北京 2011-01-07(中國商業(yè)電訊)－－——勤哲Excel服務(wù)器在溫州中小企業(yè)的成功應(yīng)用

改革開放30年來，溫州創(chuàng)造的奇跡聲名海外，但發(fā)展中的危機也不容忽視，溫州大都是勞動密集型的產(chǎn)業(yè)，真正的新興產(chǎn)業(yè)和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)所占比重連不到10%，而經(jīng)濟的外貿(mào)依存度高達(dá)60%，據(jù)統(tǒng)計，溫州還有近五十萬人在國外打拼，特別是以經(jīng)營小商品著稱。對于這些規(guī)模龐大的中小企業(yè)，除了要面對外部環(huán)境的困境外，解決企業(yè)內(nèi)部的管理信息化也是重中之重的抉擇。

有大量的溫州和沿海企業(yè)，經(jīng)過了近幾十年的發(fā)展，已在國內(nèi)外市場占據(jù)一定的市場份額并積累了相應(yīng)的產(chǎn)品知名度，如何有效的遠(yuǎn)程管理這些分支機構(gòu)，如何第一時間掌握資金流和物流的信息，已成為這些企業(yè)內(nèi)部管理的瓶頸。舉例來說，國外經(jīng)營與國內(nèi)有很多不同的地方，報表的種類也會非常多，可能會涉及到的如多種貨幣的轉(zhuǎn)換、產(chǎn)品訂單、款型、庫存量、出入庫時間、銷售金額等一列寫數(shù)據(jù)均需Excel表格來實現(xiàn)。像溫州的一些針織集團等，他們發(fā)展的速度非常快，目前均在世界各地設(shè)有多家直營店，年銷售額已達(dá)幾千萬的級別，但一直以來內(nèi)部管理還是采取手工方式，電話、傳真或郵件是他們最常用的溝通方式。

不是他們不想用管理軟件來提升管理水平，實在是無從下手。他們要求的是，管理軟件要適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，而操作要實現(xiàn)簡單易用，他們也曾買過國內(nèi)知名公司的財務(wù)管理軟件，每次花很多人力進行倉庫盤點，以為盤點好了再輸入電腦，就可以讓財務(wù)人員的工作減輕很多，但每次都事與愿違，把簡單的事情搞得更復(fù)雜，人員的投入反而更大了。對于ERP類的大型系統(tǒng)就更不敢涉及，其投入和人力成本也是企業(yè)無法承擔(dān)的。當(dāng)他們從互聯(lián)網(wǎng)上了解到到勤哲Excel服務(wù)器軟件，他們很快就被該軟件吸引，特別是其強大的適合企業(yè)的功能特性：在這個平臺上，客戶可以充分發(fā)揮Excel的應(yīng)用水平，通過設(shè)計模板、定義工作流、定義表間公式等簡易直觀的操作，實現(xiàn)管理意圖，輕松、快速構(gòu)建能夠適應(yīng)變化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)。

應(yīng)用后的整體界面如下：




總部向國外分公司調(diào)貨會用到調(diào)撥單，并要能看到國外公司是否收到貨的情況，通過回填公式，在海外的倉庫輸入所需信息，通過自動下拉菜單即可顯示該倉庫未完全到貨的提單號，可通過下面的表間公式輕松實現(xiàn)，這個功能可以第一時間跟蹤總部與海外公司的物流狀況，海外分部的貨物數(shù)量的任何變化均需填到總部調(diào)撥單上，這樣調(diào)撥單上的已發(fā)數(shù)就會自動改變。




資金流向來是企業(yè)生存的核心保障，同時也是企業(yè)高層要第一時間掌握的重要數(shù)據(jù)，在收款方面，海外分部銷售單有幾個地方極具特殊性，主要包含以下幾種狀況：報價有美金價格、本幣價格，客戶支付的貨款可能是美金、也可能是本幣，客戶可能一次付清，也可能有欠款，可能欠美金，也可能欠本幣，在提貨時，客戶還可能把貨一次運回去，也可能留一部分下次再運，客戶還可能還為這次貿(mào)易先支付定金，下次貨到了再過來運貨，如果門店把客戶寄存的貨賣了，就要賠償給客戶損失等。這就需要銷售單開出后要能自動產(chǎn)生對多幣種的對帳表及自動改變庫存，包括現(xiàn)有庫存、寄存庫存、訂單庫存等。以上諸多復(fù)雜的流程均可由勤哲Excel服務(wù)器輕松完成，并通過web填報方式第一時間被企業(yè)總部高層知曉，這大大提高了企業(yè)的管理信息化進程。此外，各海外的分支機構(gòu)均采用自負(fù)盈虧的經(jīng)營模式，這就要求系統(tǒng)可自動生成資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，其中資產(chǎn)負(fù)債表的數(shù)據(jù)可通過記賬憑證來實現(xiàn)。管理諸多的海外分部，面對極其復(fù)雜的不同狀況，勤哲Excel服務(wù)器均可輕松實現(xiàn)。

通過企業(yè)的實際體會，勤哲Excel服務(wù)器的其它功能還有很多，在實現(xiàn)了上述這些功能之后，客戶也在探索新一步的功能實現(xiàn)，這種管理軟件在管理海外分部的成功實施，標(biāo)志著這種新的嘗試也為沿海地區(qū)外向型企業(yè)的內(nèi)部管理信息化實現(xiàn)低成本高效益的模式轉(zhuǎn)變探索出一條新的道路。