醫(yī)院的健康良好發(fā)展，離不開醫(yī)院對(duì)各種檔案的規(guī)范建立和管理。近年來，在“科技興院”的戰(zhàn)略的指引下，越來越多的醫(yī)院加大對(duì)設(shè)備資金的投入，無論在種類還是數(shù)量上，都迅猛增加。為了延長設(shè)備的使用壽命，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院設(shè)備的檔案管理也愈發(fā)被重視。為了充分發(fā)揮設(shè)備價(jià)值，如何去加強(qiáng)設(shè)備檔案的建立和管理更是醫(yī)院應(yīng)該考慮的。

　　一、醫(yī)療設(shè)備檔案的基本內(nèi)容

　　何為醫(yī)療設(shè)備檔案?簡單地說，設(shè)備檔案就是醫(yī)院在購置和運(yùn)行設(shè)備這兩個(gè)過程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料。

　　在購置過程中，主要有設(shè)備申請(qǐng)單、可行性論證報(bào)告表、有關(guān)調(diào)查材料、審批文件、招標(biāo)書、合同協(xié)議、到貨通知、提貨單、發(fā)票復(fù)印件及安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　在設(shè)備運(yùn)行過程則有使用操作章程、維修管理辦法和制度、故障維修記錄、性能動(dòng)態(tài)記錄、設(shè)備拆除報(bào)廢申請(qǐng)及處理情況、經(jīng)濟(jì)效益分析等等。

　　從上面我們看出，設(shè)備檔案的形成過程其時(shí)間周期長，涉及環(huán)節(jié)跟人員多而雜，設(shè)備檔案的管理確確實(shí)實(shí)是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。

　　二、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

　　醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)院實(shí)施醫(yī)療服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其好壞關(guān)聯(lián)到患者的安全、醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)。對(duì)每一樣設(shè)備的背景都有明朗詳細(xì)的記錄，能為以后醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的分析、設(shè)備的采購計(jì)劃等提供翔實(shí)的憑證。

　　此外，對(duì)于設(shè)備在使用過程中遇到的問題，可以充分利用檔案中建立的保修期和合同這些證據(jù)來處理，避免不必要的支出。比如，某醫(yī)院新購置一臺(tái)飛利浦的CT，保修期是三年，今年3月，因?yàn)樵O(shè)備故障告知廠家進(jìn)行維修，銷售公司說是保修期就是兩年，現(xiàn)在維修要收取費(fèi)用。面對(duì)數(shù)萬元的維修費(fèi)，設(shè)備管理人員連忙去查閱設(shè)備檔案，證實(shí)保修期就是三年，于是跟廠家談判協(xié)商，為醫(yī)院省下了一筆不必要的開支。

　　保養(yǎng)和維修方面，通過查看檔案材料，根據(jù)里面廠商資料、維修記錄等主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地采取預(yù)防性保養(yǎng)維修，從而縮短停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備使用次數(shù)，減少修理費(fèi)用，創(chuàng)造更多收益。

　　三、如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的建立

　　醫(yī)療設(shè)備檔案所具備的特點(diǎn)及其對(duì)醫(yī)院管理的作用，讓很多醫(yī)院高度重視醫(yī)院后勤設(shè)備科的管理，使之其制度化、科學(xué)化并規(guī)范化。

　　那么如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的建立，讓設(shè)備科管理走向科學(xué)規(guī)范化?對(duì)于這塊，相信很多醫(yī)院會(huì)在人員方面開始，加強(qiáng)設(shè)備管理員工的管理意識(shí)和素質(zhì)，保證設(shè)備檔案的收集、整理、移交和保存等工作的完成;接著就是操作實(shí)施方面，嚴(yán)格規(guī)定管理規(guī)章制度，主要是針對(duì)設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件的管理。

　　但問題是，面對(duì)醫(yī)療設(shè)備的龐大數(shù)量，而且與日俱增的趨勢(shì)，但依靠人工的力量去加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的建立，去管理大量設(shè)備，顯然是不科學(xué)的。很簡單的一個(gè)例子，比如一家醫(yī)院要購置一批CT，科室進(jìn)行申購時(shí)，為了設(shè)備的購買有保障有依據(jù)，就要通過各領(lǐng)導(dǎo)的層層審批簽字，人工送抵的時(shí)間甚至領(lǐng)導(dǎo)不在要延時(shí)的各種耽擱時(shí)間，讓流程更加漫長，造成人力、時(shí)間的大大損耗。

　　所以，引用自定義報(bào)表，自定義審批流程，1分鐘快速生成報(bào)表才是醫(yī)院設(shè)備檔案建立的科學(xué)高效途徑，這也就是醫(yī)院設(shè)備科實(shí)現(xiàn)信息化管理。

　　在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院只要建立設(shè)備科信息化管理平臺(tái)，就能通過賬號(hào)登入，在后臺(tái)就有設(shè)備申購管理、資產(chǎn)管理、維修保養(yǎng)管理、耗材管理以及證照管理等環(huán)節(jié)的自定義報(bào)表，可以進(jìn)行記錄、查閱、保存和打印等操作。

　　下面是山東一家三級(jí)甲等醫(yī)院、通過搭建天方達(dá)的保力設(shè)備科管理平臺(tái)來進(jìn)行設(shè)備檔案的管理，如圖：展示的是其維修管理環(huán)節(jié)的界面以及維修故障統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　醫(yī)院采用的這個(gè)管理平臺(tái)，將設(shè)備管理的申請(qǐng)購買、運(yùn)行、保養(yǎng)、維修各個(gè)環(huán)節(jié)全程數(shù)字化，界面清晰簡潔，并且擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)自定義報(bào)表功能，方便管理人員對(duì)設(shè)備檔案的高效科學(xué)管理，大大提高工作效率，降低醫(yī)院人力物力資源浪費(fèi)。

         利用管理平臺(tái)可以為醫(yī)療設(shè)備管理檔案解決以下幾個(gè)方面的問題：

         采購記錄：解決包括年度計(jì)劃、申請(qǐng)、審批、招標(biāo)、合同、采購驗(yàn)收、領(lǐng)用記錄等信息問題。

        維修記錄：解決包括科室報(bào)修、維修處理、驗(yàn)收、維修費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)、維修故障統(tǒng)計(jì)等信息問題。

        保養(yǎng)記錄：解決保養(yǎng)計(jì)劃制定、保養(yǎng)計(jì)劃實(shí)施、工作提醒、費(fèi)用及工作量統(tǒng)計(jì)等信息問題。

        計(jì)量強(qiáng)檢：解決包括計(jì)量合格記錄、計(jì)量檔案查詢、設(shè)備巡檢、急救設(shè)備管理、不良事件上報(bào)、產(chǎn)品召回等信息問題。

        使用記錄：解決包括使用臨床科室、使用時(shí)間、使用對(duì)象、病患手術(shù)知情承諾書等信息問題。

        報(bào)廢處理：解決包括資產(chǎn)卡片、條碼、分戶電子帳、轉(zhuǎn)科、報(bào)廢、贈(zèng)送等去向信息問題。