X-RFID實(shí)體檔案管理系統(tǒng)可應(yīng)用的領(lǐng)域?yàn)槭?、市、區(qū)縣國(guó)家檔案館及大型企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)，涉及檔案管理人員、企業(yè)公司直屬領(lǐng)導(dǎo)等。

　　方案簡(jiǎn)介

　　近年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量也逐日增多，種類(lèi)日趨多樣化，信息量迅速膨脹。檔案館管理的信息化迫切需要一種更先進(jìn)、更完善的自動(dòng)化管理系統(tǒng)解決方案。在這種背景下基于射頻識(shí)別技術(shù)(簡(jiǎn)稱(chēng)RFID)的檔案管理系統(tǒng)便應(yīng)運(yùn)而生。

　　RFID檔案管理系統(tǒng)是以先進(jìn)的RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、面向?qū)ο箝_(kāi)發(fā)技術(shù)、信號(hào)處理、微弱信號(hào)檢測(cè)等技術(shù)，構(gòu)建的實(shí)體檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案的數(shù)字化管理和流通環(huán)節(jié)管理、檔案?jìng)}庫(kù)管理、提高了檔案館對(duì)檔案全部業(yè)務(wù)流程的精確監(jiān)控管理。

　　客戶價(jià)值

　　依靠該系統(tǒng)，可極大的提高檔案管理工作效率，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過(guò)倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的檔案數(shù)量，更能掌握檔案類(lèi)別和實(shí)時(shí)位置信息，完成手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

　　通過(guò)對(duì)檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對(duì)檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計(jì)特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉(cāng)庫(kù)架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機(jī)界面。

　　通過(guò)網(wǎng)上辦理借閱、歸還業(yè)務(wù)提高檔案局業(yè)務(wù)辦理速度。借閱大廳開(kāi)設(shè)自動(dòng)查詢(xún)服務(wù)(查詢(xún)機(jī))、倉(cāng)庫(kù)管理員裝配移動(dòng)手持機(jī)提高尋找檔案的效率。

　　檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項(xiàng)技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。

　　模塊業(yè)務(wù)流程圖

　　1)檔案入館流程

　　接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類(lèi)別、檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過(guò)RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張電子標(biāo)簽， 同 時(shí)將檔案信息寫(xiě)入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)別、密級(jí)等基本信息。

　　粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過(guò)RFID讀卡器對(duì)檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫(kù)時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫(kù)記錄。

　　2)檔案借出流程

　　3)檔案歸還流程

　　用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號(hào)，完成歸還登記。若用戶超過(guò)指定的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒;

　　保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫(kù)時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫(kù)狀態(tài)。

　　4)檔案查閱出庫(kù)流程

　　在查詢(xún)相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過(guò)查詢(xún)管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。當(dāng)檔案經(jīng)過(guò)出庫(kù)口時(shí)，出庫(kù)口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出庫(kù)檔案一致后確定出庫(kù)。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢(xún)信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。

　　模塊核心功能

　　檔案入庫(kù)管理

　　根據(jù)實(shí)際情況對(duì)文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)。通過(guò)附著在實(shí)體檔案上的RFID標(biāo)簽快速高效的完成檔案的入庫(kù)。

　　檔案查詢(xún)

　　檔案管理員根據(jù)需要可以對(duì)用戶資料和文件檔案的狀態(tài)進(jìn)行多條件組合查詢(xún)，達(dá)到對(duì)用戶借還文件檔案的情況和文件檔案的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，避免借閱人員的疏忽而造成文件檔案的遺失。

　　普通用戶憑個(gè)人RFID卡借閱和歸還文件檔案，也可查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)個(gè)人與文件檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。為了方便用戶使用，為普通用戶提供自助查詢(xún)終端，減輕文件檔案管理員的工作量。

　　檔案盤(pán)點(diǎn)

　　倉(cāng)庫(kù)工作人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)作業(yè)時(shí)只需通過(guò)手持設(shè)備掃描。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)掃描數(shù)量，并與系統(tǒng)中根據(jù)日常操作記錄得出的理論數(shù)據(jù)進(jìn)行差異對(duì)比，并可查看差異的庫(kù)位信息。

　　檔案防盜

　　在有需要的位置設(shè)置文件檔案區(qū)域檢測(cè)通道，檢測(cè)文件檔案通過(guò)的合法性，防止文件檔案有意或無(wú)意被攜帶出檔案局或進(jìn)入非法區(qū)域。

　　統(tǒng)計(jì)報(bào)表

　　檔案管理員可利用此系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際工作需要生成文件檔案管理的各種統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，進(jìn)行相關(guān)研究形成決策支持，也可作為自身工作量的統(tǒng)計(jì)。

　　主要硬件設(shè)備

　　應(yīng)用效果