電子簽到，根據(jù)定義和其結(jié)構(gòu)原理組成，它是基于計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、身份識別技術(shù)及多媒體互動技術(shù)，是網(wǎng)絡(luò)科技開發(fā)的一項“憑證”類的移動數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)新產(chǎn)品。電子簽到系統(tǒng)整合CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、會前電子邀請函的自動生成、制作、發(fā)送、現(xiàn)場電子簽到、實時同步參會嘉賓信息統(tǒng)計和管理，實現(xiàn)會務(wù)會議“無紙化、高效、便捷、互動”，參會嘉賓充分感受“高效、創(chuàng)意、尊貴”的新型簽到方式，并且充分支持了時下最為倡導(dǎo)的“低碳、環(huán)保”理念。

電子簽到形式主要有條形碼簽到、磁卡簽到、IC(智能)卡簽到、RFID無線射頻識別、多媒體簽到、二維碼簽到等等。而其中大家常見的應(yīng)該屬于生成二維碼憑證簽到了。而多媒體電子簽到多使用智能平板，來賓簡單點擊幾下，就能快速進(jìn)行會議、論壇等簽到，既提高了效率，也節(jié)約了人力成本，還能給訪客良好的體驗，可謂一舉多得。二維碼簽到實現(xiàn)形式比較簡單，下邊就說下二維碼簽到的原理。

二維碼憑證在系統(tǒng)自動生成并發(fā)送給參會人員，可自由編輯、設(shè)計個性化的風(fēng)格，也可加入品牌信息或產(chǎn)品、會議介紹等，由參會人員信息、活動信息等組成，這些信息可通過二維碼加密，安全便捷。

電子簽到首先把二維碼確定為是安全、唯一的參會憑證，通過彩信、outlook郵件或其他即時通訊軟件發(fā)送給參會者本人。當(dāng)參加者出席活動時，只需出示收到的二維碼即可在電子簽到設(shè)備上掃描后快速通過。

經(jīng)過加密的二維碼安全地儲存參會人員信息，具有超高防偽性、安全保密性以及成本低、持久耐用等特點，因此使用二維碼簽到或其他電子簽到的過程中非常方便。智能化管理的電子簽到從根本上解決了傳統(tǒng)簽到管理中簽到信息查詢難、人員工作強(qiáng)度大、人力成本超支的問題，實現(xiàn)簽到的規(guī)范化以及會議、酒店等管理的高效化。

除了二維碼簽到外，多媒體電子簽到廣泛用于公司前臺、商業(yè)寫字樓、高檔酒樓及重要單位的訪客登記。多媒體簽到結(jié)合用戶體驗較高的智能平板來實現(xiàn)，智能平板多與辦公一體化軟件集成在一起，如會議管理軟件。當(dāng)有訪客來訪時，只需在智能平板前點擊自己預(yù)約的姓名，訪客機(jī)也就是電子簽到系統(tǒng)會自動打印臨時門禁卡，方便訪客使用;如果訪客正好是來公司參加會議，那么電子簽到會和會議管理軟件聯(lián)動，進(jìn)行會議登記等程序，這樣既減少了中間環(huán)節(jié)，也及時把訪客信息傳遞到管理員手中，方便日程的安排。

多媒體電子簽到空閑時也可展示企業(yè)宣傳圖片等推廣材料，展示企業(yè)形象，提高公司、樓宇的規(guī)范化管理水平。當(dāng)訪客離開時，需要在電子簽到機(jī)上再次點擊確認(rèn)，歸還臨時門禁卡等材料，做好訪客訪問流程結(jié)束工作，真正實現(xiàn)了閉環(huán)管理。這樣為公司管理帶來了安全和便利，也利于提高企業(yè)形象。真沒想到小小的電子簽到有這么多的作用，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給我們帶來便捷的同時，也帶來了安全和科學(xué)的管理方式。