隨著企事業(yè)單位的快速發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多而且呈多元化，紙質(zhì)信息存儲將無法滿足了現(xiàn)代化信息電子管控需。RFID技術(shù)應(yīng)用對對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力進(jìn)行重要的信息數(shù)據(jù)支撐，無需打開檔案袋，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于實施文件檔案的動態(tài)化管理。RFID在檔案管理中具有明顯的優(yōu)勢。

RFID是一種非接觸式自動識別技術(shù)，通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠(yuǎn)距離、批量讀取、可識別靜止和運動狀態(tài)下的物品信息，由于RFID電子標(biāo)簽可制作貼紙型，具有超薄、尺寸小特點，RFID電子標(biāo)簽應(yīng)用于不同類型檔案管理。

同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動識別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中的應(yīng)用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢：

快速掃描

RFID讀寫器可以同時辨識多個RFID電子標(biāo)簽，這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵，多標(biāo)簽的識別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。

體積小型化、形狀多樣化

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。

可重復(fù)使用

RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)可以動態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項目中，一個電子標(biāo)簽綁定一個檔案袋，在檔案的整個流轉(zhuǎn)過程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標(biāo)簽也可以實時修改信息，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，反復(fù)使用，以更低的實施成本達(dá)到更高效的管理。

穿透性和無屏礙閱讀

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì)，進(jìn)行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

RFID還具有遠(yuǎn)距離、唯一性的特性，這些特性應(yīng)用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)更精準(zhǔn)的進(jìn)、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效化和智能化。

電子檔案管理應(yīng)用RFID與多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，為查閱檔案、盤點管理提供諸多方便，也將提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本，在檔案館中的應(yīng)用價值發(fā)揮著重要的作用，實現(xiàn)了真正意義上的數(shù)字化檔案管理。