第1章 系統(tǒng)的概述

　　數(shù)倫科技公司開(kāi)發(fā)的基于RFID的文檔管理及防偽系統(tǒng)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一部分業(yè)務(wù)活動(dòng)物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)是一套文檔或物品安全管理系統(tǒng)，可以很好的管理保密文檔，允許誰(shuí)可以有權(quán)限的借閱文檔，并及時(shí)查看到文檔和用戶的詳細(xì)信息。該系統(tǒng)能使有型文檔和資料的管理實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化，從而提高文檔的使用效率；對(duì)保密文檔或高價(jià)值文檔書(shū)籍執(zhí)行相關(guān)使用條例提供強(qiáng)有力的技術(shù)手段；為文檔真實(shí)性的鑒別提供了可靠的方法。

　　文檔柜或重要物品存儲(chǔ)柜可以存儲(chǔ)重要的文檔及物品。通過(guò)系統(tǒng)下達(dá)相應(yīng)的任務(wù)，文檔柜系統(tǒng)才有權(quán)限被打開(kāi)，讓用戶取相應(yīng)的文檔或物品；門禁系統(tǒng)可以有效的管理機(jī)關(guān)重要文檔被隨意帶出情況；復(fù)印機(jī)通過(guò)系統(tǒng)的管理，可以有效的控制有權(quán)限的人才可以復(fù)印文檔，不能隨意的復(fù)印任何文檔；銷毀機(jī)可以有效的管理文檔和資料是否擁有被銷毀的權(quán)限以及該文檔是否真正被銷毀。

　　第2章 系統(tǒng)的功能

　　當(dāng)RFID技術(shù)與每件對(duì)象(文檔、借閱人、電腦、通信器材)等建立捆綁關(guān)系后，一個(gè)具備新文檔登記、自動(dòng)盤存及定位、自動(dòng)引導(dǎo)、自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)追蹤、復(fù)印和銷毀控制、快速查詢及報(bào)警、統(tǒng)計(jì)文檔等功能的安全管理系統(tǒng)就建立起來(lái)了。各功能如下：

　　(1) 新文檔登記：每一個(gè)新的文檔在入庫(kù)時(shí)都會(huì)被黏貼一個(gè)RFID標(biāo)簽，通過(guò)標(biāo)簽與系統(tǒng)中相應(yīng)文檔的綁定操作，即當(dāng)以后當(dāng)掃描到一個(gè)文檔標(biāo)簽時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)搜索出該文檔所有的相關(guān)信息。
　　(2) 自動(dòng)盤存及定位：每個(gè)智能文檔柜利用讀寫器內(nèi)部的程序控制讀寫器所連接的天線，逐個(gè)掃描也就是讀取文檔柜內(nèi)標(biāo)簽的過(guò)程，確定文檔是否存在；
　　(3) 自動(dòng)引導(dǎo)：一旦得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，借閱者只要手持合法的身份卡即可按照指示燈在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的文檔。
　　(4) 自動(dòng)識(shí)別：當(dāng)借閱者通過(guò)文檔資源管理子系統(tǒng)查找出自己所需文檔的具體位置，提出借閱申請(qǐng)，在申請(qǐng)得到批準(zhǔn)后，憑著自己的合法身份卡，從文檔柜中取出需要的資料，系統(tǒng)會(huì)對(duì)整個(gè)行為自動(dòng)記錄。
　　(5) 自動(dòng)追蹤：夾帶在衣服、包裹內(nèi)的文檔資料，經(jīng)過(guò)單位出入口時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的文檔資料，系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否報(bào)警；文檔資料離開(kāi)保密室后，系統(tǒng)也可以自動(dòng)追蹤文檔的移動(dòng)路線，對(duì)所經(jīng)過(guò)的主要通道(如保密室、辦公樓出入口、走廊等)，系統(tǒng)自動(dòng)記憶經(jīng)過(guò)的時(shí)間；對(duì)于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報(bào)警通知，只存儲(chǔ)通行記錄，以備歷史追朔，對(duì)于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報(bào)警或通知。
　　(6)復(fù)印和銷毀控制：通過(guò)在復(fù)印機(jī)和文檔銷毀裝置上安裝RFID讀寫器和相應(yīng)天線。當(dāng)讀卡器讀到有效卡并查找到有被批準(zhǔn)的復(fù)印或銷毀任務(wù)，控制器指示RFID讀寫器讀取RFID標(biāo)簽信號(hào)，并核對(duì)該文檔后來(lái)指令復(fù)印機(jī)是否給予復(fù)印或銷毀機(jī)是否予以銷毀。復(fù)印和銷毀行為結(jié)束后，向中心系統(tǒng)發(fā)回狀態(tài)信息。
　　(7)快速巡查及報(bào)警：文檔資料的管理人員、領(lǐng)用人員、借用人員均與系統(tǒng)綁定，異常發(fā)生后，系統(tǒng)可進(jìn)行快速巡檢并發(fā)出報(bào)警信號(hào)：瞬間提示文檔資料是否移動(dòng)、是否損壞及移動(dòng)信息，自動(dòng)生成相關(guān)人員及物品通行記錄。
　?。?） 流程管理：安全的個(gè)體識(shí)別（識(shí)別號(hào)唯一），可以嚴(yán)格控管文檔之借閱及歸還、流轉(zhuǎn)等流程，確保文件狀態(tài)之可視化，實(shí)時(shí)自動(dòng)登記。RFID 與工作流程管理(WORK FLOW)的整合，能將文件簽核、調(diào)閱、銷毀等與文檔實(shí)體緊密結(jié)合，達(dá)到全面的文檔管理
　　（9）統(tǒng)計(jì)文檔功能：領(lǐng)導(dǎo)可以查看到具體某個(gè)時(shí)間段的文檔外借情況；某一份文檔被哪些人外借過(guò)；通過(guò)文檔編號(hào)查看到具體的某一份文檔等等。

　　第3章 系統(tǒng)的組成

　　該系統(tǒng)主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)組成。

　　3.1. 硬件系統(tǒng)

　　文檔管理和防偽系統(tǒng)的硬件包括：（1）文檔柜管理單元（2）門禁系統(tǒng)（3）文檔標(biāo)簽（4）文檔復(fù)印和銷毀系統(tǒng)（5）網(wǎng)絡(luò)接入系統(tǒng)（6）數(shù)據(jù)中心電腦等六大部分。具體介紹如下：

　?。?）文檔管理單元：具有RFID讀寫功能的文檔存放裝置。如文檔柜單元和文檔抽屜單元。文檔柜上安裝著IC卡讀卡器或者口令密碼鍵盤，當(dāng)有效的卡或口令輸入時(shí)，柜子的門會(huì)自動(dòng)打開(kāi)，系統(tǒng)也不會(huì)因拿出或放入文檔而發(fā)出警報(bào)，否則，柜子門不會(huì)打開(kāi)，柜櫥會(huì)發(fā)出警報(bào)。該柜子還配有顯示屏，顯示所輸入的口令和持卡人姓名，以及取出或歸還文檔的名稱等，以供借閱者確認(rèn)，同時(shí)該顯示屏也會(huì)顯示各式圖案以表示打算找的文檔在柜櫥中。以上裝置連接到一個(gè)中心控制器，通過(guò)中心控制器來(lái)控制這些設(shè)備。文檔柜在一定事件(如關(guān)門、讀卡或按某一按鈕)的觸發(fā)下，將對(duì)整個(gè)柜子內(nèi)附著于文檔及文檔夾上的RFID標(biāo)簽進(jìn)行讀取，以檢測(cè)文檔的增減，并將該信息傳送到中心系統(tǒng)或顯示出來(lái)以供確認(rèn)。文檔柜裝有多接收發(fā)射的RFID讀寫器，該讀寫器連接到柜中各個(gè)天線上聚焦RF能量到指定位置。柜和抽屜帶有電子鎖，由中心控制器控制其開(kāi)關(guān)，當(dāng)有效的卡插入或口令鍵入后，抽屜將自動(dòng)打開(kāi)或者中心系統(tǒng)命令其打開(kāi)。抽屜內(nèi)有懸掛文檔夾的支架。

圖3.1 具有RFID讀寫功能的文檔柜

　　（2）門禁系統(tǒng)：門禁系統(tǒng)具有RFID監(jiān)控模塊，該模塊包括一個(gè)RFID讀寫器，一個(gè)RFID天線和一個(gè)LED指示燈。該RFID讀寫器可以是單或多RF接口，模塊還包括一個(gè)紅外探測(cè)器模塊和一個(gè)攝錄機(jī)。RFID讀寫器、紅外探測(cè)器、攝錄機(jī)均被連接到一個(gè)控制器，該控制器具有串口、以太網(wǎng)接口及無(wú)線網(wǎng)卡，用以連接到中心系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與人員遠(yuǎn)距離RFID工作證配合使用，并且該門禁系統(tǒng)對(duì)借閱者隨身攜帶出去的文檔會(huì)自動(dòng)判斷是否報(bào)警：對(duì)于允許攜帶的文檔資料，系統(tǒng)不發(fā)出報(bào)警通知，只存儲(chǔ)通行記錄，以備歷史追朔，對(duì)于未經(jīng)允許的文檔資料，系統(tǒng)發(fā)出報(bào)警或通知。

　　圖3.2 RFID門禁系統(tǒng)

　?。?）文檔標(biāo)簽：文檔標(biāo)簽有兩種形式：一種是帶有條形碼被附著于一份文檔、書(shū)籍或資料上；另一種是通過(guò)將一個(gè)RFID芯片連接到一張金屬鍍膜后的紙張、文檔、書(shū)籍或資料上。

　　圖3.5 文檔上的RFID標(biāo)簽

　　圖3.6 附著RFID標(biāo)簽的文檔夾

　?。?）網(wǎng)絡(luò)接入方式：各個(gè)模塊通過(guò)有線或者無(wú)線的方式與中央服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。無(wú)線接入方式包括：GPRS、WIFI和藍(lán)牙等目前比較流行的無(wú)線通信方式。

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　　（5）數(shù)據(jù)中心電腦：
　　整個(gè)RFID硬件部分在后述軟件的支持下各司其職，實(shí)現(xiàn)了文檔資料的高效、安全管理。

　　系統(tǒng)圖


　　3.2. 軟件系統(tǒng)
　　文檔管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)具體包括：（1）應(yīng)用管理軟件（2）中間件。
　　應(yīng)用管理軟件是進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)設(shè)置等操作的管理平臺(tái)。

　　中間件主要實(shí)現(xiàn)硬件與應(yīng)用管理軟件間的數(shù)據(jù)傳遞，具體表現(xiàn)為存儲(chǔ)數(shù)據(jù)到date base通道的各模塊、實(shí)現(xiàn)單元控制的各項(xiàng)指令、文檔借閱、帶出、復(fù)印的各項(xiàng)流程。

　　數(shù)倫科技公司開(kāi)發(fā)的文檔管理系統(tǒng)將各種所提及的系統(tǒng)單元或設(shè)備組合為系統(tǒng)，該系統(tǒng)由中心系統(tǒng)、單位子中心系統(tǒng)、文檔發(fā)放機(jī)關(guān)系統(tǒng)組成。在單位子系統(tǒng)又有機(jī)密室子系統(tǒng)、辦公室子系統(tǒng)、單位門禁子系統(tǒng)。中心系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全和應(yīng)用系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)文檔的CA、文檔管理流程的監(jiān)管、各種事件的記錄、文檔的盤點(diǎn)等；單位子系統(tǒng)執(zhí)行中心系統(tǒng)命令，接中心系統(tǒng)管理原則執(zhí)行文檔管理流程，并記錄各種事件；文檔發(fā)放機(jī)關(guān)系統(tǒng)產(chǎn)生源RFID代碼，密鑰的設(shè)置和文檔信息的寫入和鎖定；機(jī)密室子系統(tǒng)包括，文檔柜廚系統(tǒng)、文檔抽屜系統(tǒng)、文檔借還子系統(tǒng)、RFID閱讀燈、RFID復(fù)印機(jī)等系統(tǒng)(其中文檔借還子系統(tǒng)由文檔盤搭建而成)和區(qū)域遠(yuǎn)距監(jiān)控系統(tǒng)。辦公室系統(tǒng)有辦公桌RFID系統(tǒng)(由RFID天線膜和讀寫器組成)文檔托盤系統(tǒng)和區(qū)域遠(yuǎn)距監(jiān)控系統(tǒng)組成。

　　網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖模型

　　第4章 系統(tǒng)登入及流程描述

　　4.1. 登入描述
　　首先系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員登入，分配領(lǐng)導(dǎo)、文檔管理員、普通用戶角色。把各人員角色分配好后，便可以登入系統(tǒng)。角色不同，操作的功能權(quán)限不同。
　　4.2. 流程描述
　　4.2.1. 新文檔登記
　　有新文檔要存入文檔柜系統(tǒng)時(shí)的流程是，首先文檔管理員登入系統(tǒng)(www.shulun-rfid.cn)，把文檔信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中（包括：文檔編號(hào)、文檔名、文檔柜號(hào)、文檔來(lái)源、文檔失效期等），系統(tǒng)管理員在文檔上粘貼數(shù)倫公司RFID標(biāo)簽，之后系統(tǒng)管理員通過(guò)RFID寫入設(shè)備把之前錄入到系統(tǒng)中的文檔信息的編號(hào)寫入到RFID標(biāo)簽里；最后文檔管理員把此文檔放入到登記的文檔柜里。
　　第一步錄入文檔信息
　　第二步寫信息到RFID
　　第三步放入文檔柜

　　4.2.2. 文檔申請(qǐng)
　　普通用戶(工作人員)拿到系統(tǒng)管理員分配的用戶名和密碼，可以登錄系統(tǒng)，之后可以查看到所有自己有權(quán)限看到的文檔，并且可以申請(qǐng)文檔在大樓內(nèi)看或者申請(qǐng)文檔帶出大樓看。申請(qǐng)后的同時(shí)，我們系統(tǒng)將會(huì)以短信的方式通知用戶，申請(qǐng)的文檔是什么。申請(qǐng)結(jié)束后，等待領(lǐng)導(dǎo)的審批。批準(zhǔn)后，將會(huì)把這份文檔的任務(wù)發(fā)送到具體的文檔柜上，同時(shí)以短信的方式通知申請(qǐng)人，可以去領(lǐng)取這份文檔。

　　4.2.3. 領(lǐng)導(dǎo)審批
　　領(lǐng)導(dǎo)登入系統(tǒng)，可以查看哪些文檔是申請(qǐng)借閱的，哪些文檔是申請(qǐng)帶出的。點(diǎn)擊同意時(shí)，會(huì)自動(dòng)把這個(gè)程序發(fā)送到文檔柜上，同一份文檔的一個(gè)任務(wù)如果在文檔柜上執(zhí)行完，程序自動(dòng)下達(dá)下一個(gè)任務(wù)到文檔柜上時(shí)，會(huì)通過(guò)短信的方式通知用戶，可以去領(lǐng)取這份文檔。

　　4.2.4. 用戶取文檔
　　用戶接收到同意借閱文檔的短信時(shí)，當(dāng)用戶刷卡進(jìn)入辦公大樓的時(shí)候，用戶在大廳的顯示屏上會(huì)看到文檔柜的位置導(dǎo)航，用戶可以根據(jù)大屏幕提供的信息找到相應(yīng)的樓層和房間，當(dāng)用戶刷卡進(jìn)入房間時(shí)，相應(yīng)文檔柜上的指示燈會(huì)亮，給用戶做引導(dǎo)作用，用戶到達(dá)文檔柜時(shí)便可以刷卡取文檔。

　　4.2.5. 文檔借閱或帶出
　　用戶接收到短信后可以直接去文檔柜里取文檔，取完文檔后，如果此文檔是只允許在大樓內(nèi)部借閱的，則不允許帶出大樓，如果用戶無(wú)意要將文檔帶出大樓時(shí)，當(dāng)走到門口時(shí)，則自動(dòng)會(huì)報(bào)警。
　　如果文檔是用戶申請(qǐng)帶出的文檔，則門禁不會(huì)報(bào)警。

　　4.2.6. 文檔傳送到其他機(jī)關(guān)
　　領(lǐng)導(dǎo)登入系統(tǒng)后，將要傳送到其他機(jī)關(guān)的文檔填寫好傳送地址，點(diǎn)擊傳送即可，同時(shí)會(huì)給文檔柜和門禁發(fā)送相應(yīng)的任務(wù)；之后文檔管理員登入系統(tǒng)看到有要傳送的文檔，會(huì)去相應(yīng)的文檔柜上刷卡，把文檔取出送到其他機(jī)關(guān)。

　　4.2.7. 申請(qǐng)文檔銷毀
　　文檔管理員登入到系統(tǒng)后，看到如果有已經(jīng)過(guò)期的文檔時(shí)，則申請(qǐng)銷毀此文檔，等待領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)同意銷毀此文檔時(shí)，會(huì)向文檔柜和銷毀機(jī)發(fā)送一項(xiàng)任務(wù)。文檔管理員看到領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)同意銷毀此文檔時(shí)，文檔管理員可以拿卡到文檔柜上刷卡取出相應(yīng)的文檔，之后把文檔放入到銷毀機(jī)，銷毀機(jī)會(huì)讀取文檔上的RFID標(biāo)簽，如果正確，則銷毀此文檔，如果文檔管理員拿錯(cuò)了文檔，則銷毀機(jī)不銷毀此文檔。

　　4.2.8. 錯(cuò)誤文檔歸位
　　文檔管理員登入到系統(tǒng)后，看到有文檔在錯(cuò)誤的文檔柜里時(shí)，文檔管理員會(huì)點(diǎn)擊歸位按鈕，點(diǎn)擊后，會(huì)通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)給錯(cuò)誤文檔的文檔柜和正確文檔的文檔柜發(fā)送任務(wù)。
文檔管理員可以拿卡到錯(cuò)誤文檔的文檔柜刷卡取出文檔放入到正確文檔的文檔柜內(nèi)。

　　4.2.9. 實(shí)時(shí)拍照
　　管理者進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的文檔柜里時(shí)，點(diǎn)擊拍照，則會(huì)自動(dòng)通過(guò)Internet形式到拍攝指定文件柜所在室內(nèi)情況，拍照成功則會(huì)在頁(yè)面上自動(dòng)顯示所拍照片。

　　4.2.10. 文檔柜開(kāi)門
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的文檔柜里時(shí)，點(diǎn)擊開(kāi)門按鈕時(shí)，則會(huì)通過(guò)Internet形式到相應(yīng)的文檔柜上，文檔柜會(huì)自動(dòng)的開(kāi)門。

　　4.2.11. 文檔柜文檔盤點(diǎn)
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的文檔柜里時(shí)，點(diǎn)擊盤點(diǎn)時(shí)，則會(huì)通過(guò)Internet形式到相應(yīng)的文檔柜上，自動(dòng)盤點(diǎn)所有文檔柜里的文檔，之后把所有盤點(diǎn)的文檔顯示在頁(yè)面上。

　　4.2.12. 控制門禁開(kāi)門
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的門禁里時(shí)，點(diǎn)擊開(kāi)門按鈕時(shí)，則會(huì)通過(guò)Internet形式到相應(yīng)的門禁上，門禁會(huì)自動(dòng)的開(kāi)門。

　　4.2.13. 控制門禁拍照
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的門禁里時(shí)，點(diǎn)擊拍照，則會(huì)自動(dòng)通過(guò)Internet形式到相應(yīng)的門禁上拍照，拍照成功則會(huì)在頁(yè)面上自動(dòng)顯示拍的照片。

　　4.2.14. 控制復(fù)印機(jī)的鎖定及復(fù)印
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的復(fù)印機(jī)里時(shí)，點(diǎn)擊鎖定，則會(huì)自動(dòng)通過(guò)Internet形式到相應(yīng)的復(fù)印機(jī)上，復(fù)印機(jī)接收到任務(wù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)鎖定復(fù)印機(jī)，任何人都不可以復(fù)印文檔。同樣的，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的復(fù)印機(jī)里時(shí)，有用戶申請(qǐng)要復(fù)印文檔時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)同意復(fù)印，則會(huì)給文檔柜發(fā)送一個(gè)任務(wù)。此時(shí)用戶拿這文檔可以去復(fù)印機(jī)處復(fù)印文檔。

　　4.2.15. 控制銷毀機(jī)的鎖定及銷毀
　　領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的銷毀機(jī)時(shí)，點(diǎn)擊鎖定，則會(huì)自動(dòng)通過(guò)Internet形式到相應(yīng)的銷毀機(jī)上，銷毀機(jī)接收到任務(wù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)鎖定銷毀機(jī)，任何人都不可以銷毀文檔。同樣的，點(diǎn)擊進(jìn)入到某個(gè)具體的銷毀機(jī)里時(shí)，有文檔管理員申請(qǐng)要銷毀文檔時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，如果同意則會(huì)給文檔柜和銷毀機(jī)發(fā)送一條任務(wù)，允許銷毀此文檔，此時(shí)文檔管理員可以拿著文檔去銷毀文檔。如果領(lǐng)導(dǎo)不同意，則文檔管理員無(wú)法銷毀文檔。

　　第5章 方案效益

　　本方案能有效改善文件各項(xiàng)作業(yè)與管理流程、效率、安全，大幅縮短單位機(jī)構(gòu)人員的公文、文件流程時(shí)間，并減低作業(yè)流程中經(jīng)常產(chǎn)生的各種問(wèn)題；
　　由于結(jié)合電子及實(shí)體的系統(tǒng)可即時(shí)控管公文或文件的流程，將能夠有效避免延宕、積壓、變?cè)旌屯饬鞯葐?wèn)題，更可以提升整體流程的效率及安全性：
　　1、 在查找、盤查、交接時(shí)可以極大縮短時(shí)間和減少工作量，提高效率；
　　2、 可以明顯提高文件管理的準(zhǔn)確性，輕松地跟蹤和定位實(shí)體文件，省時(shí)又省錢；
　　3、 文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數(shù)字化、智能化、及時(shí)化、可視性、可追溯性；
　　4、 文檔信息流、實(shí)物流同步，使得文檔管理效率及安全保護(hù)得到有效平衡；
　　5、 制度客觀化、系統(tǒng)化，保密制度執(zhí)行得到了科技創(chuàng)新的保證；
　　6、 通過(guò)攝像、感應(yīng)、無(wú)線通訊有效結(jié)合使得安全管理無(wú)處無(wú)時(shí)不在，有效避免文件丟失造成難以估量的損失；
　　7、 人、柜、文件的等級(jí)管理使得文檔的密級(jí)管理有了落實(shí)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；
　　
　　總之，通過(guò) RFID 的創(chuàng)新能力，可以獲得更強(qiáng)的可視性，在工作流的各個(gè)節(jié)點(diǎn)跟蹤實(shí)體文件，還能夠有效且高效地管理信息。

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