《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到了當(dāng)前的工作面臨形勢(shì)與挑戰(zhàn)。

　　從國際上看，開放政府和信息技術(shù)發(fā)展將檔案推到政府治理和公共服務(wù)的重要位置。電子政務(wù)建設(shè)極大推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)了電子檔案的形成、管理;檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用成為發(fā)展趨勢(shì);云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給信息安全、隱私保護(hù)和數(shù)字記憶留存帶來挑戰(zhàn)。

　　從國內(nèi)看，“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)，深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式;檔案日益成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源;檔案工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要。

　　在協(xié)調(diào)推進(jìn)“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局的新時(shí)期，如何適應(yīng)法治中國，建設(shè)推進(jìn)依法治檔?如何適應(yīng)政務(wù)公開推進(jìn)檔案信息開放?如何適應(yīng)社會(huì)多樣需求改進(jìn)檔案服務(wù)?如何適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展加強(qiáng)電子檔案管理?如何適應(yīng)現(xiàn)代化管理造就復(fù)合型人才隊(duì)伍，正日益成為我國檔案工作面臨的主要挑戰(zhàn)。

　　現(xiàn)實(shí)情況是，傳統(tǒng)檔案管理工作的問題多多

　　隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益凸顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。

　　有著多年行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的某RFID企業(yè)負(fù)責(zé)人在接受RFID世界網(wǎng)記者采訪時(shí)指出，當(dāng)前檔案手工管理工作的流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長。最突出的表現(xiàn)是：

　　檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　檔案核查、查閱耗時(shí)長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時(shí)，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

　　檔案盤點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對(duì)所有檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。

　　鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。

　　RFID智能檔案管理方案  解決用戶的五大痛點(diǎn)

　　記者通過查詢相關(guān)資料了解到，數(shù)字化RFID是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無須人工干預(yù)。RFID的應(yīng)用系統(tǒng)具有非接觸，工作距離遠(yuǎn)，精度高，信息收集處理自動(dòng)快捷及環(huán)境適應(yīng)性好等一系列優(yōu)點(diǎn)，不僅能取代傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提升企業(yè)的運(yùn)營效率，更由于其先進(jìn)的自動(dòng)識(shí)別功能，能輕易地實(shí)現(xiàn)原先人工難以完成的任務(wù)，為提高企業(yè)競爭優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力提供有力的支持。

　　(1)簡化借還流程，提高流通效率

　　現(xiàn)有的借還流程仍然需要人工打開資料扉頁并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時(shí)，條碼容易破損，影響借還的效率。

　　因此，需要引入先進(jìn)的讀寫技術(shù)以簡化的資料借還流程，提高信息存儲(chǔ)的安全，提高信息讀寫的可靠對(duì)，也提高借還資料的速度。

　　(2)大幅降低資料盤點(diǎn)和查找工作量

　　依靠人工的資料盤點(diǎn)工作，特別是已歸類的盤點(diǎn)工作量太大而且效率很低。管理員盤點(diǎn)資料要憑自身的記憶對(duì)資料進(jìn)行分類放置和記錄，費(fèi)時(shí)勞神卻又很難達(dá)到目的。引入先進(jìn)的RFID資料盤點(diǎn)工具和方法，可實(shí)現(xiàn)資料盤點(diǎn)的自動(dòng)化或半自動(dòng)化。

　　RFID非接觸、遠(yuǎn)距離、快速讀取多個(gè)標(biāo)簽的特點(diǎn)，使盤點(diǎn)工作簡單有效，RFID使從不能盤點(diǎn)到可以盤點(diǎn)、輕松盤點(diǎn);同樣，可以輕松實(shí)現(xiàn)順架等功能;歸檔時(shí)可以根據(jù)資料圖形化路線(相當(dāng)于電子地圖)指示管理員員按正確位置順利歸檔。

　　(3)改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)的情況

　　現(xiàn)階段依靠人工手工記錄的方式進(jìn)行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存在數(shù)據(jù)登錄錯(cuò)誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時(shí)無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法跟蹤等待，對(duì)資料的日常盤點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響極大。

　　RFID系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有的管理模進(jìn)行改進(jìn)，借用RFID和IC卡信息記錄每份資料的進(jìn)出庫歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資料自動(dòng)跟蹤預(yù)警。

　　(4)提高資料管理人員工作人員的工作滿意度

　　資料管理工作人員由于積年累月的重復(fù)性勞動(dòng)，加上資料管理工作本身就很繁重，很容易讓工作人員對(duì)資料室工作產(chǎn)生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對(duì)資料的管理也大傷腦筋。通過對(duì)資料室RFID系統(tǒng)的應(yīng)用，可以彌補(bǔ)管理上的缺陷，同時(shí)把工作人員從資料日常繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1) RFID技術(shù)大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術(shù)的自動(dòng)化工作，這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。

　　2) RFID技術(shù)也解放了大批流通工作員，使他們可以從事其他的高級(jí)的咨詢工作，如工藝咨詢等。

　　(5)資料室通過RFID技術(shù)，全面數(shù)字化管理

　　通過使用RFID技術(shù)，可在資料室中實(shí)現(xiàn)快速清點(diǎn)功能、借/還時(shí)即時(shí)資料識(shí)別和安全防盜功能、快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫檢查和更新功能等，這使得相關(guān)管理員的工作變得更加輕松，簡便。

　　綜上所述，RFID帶給資料室中的好處是顯而易見的，這些好處最終歸結(jié)到一點(diǎn)就是“加強(qiáng)資料管理、滿足各層面人員需求”。

　　從硬件、軟件和系統(tǒng)方案看RFID智能檔案管理的行業(yè)應(yīng)用水平

　　RFID世界網(wǎng)記者近日通過線上線下的交流，就RFID在智能檔案的行業(yè)應(yīng)用話題，與業(yè)內(nèi)幾位企業(yè)代表進(jìn)行了互動(dòng)對(duì)話。

　　在硬件方面，銓順宏公司負(fù)責(zé)人告訴記者，由于檔案的特點(diǎn)是，單品體積小，數(shù)量龐大，使用RFID技術(shù)進(jìn)行管理，重點(diǎn)要解決檔案的批量讀取以及精確查找，特別是對(duì)于大量標(biāo)簽堆疊在一起時(shí)的精準(zhǔn)讀取。

　　因此，銓順宏RFID檔案管理系統(tǒng)，以ThingMagic M6E核心讀寫設(shè)備構(gòu)建，在每盒檔案上粘貼RFID電子標(biāo)簽，在庫房和檔案館(室)出入口部署RFID讀寫通道和EAS門禁系統(tǒng)，一方面記錄檔案出入房門的時(shí)間，另一方面，當(dāng)沒有辦理授權(quán)的檔案出入庫時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出聲光報(bào)警，有效防止檔案被帶出檔案館。

　　該負(fù)責(zé)人提到，ThingMagic設(shè)備通過優(yōu)化防碰撞算法目前能達(dá)到750標(biāo)簽/秒的高速讀取能力，將最大限度的保證檔案在批量出入庫時(shí)，可以被精準(zhǔn)讀取。

　　在軟件方面，北京芯聯(lián)創(chuàng)展的企業(yè)負(fù)責(zé)人告訴記者，隨著社會(huì)對(duì)個(gè)人征信系統(tǒng)的完善、國家對(duì)個(gè)人檔案管理的重視，檔案管理部門對(duì)檔案的管理需求日趨增大，檔案管理的安全、效率越來越受到管理部門和管理人員的關(guān)注。

　　據(jù)介紹，目前檔案管理涉及三類應(yīng)用，專業(yè)的檔案托管企業(yè)(例如申江萬國、東港股份等)、企業(yè)自有檔案、政府檔案部門。管理模式根據(jù)類型不同也有差別，但在檔案管理方面都面臨著同樣的問題：盤點(diǎn)效率低、借出歸還易出錯(cuò)、查找順架效率低易出錯(cuò)，針對(duì)上述問題，芯聯(lián)檔案管理系統(tǒng)根據(jù)不同應(yīng)用場(chǎng)合做出不同的解決方案。

　　而關(guān)于整體的系統(tǒng)方案，有著多年行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的深圳先施科技負(fù)責(zé)人告訴記者，先施科技根據(jù)檔案館檔案信息化總體規(guī)劃建設(shè)的需求，建設(shè)出了一套完整的基于RFID的"檔案智能化管理"信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作者在檔案目錄管理、匯交組卷、整理歸檔、查詢定位、盤點(diǎn)清算、檔案銷毀、以及檔案借閱、歸還有效監(jiān)管提供了科學(xué)決策的依據(jù)。

　　日前，先施科技還牽頭發(fā)起了《基于RFID的智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃。該負(fù)責(zé)人指出，隨著RFID標(biāo)簽價(jià)格的下降，社會(huì)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)普及，行業(yè)用戶已經(jīng)意識(shí)到檔案管理使用RFID標(biāo)簽可能給傳統(tǒng)管理帶來革命性的改變;而目前RFID檔案管理的廣泛應(yīng)用，需要更高層次的行業(yè)指導(dǎo)，缺少一個(gè)這方面的標(biāo)準(zhǔn)來優(yōu)化研發(fā)投入和人員流動(dòng)成本，也可為數(shù)據(jù)共享做好準(zhǔn)備;再者，標(biāo)準(zhǔn)化能引導(dǎo)行業(yè)落實(shí)RFID應(yīng)用，企業(yè)可在標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)模式創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新。

　　未來趨勢(shì)或?qū)⒊腔蹤n案館的方向發(fā)展

　　據(jù)了解，以現(xiàn)有的智能檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，未來的智慧檔案館將是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。

　　從技術(shù)角度看，智慧檔案館將實(shí)現(xiàn)全面感知。感知是智慧管理第一要求。對(duì)智慧檔案館而言，需要通過管理策略和相應(yīng)的技術(shù)手段，將檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案管理信息與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，進(jìn)行信息交換和通訊，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的感知、檔案內(nèi)容信息的感知、檔案管理信息的感知，即感知檔案、感知信息、感知管理。

　　對(duì)檔案實(shí)體的感知，主要通過RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理檔案實(shí)體;對(duì)檔案內(nèi)容的感知，主要通過智能化的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化識(shí)別、抽取、整合和應(yīng)用檔案信息;對(duì)檔案管理狀況的感知，主要通過樓宇智能管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)，以智能化監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)和處置檔案管理狀態(tài)。

　　然而，建設(shè)智慧檔案館是一個(gè)長期的過程，也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，還面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術(shù)與非技術(shù)問題。當(dāng)前，檔案部門建設(shè)智慧檔案館雖然有一定的基礎(chǔ)，但缺乏政策支持、法律規(guī)范和理論研究，沒有統(tǒng)一規(guī)劃和相應(yīng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在資金、技術(shù)和人才等也有很多不足，亟待加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和政策支持，以避免走先建設(shè)后規(guī)范、先應(yīng)用后完善的老路，促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。