北京 2012-03-08(中國商業(yè)電訊)－－中國民族證券有限責任公司信息技術部作為公司計算機設備的資產(chǎn)主管部門，負責對占公司資產(chǎn)總數(shù)70%以上的計算機設備的管理，其中大部分是服務器、交換機、路由器、存儲設備等和系統(tǒng)運行息息相關的重要設備。隨著時間的推移，計算機設備的數(shù)量越來越多，并且經(jīng)過多次新設備啟用舊設備報廢的更新后，手工通過excel建立的資產(chǎn)臺賬已經(jīng)滿足對日益增多的資產(chǎn)進行精細管理的要求。

而作為一個主管部門，又不可能在短期內投入大量資金建設單獨的計算機設備管理系統(tǒng)。這時我們發(fā)現(xiàn)了勤哲Excel服務器，能夠利用我們現(xiàn)有的excel表格樣式和數(shù)據(jù)，迅速建立可以在網(wǎng)絡中共享使用的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，同時，簡單易學的功能和快速開發(fā)的能力使得我們用很短的時間根據(jù)需求建立起了系統(tǒng)驗收入庫、設備領用、設備歸還的功能表單：

一、各項功能：

功能主要包括了系統(tǒng)參數(shù)、設備管理、供應商登記、查詢統(tǒng)計?；靖采w了日常所需全部功能。其中設備登記、入庫驗收單、設備領用、設備歸還以及設備領用單批量打印等功能是日常使用最頻繁的。




設備入庫驗收單和領用單、歸還單通過表間公式對資產(chǎn)登記表的相關字段進行修改，確保資產(chǎn)登記表的完整、統(tǒng)一。

二、資產(chǎn)登記表




資產(chǎn)登記表的錄入界面，讓我們可以通過手工錄入的方式單獨增加資產(chǎn)、修改資產(chǎn)狀態(tài)。這在我們是通過打印出來手工填寫，再錄入Excel的方式來進行的。

三、設備入庫驗收單

對設備型號進行了統(tǒng)一的管理，在資產(chǎn)入庫時，不需要手工填寫各項參數(shù)，只需要選擇具體設備型號會自動從歷史數(shù)據(jù)庫中讀取曾經(jīng)入庫的設備。管理員可以選擇最相似的設備后進行微調，大大降低了資產(chǎn)信息錄入的工作量。

四、設備領用單




在設備領用時，通過數(shù)據(jù)篩選，只顯示可以領用的設備，并且可以通過多選進行批量選擇。列表選擇還可以根據(jù)資產(chǎn)登記的各項數(shù)據(jù)進行分類，或者進行排序。大大提高選擇數(shù)據(jù)的準確性和效率。選擇后的數(shù)據(jù)會自動填入領用單相關字段，只需要選擇，打印，就可以同時完成系統(tǒng)登記和紙質憑證。
領用完成后，通過表間公式將資產(chǎn)登記表的資產(chǎn)狀態(tài)改為“已領用”同時將使用部門、使用人根據(jù)領用單的信息進行修改。

五、設備歸還單








設備歸還時，系統(tǒng)列出所有領用過設備的部門和人員清單，只需要通過選擇就可以完成表單的準確填寫，同時資產(chǎn)清單會列出歸還人所領用的所有資產(chǎn)用于選擇歸還的設備。

設備歸還后，通過表間公式將資產(chǎn)登記表的資產(chǎn)狀態(tài)改為“可領用”同時將使用部門、使用人置空。

通過使用Excel服務器對設備進行管理，設備的信息更加全面、完整，各項管理功能之間的關系更加清晰明了并且大大降低了設備登記、管理的工作量，提高工作效率和準確度。由于excel的開放性和易用性，我們的設備管理人員不需要經(jīng)過專門培訓就可以根據(jù)需要隨時對管理系統(tǒng)進行調整，使用人面面對Excel也更加親切，更容易上手操作。同時Excel服務器支持局域網(wǎng)應用的特點，使得我們不在一個辦公地點的三個機房可以通過同一套平臺進行設備管理，大大提高了設備管理的集成度。下一步我們計劃通過Excel服務器的流程功能，將資產(chǎn)領用的過程納入流程管理，通過系統(tǒng)完成申請、審批，進一步提高設備管理的水平。