借出：管理工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給借閱者之前，必須利用系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行檔案電子標(biāo)簽信息采集，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借出時(shí)間和檔案信息。

　　4.1.3檔案歸還

　　用戶使用檔案后歸還檔案，工作人員采集檔案電子標(biāo)簽信息，系統(tǒng)自動(dòng)登記歸還時(shí)間和檔案，完成歸還登記,隨后將檔案資料放回指定的位置并通過RFID移動(dòng)終端讀取檔案和檔案架標(biāo)簽信息確認(rèn)放回操作。若用戶超過指定的借閱時(shí)間未及時(shí)歸還檔案資料，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出報(bào)警提醒。

　　4.2檔案查詢管理

　　4.2.1自助終端查詢

　　自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢?cè)O(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫(kù)資料信息。

　　4.2.2網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢

　　網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工作情況的在線監(jiān)控。

　　4.3檔案防盜丟失管理

　　該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的防盜丟失管理以及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控。在檔案室的出口安裝RFID固定讀寫器、紅外對(duì)射系統(tǒng)，每個(gè)進(jìn)出通道安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并與管理中心系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接。操作員佩帶身份卡，在進(jìn)出庫(kù)房時(shí)系統(tǒng)對(duì)操作員進(jìn)行身份鑒權(quán);對(duì)于未佩帶身份卡進(jìn)出庫(kù)房的人員，紅外對(duì)射系統(tǒng)將產(chǎn)生告警。

　　當(dāng)檔案資料被允許從檔案架上取出后，再由出口的RFID門禁通道采集檔案標(biāo)簽信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)。如果檔案資料是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)授權(quán)而異常離開庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)啟動(dòng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)并激活警報(bào)系統(tǒng)發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。

　　4.4檔案盤點(diǎn)管理

　　采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫(kù)房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到RFID移動(dòng)終端，庫(kù)房管理員根據(jù)RFID移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

　　4.5檔案環(huán)境監(jiān)測(cè)管理

　　檔案管理的環(huán)境也是極其重要的，由于大多數(shù)珍貴富有價(jià)值的原件檔案資料均采用紙質(zhì)的介質(zhì)保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存環(huán)境的影響，包括灰塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環(huán)境溫度和濕度的影響較為突出。

　　為了確保被保存的檔案資料能夠完整無(wú)損的保護(hù)好，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測(cè)控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料室的環(huán)境指標(biāo)要求，即溫度和濕度監(jiān)控系統(tǒng)。

　　五、硬件設(shè)備選型

　　(1)岳冉超高頻RFID門型通道

　　(2)岳冉HA500超高頻RFID移動(dòng)終端

　　(3)岳冉FU100固定式RFID發(fā)卡器

　　(4)檔案RFID電子標(biāo)簽

　　(5)檔案架RFID標(biāo)簽