隨著各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化。作為信息自動識別的RFID(無線射頻識別)技術的快速發(fā)展實現(xiàn)了檔案管理的信息化、自動化，為檔案管理提供了更便捷、更有效的管理模式，不斷提高服務水平，提升管理的綜合實力。RFID智能檔案管理采用RFID無線射頻識別技術和成熟的計算機軟件技術，從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環(huán)節(jié)進行信息自動采集，利用RFID手持終端、固定RFID讀寫器、通道式RFID讀寫設備，緊密配合后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的存放、借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

隨著計算機網絡技術和條形碼技術的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術條件下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)一種科學高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設新模式已經成為可能。同時，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進行聯(lián)動管理，實現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接。并且可實現(xiàn)多級部門之間檔案信息的交換傳遞匯報。

RFID是一種非接觸式自動識別技術，通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數(shù)據(jù)。它具有遠距離、批量讀取、可識別靜止和運動狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動識別技術相比，RFID在檔案管理中的應用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢：

快速掃描

RFID讀寫器可以同時辨識多個RFID電子標簽，這是RFID能夠提升管理效率的關鍵，多標簽的識別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。

體積小型化、形狀多樣化

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。

可重復使用

RFID電子標簽內儲存的數(shù)據(jù)可以動態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項目中，一個電子標簽綁定一個檔案袋，在檔案的整個流轉過程中，即使檔案的業(yè)務流程發(fā)生變更，電子標簽也可以實時修改信息，以適應新的業(yè)務流程，反復使用，以更低的實施成本達到更高效的管理。

穿透性和無屏礙閱讀

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質，進行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

RFID還具有遠距離、唯一性的特性，這些特性應用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)更精準的進、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效化和智能化。

RFID技術極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。RFID縮減了管理者的作業(yè)流程，提高了各種作業(yè)效率，從而快速實施庫存檔案的動態(tài)化管理。RFID智能檔案管理系統(tǒng)是多項技術的綜合應用，智能密集架為查閱檔案管理者提供諸多方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。