在傳統(tǒng)的檔案庫房管理當(dāng)中，主要是運(yùn)用檔號和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位，及實(shí)物檔案的物流管理。此傳統(tǒng)的檔案管理方式仍存在檔案查詢、盤點(diǎn)困難，處理時間長等低效率現(xiàn)象。
 

傳統(tǒng)的檔案庫房管理一般來說具有這樣的弊端：

1.對失效檔案的管理滯后

檔案管理中需要經(jīng)常性銷毀處理沒有價值的過期檔案，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，造成管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理，形成大量冗余檔案。

2.檔案查閱耗時長

隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，檔案查找日漸困難。一旦所需查找的檔案沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。

3.檔案存放次序較易被打亂

檔案管理一般都按分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和不可避免的人為疏忽錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，檔案存放變得越來越無序。

4.檔案入庫流程繁瑣且低效

傳統(tǒng)的管理方式，檔案入館后先進(jìn)行分類、排序，并裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種傳統(tǒng)管理方式耗費(fèi)大量人工和時間，手工處理方式使得管理流程繁瑣且低效。

天津小蜜蜂認(rèn)為，RFID(無線射頻識別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。
 

檔案庫房管理應(yīng)用RFID技術(shù)的流程：

標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定

檔案標(biāo)簽上儲存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。

標(biāo)簽安裝

將檔案電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于RFID標(biāo)簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。

固定閱讀器安裝

在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，固定閱讀器通過有線或無線網(wǎng)絡(luò)的方式將信息實(shí)時上傳至后臺服務(wù)器。

移動手持閱讀器的使用

用于檔案資料盤點(diǎn)、順架清理。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案順架盤點(diǎn)。

RFID檔案庫房管理流程：

盤點(diǎn)管理：

由于RFID的使用，盤點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。

防盜管理：

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。