隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實際需要。

　　圖1 檔案管理現(xiàn)狀

　　· 檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。

　　· 檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　· 檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

　　· 檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實現(xiàn)檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準(zhǔn)確的統(tǒng)計。

　　· 檔案盤點效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

　　鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。

　　基于超高頻RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)將徹底改變這一現(xiàn)狀。通過采用先進的超高頻RFID自動識別技術(shù)和計算機軟件技術(shù)，以超高頻RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在超高頻RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用超高頻RFID讀寫器，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

　　系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)如下圖所示：

　　圖2 超高頻RFID智能檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)圖

　　智能檔案管理系統(tǒng)是以RFID設(shè)備為核心進行構(gòu)建的，其中尤其以超高頻RFID智能檔案架最為關(guān)鍵。

　　圖3 超高頻RFID智能檔案架

　　智能檔案架作為RFID智能檔案管理系統(tǒng)的核心設(shè)備，實現(xiàn)對檔案架上檔案的實時監(jiān)控，具有分層、分面、分節(jié)的讀取、定位功能，便于檔案實時監(jiān)控與查閱盤點等需要。智能檔案架內(nèi)置超高頻RFID讀寫器，用于對架上檔案的標(biāo)簽識別。

　　銓順宏M6四通道讀寫器搭載天線分支器可實現(xiàn)單臺設(shè)備控制32路天線的實時工作，最大限度的實現(xiàn)對每一個單品級檔案的實時管理。

　　圖4 超高頻RFID檔案核心設(shè)備部署圖

　　檔案柜采用分體式設(shè)計，將超高頻RFID天線固定在檔案柜內(nèi)，只通過射頻線與超高頻RFID讀寫器連接，采用插撥式方式相連接，這種方式即做到連接安全可靠，又做到安裝方便快捷，能夠很方便地將檔案柜從檔案架上拆卸或安裝上。

　　系統(tǒng)核心功能：

　　· 集成超高頻RFID讀寫器：實現(xiàn)架上檔案實時盤點掃描，達到架上所有檔案的在線監(jiān)控定位。

　　· 門禁紅外線安全檢測裝置：當(dāng)檔案管理人員進入密集架內(nèi)提取檔案資料，此系統(tǒng)能自動檢測管理人員的進與出，以保護檔案管理人員的安全。

　　· 檔案資料無序存放有序管理系統(tǒng)，利用超高頻RFID技術(shù)存取，檢索檔案，能自動查詢到檔案的所在位置并可打開相對應(yīng)架體，檔案數(shù)據(jù)錄入完成后，自動生成標(biāo)簽信息，在上架過程中，可把多本資料同時放置，通過架上超高頻RFID讀寫器掃描，能把數(shù)據(jù)新存放位置傳輸給服務(wù)器數(shù)據(jù)庫，無需手動操作更改存放位置。