項(xiàng)目背景

一直以來(lái)，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。檔案存放無(wú)序，查找困難;檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng);對(duì)失效檔案的管理滯后等等操作方式都耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、得不到及時(shí)整理歸檔。鑒于各大銀行檔案管理出現(xiàn)的查閱耗時(shí)長(zhǎng)、存放次序易被打亂、盤點(diǎn)效率低等弊端，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。

深圳鴻陸通過(guò)多年積累的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，助力中信銀行、中國(guó)建設(shè)銀行、浦發(fā)銀行及中國(guó)工商銀行等實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的檔案管理。

用戶需求

根據(jù)客戶需求調(diào)研，了解到銀行在檔案管理管理方面主要存在以下問(wèn)題：

1、檔案工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng);

2、安全保障能力弱，無(wú)法有效保障檔案的安全;

3、檔案存放次序較易被打亂，容易放錯(cuò);

4、檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)，盤點(diǎn)效率低。

解決方案

深圳鴻陸技術(shù)的RFID智能檔案柜 HL7225A2，通過(guò)采用先進(jìn)的鴻陸超高頻RFID技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID電子標(biāo)簽中存儲(chǔ)該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相配合，實(shí)現(xiàn)檔案資料的存放、借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過(guò)程的信息化管理。

應(yīng)用成效

1、大幅降低工作量，精準(zhǔn)查找更便捷

人工盤點(diǎn)工作量太大且效率很低，管理員盤點(diǎn)檔案要憑自身的記憶對(duì)檔案進(jìn)行分類放置和記錄，勞神費(fèi)時(shí)卻又很難達(dá)到目的。通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和歸類，可輕松實(shí)現(xiàn)順架，避免出錯(cuò)，大大降低了出錯(cuò)率。

2、簡(jiǎn)化借還流程，提高流通效率

傳統(tǒng)的檔案借還流程需人工打開檔案扉頁(yè)找到條碼位置才能掃描條碼。這樣的操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時(shí)，條碼容易破損，影響借還的效率。使用鴻陸RFID智能檔案柜除了簡(jiǎn)化了檔案借還流程，還能提高工作效率及信息存儲(chǔ)的安全。

3、改善借閱管理與安全防遺漏流程脫節(jié)的情況

依靠人工借閱管理的方式，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存在數(shù)據(jù)登錄錯(cuò)誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時(shí)無(wú)法記錄丟失資料的信息或超期借閱無(wú)法跟蹤的情況，對(duì)資料的日常盤點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響較大。超高頻RFID技術(shù)的使用可以改善現(xiàn)有的管理模式，通過(guò)系統(tǒng)中RFID電子標(biāo)簽信息的記錄可以獲取到每份檔案進(jìn)出庫(kù)的歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資料自動(dòng)跟蹤預(yù)警。

4、提高檔案管理的安全性

通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案文件的實(shí)時(shí)盤點(diǎn)可精確檢查檔案文件,確保檔案文件有微小變化都能準(zhǔn)確記錄報(bào)警。為檔案保管、安全借閱提供了有力保障。

鴻陸RFID智能檔案柜配置

產(chǎn)品型號(hào)：HL7225A2

系統(tǒng)功能：

1、檔案柜設(shè)置可觸摸顯示屏，位置信息只管可視;

檔案柜正面安裝10寸觸摸顯示屏，可顯示整個(gè)檔案柜上檔案信息，此外，還可以通過(guò)連接網(wǎng)絡(luò)后檢索檔案所在位置;

2、檔案柜支持自助查詢功能，使用方便快捷;

點(diǎn)擊界面的整柜查詢可顯示該檔案柜的所有檔案信息及所在位置;點(diǎn)擊界面的檔案查詢可查詢到某份檔案所在的柜-格-層-等具體位置，狀態(tài)顯示檔案是否在柜;

3、檔案柜系統(tǒng)后臺(tái)具有盤查、鎖控管理等功能;

盤查功能可盤查出異常檔案資料，鎖控管理可設(shè)置各部門人員的權(quán)限;

4、檔案柜管理操作簡(jiǎn)單、安全;

在柜體前端可使用輸入賬號(hào)密碼的方式，也可使用刷臉登錄的方式，操作簡(jiǎn)便，安全高效;

5、用戶可根據(jù)名稱或編號(hào)進(jìn)行檔案查詢，在系統(tǒng)中添加借閱列表完成借閱申請(qǐng);歸還可選擇在借閱臺(tái)進(jìn)行人工歸還或在檔案柜上進(jìn)行自助歸還兩種方式;

6、管理人員進(jìn)行檔案盤點(diǎn)時(shí)，可進(jìn)行手動(dòng)盤點(diǎn)或自動(dòng)盤點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)上傳盤點(diǎn)結(jié)果并進(jìn)行后臺(tái)數(shù)據(jù)分析，根據(jù)分析結(jié)果自動(dòng)歸類，實(shí)時(shí)了解檔案狀態(tài)。

中信銀行案例圖片