企業(yè)文檔管理RFID解決應(yīng)用方案 

計算機的普及使得電子文件大有逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件之勢，但事實上，紙質(zhì)文件依然在一些政府機構(gòu)和企事業(yè)單位中起著至關(guān)重要的作用。這些不可替代的文件會頻繁地被不同的人員調(diào)用，這就給一些擁有大量重要紙質(zhì)文件的政府機關(guān)、金融機構(gòu)、律師事務(wù)所等的文件管理帶來很多問題。一方面，不能夠及時的找到急需文件，會嚴重影響到工作效率；另一方面，文件的丟失，會造成難以估量的損失。當文件管理遇到有源RFID，Smart File獨立于世，這一切都變得簡單了。 

1  SmartFile系統(tǒng)簡介 

   廣州航天時代信息科技有限公司研發(fā)的基于有源RFID的文件管理方案SmartFile，通過在每個文件夾上貼上一個有源電子標簽，在每個辦公室（房間）安裝一個讀寫器，不僅使得用戶能夠通過計算機軟件輕松查找這些文件，在辦公室地圖上了解他們的大致位置，甚至能夠控制標簽上的蜂鳴器和LED發(fā)出聲光提示，讓用戶能夠更輕松便捷的掌握文件。該系統(tǒng)的原理圖如圖1所示。 

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當用戶需要查找某一文件時，只需要在計算機應(yīng)用軟件中在該文件的編號上點擊“呼叫”按鈕，安裝在各辦公室的讀寫器將對各自所“管轄”區(qū)域的所有電子標簽進行讀取。當某讀寫器讀取到該目標標簽時，讀寫器將按照設(shè)置要求控制該標簽進行聲光提示。因此，文件查找人員即可根據(jù)軟件提示，直接去安裝該讀寫器的辦公室內(nèi)，根據(jù)目標標簽的聲光提示輕松找到該目標文件。 

凝聚公司創(chuàng)新精神的SmartFile文件管理系統(tǒng)能夠化低效繁瑣的文件搜尋為電腦上輕松一鍵，不僅大大的節(jié)省了時間成本，提高工作效率，更是對文件管理的優(yōu)化。 

2  系統(tǒng)組成 

基于有源RFID的文件管理系統(tǒng)主要由三部分組成：SmartFile電子標簽、SmartFile讀寫器、SmartFile 客戶端軟件。 

2.1  SmartFile電子標簽 

目前企業(yè)單位中慣用三寸文件夾，七所的SmartFile也首先針對該種文件夾進行文件定位跟蹤方案的設(shè)計。該標簽集成蜂鳴器、LED燈和按鈕，功能強大，外形美觀大方，其實物圖如圖2所示。  

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圖2：SmartFile電子標簽實物圖 

SmartFile電子標簽的規(guī)格參數(shù)如表1所示。 

表1：SmartFile電子標簽規(guī)格參數(shù) 
規(guī)格尺寸    標準規(guī)格55mm*41.5mm*11mm ((其他尺寸可定制)) 
重量    23.2g  
供電     CR 2450 3V 鋰電池 
工作信號    蜂鳴器+LED 
外殼材料    ABS 
按鈕功能    在找到文件時按下按鈕，可停止聲光提示 

2.2    SmartFile讀寫器 

SmartFile讀寫器實物圖如圖3所示。  

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圖3：SmartFile讀寫器實物圖 

SmartFile讀寫器規(guī)格參數(shù)如表2所示。 
表2：SmartFile讀寫器規(guī)格參數(shù) 
接口    TCP/IP  
規(guī)格尺寸    直徑152mm  高: 98mm 
重量    280g  
供電    以太網(wǎng)供電 
讀寫距離    半徑50m 
天線方向    全向 

2.3  SmartFile 客戶端軟件 

客戶端軟件支持多系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫，提供實時可視的交互式界面，兼容性強且易學(xué)易用，可設(shè)置不同管理權(quán)限的用戶，方便對文件及用戶的管理。該客戶端軟件界面圖如圖4所示。  

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圖4：客戶端軟件界面圖 

該客戶端軟件具有以下功能： 
(1) 文件信息錄入，修改 
(2) 文件查找，定位，呼叫 
(3) 文件跟蹤，歷史物理位置查詢 
(4) 文件標簽電池電量顯示 
(5) 事件管理：文件呼叫日志可查詢 
(6) 其他可擴展功能 
3  SmartFile系統(tǒng)特點 
   (1) 實時區(qū)域定位：用戶通過客戶端軟件進行的文件定位精確范圍在5米之內(nèi)。 
   (2) 聲光提示：帶有蜂鳴器，LED及按鈕的有源電子標簽，能夠發(fā)出聲光提示，幫助更快的更準確的找到所需文件。 
   (3) 軟件功能強大：分級權(quán)限設(shè)置；文件信息錄入，修改；文件查找，定位，呼叫和歷史物理位置查詢；文件標簽電池電量顯示；事件管理。 
   (4) 安裝方便：吸頂設(shè)計，POE供電的控制器，利用原有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。 
   (5) 操作簡單：通過軟件進行定位，并可通過呼叫功能，靈活設(shè)置文件上的電子標簽提示方式和時長。 
(6) 提高員工滿意度：省去焦頭爛額的尋找，取而代之的是幾個簡單的電腦操作，就能讓繁瑣文件盡在掌握。 

4  安裝部署 

(1) 客戶首先安裝SmartFile 客戶端軟件，并提供場所平面地圖；  
(2) 由技術(shù)工程師在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)覆蓋的實地場地做讀寫器信號測試，設(shè)計讀寫器合理布局，并進行調(diào)試；  
(3) SmartFile實時定位系統(tǒng)設(shè)計安裝完畢，由工作人員將文件資料及其對應(yīng)的電子標簽ID錄入軟件，完成初始化，即可對文件進行實時定位跟蹤和管理。