1、項目概述 

1.1檔案管理現(xiàn)狀 

國家及企事業(yè)單位的各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實際需要，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。檔案的管理工作均采用傳統(tǒng)的手工處理方式完成，工作既繁瑣效率又低下。

(2)檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 

(3)檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的安全保障能力弱，無法有效保障檔案的安全，防止檔案被惡意盜損壞。

(5)檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統(tǒng)計。

(6)檔案盤點效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的信息化、自動化帶來更多的便捷性，具有其他技術(shù)方式無可比擬的優(yōu)越性。促進傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變、提高現(xiàn)代化檔案管理意識，在形成新型的檔案保管和利用等方面均產(chǎn)生了強勁的推動作用。

1.2系統(tǒng)建設(shè)目標 

目標是實現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實力。于此同時充分體現(xiàn)了行業(yè)界的技術(shù)優(yōu)勢，與國際化檔案智能化管理接軌。

2、系統(tǒng)特色 

2.1先進的RFID技術(shù) 

本系統(tǒng)采用當前最先進的RFID技術(shù)進行構(gòu)建。RFID具有讀取方便快捷、識別速度快、穿透性強、數(shù)據(jù)容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優(yōu)點，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的核心技術(shù)，是物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)未來的發(fā)展方向和趨勢。

2.2組件式軟件系統(tǒng) 

軟件系統(tǒng)架構(gòu)采用模塊化組件式結(jié)構(gòu)進行搭建，提高系統(tǒng)的可擴展性和可剪裁性?？梢蕴峁└邚椥缘臉I(yè)務(wù)擴充需求和精簡的業(yè)務(wù)需求。提高軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，同時滿足大小客戶的不同應(yīng)用需求。

2.3系統(tǒng)級聯(lián)部署 

系統(tǒng)使用獨立的目錄服務(wù)器，根據(jù)該服務(wù)器的數(shù)據(jù)，可以把各自獨立的檔案系統(tǒng)進行組合級聯(lián)，形成一套國家級的檔案系統(tǒng)。實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)和檔案的一體化查詢。

2.4高安全檔案管理 

本系統(tǒng)提供高安全的檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運用高級門禁系統(tǒng)（多卡開門模式、N+1卡模式等）、視頻監(jiān)控聯(lián)動、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護技術(shù)以及先進的RFID技術(shù)實現(xiàn)對檔案的保存和存取的多重防護，確保檔案的存儲和進出安全。對于更高安全級別的檔案可以設(shè)置機密庫房，實現(xiàn)更高的訪問安全控制。

2.5精準的定位檢索 

在先進的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現(xiàn)快速精準的定位。從而實現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

2.6高效的檔案存取 

在精確的檔案定位基礎(chǔ)上，基于RFID的技術(shù)優(yōu)勢（高識別速度、穿透性識別等），可以實現(xiàn)批量檔案的存取。在進出檔案庫時，實現(xiàn)堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

2.7檔案生命周期管理 

很多檔案都具有一定的保存期限（如代管業(yè)務(wù)檔案），本系統(tǒng)支持對檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間。

2.8一體化聯(lián)動 

本系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、周邊防護、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動，從而使得這些獨立的系統(tǒng)互相配合工作，實現(xiàn)最大化的功能應(yīng)用。提供對整個檔案館安防、環(huán)境監(jiān)控、信息公示等的一體化解決方案。

2.9信息公示 

通過在檔案查閱大廳設(shè)置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當前所處的狀態(tài)、檢索進度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過在檔案庫設(shè)置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環(huán)境等信息，提高檔案庫的可管理性。

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3、系統(tǒng)架構(gòu)及部署 

3.1系統(tǒng)整體架構(gòu) 

系統(tǒng)架構(gòu)示意圖如下：

系統(tǒng)整體架構(gòu)圖

3.2檔案庫子系統(tǒng)： 

該子系統(tǒng)部署于檔案庫房，由庫房終端、移動終端以及配套的網(wǎng)絡(luò)、門禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、周邊防護系統(tǒng)等共同組成。實現(xiàn)對檔案庫房的管理。

檔案庫子系統(tǒng)在整個系統(tǒng)中承擔數(shù)據(jù)提供者和操作信息分發(fā)執(zhí)行者的角色。檔案庫子系統(tǒng)采用模塊化進行設(shè)計，可以根據(jù)用戶的需要進行配置。倉庫終端系統(tǒng)主要由庫房的管理終端、移動終端、RFID標簽、RFID讀寫器和通信網(wǎng)絡(luò)組成，提供RFID數(shù)據(jù)采集、操作指示、倉庫管理等功能。其系統(tǒng)架構(gòu)如下圖所示：

檔案庫子系統(tǒng)架構(gòu)圖

3.2.1門禁系統(tǒng)：

門禁系統(tǒng)用于倉庫人員進出的管理以及貴重品庫房的訪問管理。在倉庫的進出門內(nèi)外分別安裝進入讀卡器和退出讀卡器，實現(xiàn)雙向刷卡鑒權(quán)和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式，提供更高等級的訪問控制。

3.1.2視頻監(jiān)控系統(tǒng)：

視頻監(jiān)控系統(tǒng)以視頻的方式記錄倉庫區(qū)域的各種活動。在本系統(tǒng)中支持與視頻監(jiān)控系統(tǒng)對接，控制視頻監(jiān)控系統(tǒng)實時記錄檔案、人員進出倉庫，存放、盤點、查閱等操作過程。

3.1.3環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)：

本方案中集成環(huán)境監(jiān)控功能，可以實時監(jiān)控倉庫的溫度、濕度、震動等信息，并根據(jù)設(shè)定門限進行告警提示，有效改善庫房的環(huán)境。

3.1.4周邊防護系統(tǒng)：

為了提高庫房的安全性，防止未授權(quán)人員非法進出庫房，在庫房進出口部署紅外對射等周邊防護設(shè)施。當有非法進出時，可以聯(lián)動視頻監(jiān)控系統(tǒng)進行監(jiān)控，并產(chǎn)生報警。

3.3查詢大廳子系統(tǒng)： 

由查詢工作站、自助查詢終端、LED顯示屏組成，部署于檔案查詢大廳，用于檔案管理人員和查詢?nèi)藛T的交互工作。查詢工作站用于檔案信息的查詢檢索；自助查詢終端提供自助查詢功能和排隊機的功能；LED顯示屏顯示系統(tǒng)提示信息和各檔案的檢索操作進度等信息。

3.3.1 LED顯示屏：

在庫房外配置LED顯示屏，用于顯示所對應(yīng)庫房的環(huán)境情況、存儲情況、訪問信息等數(shù)據(jù)，有助于加強庫房的管理。

3.4系統(tǒng)部署 

RFID智能化檔案管理系統(tǒng)部署

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4、系統(tǒng)功能 

“RFID智能化檔案管理系統(tǒng)”采用先進的無線射頻識別(RFID)技術(shù)和成熟的計算機軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環(huán)節(jié)，以RFID作為信息存儲媒介，在RFID芯片中存儲了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設(shè)備，緊密配合后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，全方位實現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進行聯(lián)動管理，實現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接；并且將成熟的RFID技術(shù)應(yīng)用于縣級檔案館，實現(xiàn)與市級檔案信息的交換傳遞匯報。

系統(tǒng)功能圖

系統(tǒng)登錄界面

4.1檔案存取管理 

4.1.1檔案存放

1、整理工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、存放時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過RFID電子標簽讀寫設(shè)備將保存檔案信息寫入電子標簽芯片中。正常情況下電子標簽置于檔案盒表面，標簽表面可根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

2、系統(tǒng)根據(jù)該檔案的信息，自動分配存放檔案的貨位，并把信息發(fā)送到移動終端。保管工作人員找到對應(yīng)的存放位之后，通過移動終端分別讀取檔案電子標簽和存放位置電子標簽信息，確認檔案的存放操作。

4.1.2檔案借取

1、借閱申請：利用檔案大廳安裝的自助檔案信息查詢機，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息（名稱和編碼），以及業(yè)務(wù)辦理的流程，即查詢機也具有業(yè)務(wù)辦理自動排號的功能，同時完成外來人員對各類檔案資料使用進行統(tǒng)計匯總。 

2、借閱登記：借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，工作人員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄；對于某些必須領(lǐng)導審批的檔案，檔案館領(lǐng)導可以通過系統(tǒng)在線審批，審批后借閱審計記錄生效。

3、檔案查找：資料庫管理終端接收到借閱申請信息后，自動查詢該檔案的存放信息，并發(fā)送到移動終端。檔案管理人員根據(jù)移動終端上的提示信息定位檔案存放的貨位。定位到貨位后，通過移動終端掃描定位要查找的資料的具體位置，取出檔案。分別讀取檔案的RFID標簽信息和檔案貨位標簽信息，完成查找檔案確認。

4、檔案借出：管理工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給借閱者之前，必須利用系統(tǒng)設(shè)備進行檔案電子標簽信息采集，系統(tǒng)自動記錄借出時間和檔案信息。

4.1.3檔案歸還

用戶使用檔案后歸還檔案，工作人員采集檔案電子標簽信息，系統(tǒng)自動登記歸還時間和檔案，完成歸還登記,隨后將檔案資料放回指定的位置并通過移動終端讀取檔案和檔案架標簽信息確認放回操作。若用戶超過指定的借閱時間未及時歸還檔案資料，系統(tǒng)會自動發(fā)出報警提醒。

 4.2檔案查詢管理 

4.2.1自助終端查詢

自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進行檔案信息查詢的自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。

4.2.2網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導級別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行實時查詢和統(tǒng)計分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實現(xiàn)對基層工作情況的在線監(jiān)控。 

4.3檔案防盜丟失管理 

該系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資料的防盜丟失管理以及現(xiàn)場監(jiān)控。在檔案室的出口安裝RFID固定讀取器、紅外對射系統(tǒng)，每個進出通道安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并與管理中心系統(tǒng)進行網(wǎng)絡(luò)連接。操作員佩帶身份卡，在進出庫房時系統(tǒng)對操作員進行身份鑒權(quán)；對于未佩帶身份卡進出庫房的人員，紅外對射系統(tǒng)將產(chǎn)生告警。

當檔案資料被允許從檔案架上取出后，再由出口的RFID門禁通道采集檔案標簽信息，并與出庫指令信息進行核對。如果檔案資料是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)授權(quán)而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會啟動視頻監(jiān)控系統(tǒng)并激活警報系統(tǒng)發(fā)出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

4.4檔案盤點管理 

采用RFID技術(shù)進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，庫房管理終端發(fā)送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據(jù)移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。 

盤點操作示意圖

4.5檔案環(huán)境監(jiān)測管理 

檔案管理的環(huán)境也是極其重要的，由于大多數(shù)珍貴富有價值的原件檔案資料均采用紙質(zhì)的介質(zhì)保存方式，在一定程度上不可避免的受到保存環(huán)境的影響，包括灰塵、光線、濕度、溫度等影響因素，其中環(huán)境溫度和濕度的影響較為突出。

為了確保被保存的檔案資料能夠完整無損的保護好，采用室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測控制系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資料室的環(huán)境指標要求，即溫度和濕度監(jiān)控系統(tǒng)。

環(huán)境監(jiān)測示意圖

檔案柜標簽 

檔案架標簽