隨著經(jīng)濟發(fā)展和文化交流的不斷深入，各地舉辦論壇、展會、文化節(jié)等大型交流活動越來越多，無論是規(guī)模、內(nèi)容還是形式都對會務的組織工作提出了很高要求?？總鹘y(tǒng)的人力、紙質化組織手段已不能滿足現(xiàn)代會務管理的要求，信息化服務逐漸成為大型國際盛會的一項重要內(nèi)容。如何提升會務組織的信息化程度與效率，實現(xiàn)信息發(fā)布、交通管理、會務管理、安全保衛(wèi)等工作的“智能化”，成為會務組織者迫切需要解決的問題。日前，中國移動江蘇公司無錫分公司融合多項通信和信息技術推出“會務通”信息化全面解決方案，并在剛剛閉幕的第二屆世界佛教論壇中實現(xiàn)成功運用，取得了很好的效果。  

　　第二屆世界佛教論壇是一次規(guī)格高、規(guī)模大的國際盛會，共計接待來自世界各地約50個國家和地區(qū)的2000多位高僧大德、專家學者和政商名流，各媒體記者 800余人與會。像世界佛教論壇這樣大規(guī)模、高規(guī)格的活動，無疑給會務組織管理工作帶來了很大壓力。為充分配合會議指揮部門的工作，發(fā)揮移動信息專家的特長，江蘇移動無錫分公司通過深入研究大型會議活動組織過程中可能存在的問題及對策，充分整合無線數(shù)據(jù)通信、RFID、GPS技術以及呼叫中心外包服務，適時推出了名為“會務通”的會務組織管理信息化全面解決方案，成功實現(xiàn)了大型會務接待中信息管理、資源配置、指揮調度、安全保衛(wèi)、人員溝通等方面的全程信息化、智能化管理。  

前期準備：成功的三分之二  

　　人數(shù)眾多且組成復雜是大型會務組織工作面臨的第一道難題。用一位大會組織者的話講：“做好會務前期組織就是成功的三分之二！”由此可見會務的前期組織工作何等重要。但往往大型會務參與人數(shù)越多，產(chǎn)生的突發(fā)情況也越多，從而給會務的前期協(xié)調帶來不小的挑戰(zhàn)。例如，在第二屆佛教論壇的前期籌備中，參加會議的1200人代表名單和會議發(fā)言代表、會議議程都已確定，并已郵寄所有代表。此時，會議指揮部突然接到通知，有若干重要代表名單臨時更換，導致后續(xù)整個會議議程有所變化，需要再次通知全體參會代表、工作人員和志愿者。如果按照原先電話、郵件形式進行通知，則需消耗數(shù)十人近一天的工作時間，而且還不能保證信息達到效果。  

這一問題該如何快速、有效解決？  

　　江蘇移動無錫分公司開發(fā)的“會務通”平臺首先實現(xiàn)了會務信息的集中管理和網(wǎng)絡共享，并可對住宿餐飲、交通車輛、會議場館、議程時間、志愿服務等相關資源進行智能化協(xié)同調配，直接降低了前期會務組織工作的強度，提高了效率。在遇到上述的突發(fā)情況后，工作人員首先在第一時間更新了代表名錄、議程并導入平臺“短信通知系統(tǒng)”，向所有參會人員進行批量短信提醒，同時告知與會人員還可根據(jù)授權，在會務專用網(wǎng)站上查詢共享各項最新信息?！皶胀ā倍绦磐ㄖ到y(tǒng)實現(xiàn)了指揮中心與工作人員、志愿者及與會人員的快捷溝通，準確傳遞會議過程的每項工作安排和變動信息，不僅只需幾分鐘就可完成，而且系統(tǒng)特有的回執(zhí)確認功能還大大增加了信息傳遞的可靠性。此外，會議指揮部可立即通過“會務通”平臺的“后臺接待管理系統(tǒng)”進行相應的住宿、車輛、時間、志愿服務等資源的調整，各環(huán)節(jié)人員均可及時收到系統(tǒng)自動觸發(fā)的短信提醒，保證各項流程的井井有條。  

簽到識別：免劃卡 快通行  

　　傳統(tǒng)的會議簽到采用紙質材料，耗時耗力，特別是大型會議，采用此方法影響會場入口的人流速度，易引起安全隱患，而一般的會務簽到設備由于需要主動將代表證放置在劃卡器上進行簽到，較為麻煩且感知性差。在本屆論壇上，會議代表及工作人員只需隨身掛戴會議證件，即可被酒店、車輛、會場等進出口準確識別身份。所有代表只要穿過一個“感應區(qū) ”，不用簽字、也無需主動刷卡，即可實現(xiàn)簽到身份認證，有效提升了會議組織的效率，提升了參會人員的良好感知。  

　　據(jù)江蘇移動無錫分公司介紹，“ 會務通”平臺引入了RFID超高頻遠距離識別技術，這種新型的信息化解決方案由于采用了GPRS/WLAN無線傳播的模式，相比一般的簽到系統(tǒng)實現(xiàn)了兩大突破：一是免接觸，且識別距離達到了2米以上，免除了客人伸手主動劃卡的麻煩，只需攜帶代表證穿越感應區(qū)即可識別；二是簽到識別器擺脫了有線部署的限制，借助于移動GPRS/WLAN無線網(wǎng)絡，無線傳輸設備可以在任何有電源的地方快速部署，實現(xiàn)了識別設備的即插即用，尤其適合有分組會議需求的會務活動。在會后，“會務通”平臺靈活的報表系統(tǒng)還可以方便地生成所需報表，供會務組織者總結查詢。在車輛上安裝的身份識別模塊還會自動統(tǒng)計乘車人員，并及時觸發(fā)短信提醒司機開車或遲到人員上車，會議指揮中心亦可在第一時間獲知代表的位置情況。  

　　此外，由于本次佛教論壇對安全性保障的需求較高，因此需要在會場各處架設較多的監(jiān)控設備。但鋪設有線監(jiān)控設備不僅成本高、工期長，后期的回收利用也十分不便。會議指揮部在多方比較后，最終選擇了使用無線監(jiān)控設備，借助移動GPRS/WLAN網(wǎng)絡無線傳輸，無線監(jiān)控設備實現(xiàn)了即插即用，同時方便回收利用，較好地滿足了一些突發(fā)性的安全需要。  
會中調度：集中指揮和監(jiān)控  

　　會議指揮部內(nèi)，電話忙個不停，總指揮雖然親自坐鎮(zhèn)，并有眾多助手協(xié)調，但終因信息受量有限，往往覺得所需信息不全，無法在第一時間作出判斷。這一場景可以在許多大型會務的現(xiàn)場看到。  

　　如何實時了解和掌握大會各點的即時信息以便作出精確的指揮調度？依靠傳統(tǒng)電話通知的方式顯然已不能滿足需求。  

　　無錫移動“會務通”實現(xiàn)了會務組織的集中指揮和監(jiān)控。會場簽到情況、車輛安排及乘用情況、人員位置等各類信息及酒店、會場、停車場等重要場所的監(jiān)控圖像均可實時投射到會務指揮中心的大屏上，會務管理人員對會場內(nèi)外所有細節(jié)一目了然，確保了各項會務服務的精確實施。  

　　不僅后臺管理人員能夠實時了解全部的信息，對于前方現(xiàn)場的工作人員和志愿者來說也是如此。本次佛教論壇參會人員眾多，指揮部調動了數(shù)十輛大巴接送代表，并為每輛大巴設置了工作服務人員。雖然會議代表來自五湖四海，互不熟悉，但工作人員只要通過短信查詢，就能夠快速確認車上人員信息。例如編輯“#蘇B00000*”發(fā)送至“會務通”平臺特服號106573881261，平臺會在幾秒鐘內(nèi)即返回蘇B00000車輛的上車人員簽到信息，并把未上車的人員姓名及聯(lián)系方式發(fā)送至該工作人員的手機上，免除了工作人員因丟失賓客而四處電話“求救”的困擾。  

呼叫中心：拓展會務服務內(nèi)涵  

　　如果參會代表、工作人員由于某些特殊原因無法通過網(wǎng)絡、手機來使用會務通系統(tǒng)（比如國外來賓無法在國內(nèi)使用其手機），那么如何能夠保證其實時獲得所需信息？無錫移動“會務通”平臺則通過拓展呼叫中心外包服務較好地解決了這一問題。  

　　江蘇移動無錫分公司在有效疏通會議期間高密度話務的同時，結合移動12580公用語音平臺，搭建了呼叫服務中心，為五湖四海的賓朋提供中、日、韓、英、泰五大語種的24小時會務咨詢，以及城市天氣、人文、旅游、餐飲等特色信息查詢，進一步拓展了會務服務工作的層次和內(nèi)涵。賓客只需撥打語音服務專線，20位專席話務員將為其提供7×24 的話音服務，解答問題包括任何計劃范圍內(nèi)的會議內(nèi)容，或將呼入電話及時準確地轉接到相關負責人手中。此外，江蘇移動無錫分公司還利用集團綜合V網(wǎng)的優(yōu)勢，將會務人員與指揮中心的固定電話組成集團網(wǎng)，方便內(nèi)部互相通話。  

應用展望：會務信息化大有可為  

　　目前國內(nèi)大型會務的信息化建設越來越受重視，成為衡量會展規(guī)格、檔次的重要標準。江蘇移動無錫分公司“會務通”大型會務信息化解決方案在第二屆世界佛教論壇上的成功運用，贏得了各方來賓的普遍好評。作為一種會務管理創(chuàng)新模式，“會務通”平臺在提高會務交流效率等方面已頗有成效。未來“會務通”平臺還將進一步豐富功能應用，在應用于各類政府會議、產(chǎn)品推介會、大型展會、公司小型會議方面將發(fā)揮越來越大的作用，在服務大型會務活動構筑長遠核心競爭力方面作出新的貢獻。  

　　據(jù)江蘇移動無錫分公司相關人員介紹，“會務通”平臺后期將開發(fā)基于網(wǎng)絡及手機架構的電子認證平臺，在向用戶發(fā)放邀請函/會議通知的同時，開啟網(wǎng)絡確認及手機確認功能，用戶可通過對自己身份的唯一識別碼來確認自身身份，以確認參加會議。這樣，在會議召開前即可快速有效地搜集匯總參會人員信息，并有效驗證其身份。由傳統(tǒng)的會務組織者來匯總賓客信息的方式，將演變?yōu)閬碣e主動上傳身份信息、系統(tǒng)自動匯總信息，有效節(jié)約了時間并提高了效率。  

　　此外，一些頗具移動信息化特色的應用也將慢慢融入“會務通”平臺。例如通過含有人員身份信息的會務卡及移動短信網(wǎng)關，可以實現(xiàn)參會人員“名片互換功能”，即兩名與會者在識別終端上劃卡后，在確認各自信息無誤后可點擊提交，通過移動短信網(wǎng)關將各自聯(lián)系方式發(fā)送至對方的手機上，一方面避免了出門開會未帶名片或名片不夠的尷尬，另一方面也充分展示了信息化的便捷。