北京 2010-11-29(中國(guó)商業(yè)電訊)－－什么是信息孤島呢？

目前，國(guó)內(nèi)很多學(xué)者認(rèn)為“信息孤島”就是企業(yè)各部門之間的信息化系統(tǒng)難以兼容，信息資源難以實(shí)現(xiàn)有效交換和共享的一種狀態(tài)，甚至有很多人認(rèn)為信息孤島的問題是企業(yè)信息化實(shí)施過程中的必然產(chǎn)物，并將長(zhǎng)期存在。信息孤島所反應(yīng)的信息之間無法互聯(lián)共享是其表象，更深層次原因在于傳統(tǒng)管理觀念的障礙、維護(hù)部門小利益的反應(yīng)和企業(yè)管理體制的不順以及企業(yè)內(nèi)部制度法規(guī)缺失。

以下案例僅以國(guó)內(nèi)知名藥業(yè)集團(tuán)的一個(gè)分公司在企業(yè)實(shí)施信息化過程中引入勤哲Excel服務(wù)器管理平臺(tái)為例，與大家共享一下企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息共享消除信息孤島的成功經(jīng)驗(yàn)。

一、 企業(yè)簡(jiǎn)介與信息化總體狀況

成都康弘藥業(yè)集團(tuán)是以成都康弘科技實(shí)業(yè)（集團(tuán)）有限公司為核心而組建的現(xiàn)代化醫(yī)藥企業(yè)集團(tuán)，總部位于四川成都，下轄多家分公司甚至涉及海外的亞太地區(qū)，集團(tuán)現(xiàn)有員工幾千余人，擁有現(xiàn)代化生產(chǎn)基地。其中康弘集團(tuán)福建分公司是按照集團(tuán)“自建網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范管理，以品質(zhì)求生存，以服務(wù)求效益”的專業(yè)化處方藥營(yíng)銷道路的目標(biāo)所創(chuàng)建的，是集團(tuán)覆蓋全國(guó)30個(gè)省、市、自治區(qū)的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)中的強(qiáng)有力的一員，目前企業(yè)信息化面臨如下難點(diǎn)：

1、信息孤立

公司在計(jì)算機(jī)輔助管理的應(yīng)用上有著比較好的成績(jī)。但是這些應(yīng)用是孤立的，比如財(cái)務(wù)部在結(jié)算上有自己的結(jié)算系統(tǒng)，商務(wù)部在分款上有自己的分款系統(tǒng)。他們并沒有形成一個(gè)整體，只是信息化的初級(jí)階段。由于它只是孤立的管理信息系統(tǒng)（或者稱信息孤島），雖然能夠提高公司某個(gè)部門的工作效率，卻不能提高企業(yè)的整體效益。企業(yè)在開發(fā)單個(gè)業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用程序時(shí)，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的總體設(shè)計(jì)，沒有建立一整套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理基礎(chǔ)，信息系統(tǒng)沒有覆蓋企業(yè)的業(yè)務(wù)全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至是不能直接溝通的。各個(gè)單項(xiàng)業(yè)務(wù)之間即使聯(lián)上網(wǎng)也很難形成一個(gè)有機(jī)的整體，依然是部門分割的狀態(tài)，難以進(jìn)行信息共享和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

公司現(xiàn)在的狀況是各種信息散布在各個(gè)部門，而很多工作需要了解相關(guān)部門的許多信息，在這種情況下，在部門之間取得相關(guān)信息就變得比較困難。簡(jiǎn)單到一張發(fā)票申請(qǐng)單，地區(qū)填寫完一張發(fā)票申請(qǐng)單，商務(wù)部要錄機(jī)登記，進(jìn)行相關(guān)開票資料的核對(duì)，再拿著原件到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核對(duì)可以開出的產(chǎn)品數(shù)量。在整個(gè)過程中，浪費(fèi)了大量的資源，也貽誤了戰(zhàn)機(jī)。

2、 信息流的不準(zhǔn)確和不透明性

當(dāng)需要一個(gè)貨物流向系統(tǒng)時(shí)，公司對(duì)這樣的數(shù)據(jù)處理方式是地區(qū)填寫很多與貨物相關(guān)的報(bào)表（粗略估計(jì)了一下：發(fā)貨申請(qǐng)表、發(fā)貨審批表、庫(kù)房貨物申請(qǐng)表、直發(fā)商業(yè)貨物申請(qǐng)表、退貨申請(qǐng)表等等），地區(qū)填寫后，商務(wù)部還要錄入。商務(wù)部錄入后，財(cái)務(wù)部還要錄入，在這種繁瑣的過程中，往往都是通過大量的Excel報(bào)表來執(zhí)行的，難免會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，其中也包括人為的修改。信息流程不規(guī)范不透明，企業(yè)的決策層無法對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)控和改進(jìn)。這對(duì)于業(yè)務(wù)流的調(diào)整也是不利的。

3、 信息的不及時(shí)性

公司現(xiàn)在所用的是“旬報(bào)”方式，也就是將大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過Excel表格統(tǒng)計(jì)，每十天上報(bào)一次。通過對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，然后一級(jí)級(jí)通過Excel表格提交，這對(duì)于信息的及時(shí)反饋是極其不利的。很多省區(qū)先申請(qǐng)發(fā)票，再發(fā)貨的問題（因?yàn)閿?shù)據(jù)反應(yīng)不及時(shí)，這樣的話對(duì)于能否開票、能開多少票、開票是否及時(shí)的問題就難以應(yīng)付了）。因?yàn)楣镜倪@個(gè)問題導(dǎo)致了省區(qū)開票回款的相當(dāng)大的阻礙。省區(qū)努力工作催款，而公司本部由于存在著各種技術(shù)限制，約束了省區(qū)的這種工作的積極性，這無疑降低了省區(qū)與本部的工作協(xié)調(diào)能力。有時(shí)侯申請(qǐng)單花了半天時(shí)間傳到財(cái)務(wù)部，而后又因?yàn)閿?shù)量不對(duì)被退回地區(qū)，那這一段時(shí)間給地區(qū)造成的工作困難是相當(dāng)大的，同時(shí)增加了企業(yè)的人力資源浪費(fèi)。

4、 統(tǒng)計(jì)工作和錄入工作繁重

在信息不能集成的狀況下，報(bào)表的旬報(bào)中，最下級(jí)的Excel報(bào)表上交后，再就是會(huì)經(jīng)過大量的中間過程。每一次，都會(huì)有數(shù)據(jù)的重新錄入，而且如果有日?qǐng)?bào)的提交，統(tǒng)計(jì)量和錄入量將是無法承受的。出錯(cuò)的幾率相當(dāng)之高。

二、 勤哲Excel服務(wù)器的信息化應(yīng)對(duì)之道

自從成功引入勤哲Excel服務(wù)器這個(gè)管理平臺(tái)后，任何一項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)或信息，由一個(gè)部門的專職員工負(fù)責(zé)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，錄入到系統(tǒng)中，存儲(chǔ)在指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中，然后根據(jù)業(yè)務(wù)流程的要求，按照規(guī)定的計(jì)算方法進(jìn)行加工處理。就是說，同樣的數(shù)據(jù)信息或是能有此基礎(chǔ)信息派生的信息就無需第二個(gè)部門、或任何其他員工再重復(fù)錄入一遍。很明顯，這樣可以做到減少重復(fù)勞動(dòng)、提高效率、避免差錯(cuò)。福建分公司在商務(wù)系統(tǒng)中使用了一個(gè)貨物流向系統(tǒng)，只要發(fā)生了與貨物相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，就會(huì)填寫貨物流向單，填寫的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，其他人(比如公司財(cái)務(wù)部、公司商務(wù)部、商務(wù)經(jīng)理)很容易從系統(tǒng)中，根據(jù)使用系統(tǒng)的員工查明每一筆發(fā)貨記錄的來源和錄入時(shí)間，做到責(zé)任分明。信息來源準(zhǔn)確可靠、內(nèi)容完整精細(xì)、發(fā)布傳遞及時(shí)，自然可以正確決策，避免失誤。這同時(shí)解決了信息的不透明性、不及時(shí)性和錄入統(tǒng)計(jì)的繁雜。同時(shí)通過權(quán)限的設(shè)置可以控制系統(tǒng)的穩(wěn)定。

公司需要了解整個(gè)省區(qū)的狀況，從省區(qū)的角度來分析每個(gè)商業(yè)的回款、發(fā)貨、發(fā)票、終端、應(yīng)收款，那么相應(yīng)的通過勤哲Excel服務(wù)器設(shè)計(jì)一個(gè)商業(yè)月度指標(biāo)模板，通過這個(gè)模板，設(shè)置好權(quán)限，通過客戶端的填報(bào)，商務(wù)經(jīng)理可以簡(jiǎn)潔明了的了解應(yīng)收款的分布，發(fā)貨的額度，而無需再等著一大堆可能出錯(cuò)或是人為處理的Excel報(bào)表來進(jìn)行決策。

從每個(gè)業(yè)務(wù)的角度，商業(yè)經(jīng)理可能想了解每個(gè)品種的的回款、發(fā)貨、發(fā)票、終端、應(yīng)收款。在這種情況通過勤哲Excel服務(wù)器設(shè)計(jì)出商業(yè)總賬查詢模板。通過模板填報(bào)，商業(yè)經(jīng)理可以清晰的從數(shù)據(jù)庫(kù)中填報(bào)的報(bào)表中了解該商業(yè)的各個(gè)品種的應(yīng)收款存票情況。

從單個(gè)品種的角度。在地區(qū)對(duì)賬及與醫(yī)藥公司對(duì)賬的過程，經(jīng)常需要某個(gè)商業(yè)某個(gè)品種的相關(guān)貨款票的流水賬，而公司的貨款票和賬分離，使對(duì)賬使用相當(dāng)不方便。而在福建使用的商務(wù)系統(tǒng)中使用的是商業(yè)臺(tái)帳模板，該模板相當(dāng)好的從某個(gè)品種的角度解決了相關(guān)業(yè)務(wù)的流水賬問題，而不是像公司現(xiàn)在那樣：看什么時(shí)候回款去查詢回款excel報(bào)表，看什么時(shí)候開票去查開票excel報(bào)表，看什么時(shí)候發(fā)貨去查開票excel報(bào)表，對(duì)起賬來是相當(dāng)?shù)牟环奖恪?

三、 勤哲Excel服務(wù)器信息化效果

公司在大量使用Excel報(bào)表的基礎(chǔ)上，選擇了用勤哲Excel服務(wù)器來簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)和提高效率。勤哲Excel服務(wù)器操作簡(jiǎn)單，容易上手，特別是對(duì)于已經(jīng)熟悉Excel報(bào)表用戶。投資很小，但解決的問題普遍反應(yīng)很好。將企業(yè)內(nèi)部的Excel表格保存到服務(wù)器上，使Excel網(wǎng)絡(luò)化，并通過表間公式等功能使得Excel報(bào)表中的提取挖掘數(shù)據(jù)和自動(dòng)變更數(shù)據(jù)成為現(xiàn)實(shí)。簡(jiǎn)化了人工狀態(tài)下的Excel報(bào)表級(jí)級(jí)上交的低效率和報(bào)表數(shù)據(jù)經(jīng)常性不一致等等的老大難問題，同時(shí)和其它傳統(tǒng)的管理軟件相比較，其性價(jià)比、易用性和靈活的個(gè)性更符合企業(yè)需要，而且客戶端采用Excel表格形式，用戶非常熟悉，自然使用起來得心應(yīng)手。