1　簡介

　　1.1　基本介紹

　　適用對象：有一定數(shù)量的檔案的組織，包括各種類型的檔案室、檔案館、人事管理檔案部門、國土、工商、建委、稅務(wù)、財(cái)政、各大中小教育院校、企業(yè)，也可以用于對圖書館的圖書管理。

　　產(chǎn)品簡介：系統(tǒng)全稱為檔案條碼管理系統(tǒng)(Integration Document Bar Code Manage System)，是飛致創(chuàng)陽自主研發(fā)的、針對有一定數(shù)量檔案的組織，方便其管理物理檔案(即實(shí)物檔案)及電子化檔案的應(yīng)用軟件，已經(jīng)在北京市國土資源局及其下轄20個(gè)分局成功應(yīng)用。軟件采用Browser(客戶端)/Server(服務(wù)器端)結(jié)構(gòu)模式開發(fā)，界面簡潔，操作簡單，維護(hù)簡便。

　　支持碼制：系統(tǒng)默認(rèn)支持的二維條碼碼制為QR Code條碼格式。

　　1.2　應(yīng)用價(jià)值

　　我們都這樣管理檔案：

　　l 出入庫：采用紙質(zhì)或excel方式記錄，以便了解出入庫情況。

　　l 存放：業(yè)務(wù)不斷增長，歷史檔案隨之增加，建設(shè)超大物理空間用于存放檔案。

　　l 利用：借閱歸還采用紙質(zhì)或excel方式記錄，以便規(guī)范管理。

　　l 管理：采用excel建立檔案列表，方便統(tǒng)計(jì);采用人工方式對檔案進(jìn)行清查核對。

　　l 電子化：為便于利用，將檔案全部掃描成圖像文件后，放到單位的服務(wù)器上，共享方式查看。

　　我們都知道問題所在：

　　l 存放：

　　大量的業(yè)務(wù)，需要若干階段(幾個(gè)月、幾年甚至幾十年)才能完成。

　　為便于查找，需要將這些階段的檔案都放到一起，只好在擺放檔案時(shí)預(yù)留空位，導(dǎo)致存放空商更加緊張;

　　為節(jié)約空間，可以按檔案產(chǎn)生時(shí)間的順序存放，但查找時(shí)又非常不便;

　　大量過期檔案，既沒有多少保留價(jià)值，又不便隨意處理，真有點(diǎn)“食之無味、棄之可惜”。

　　l 利用：

　　借閱管理不足，紙質(zhì)的借閱登記，一是查詢困難，二是對于很多快速查看者(看幾分鐘的)，現(xiàn)實(shí)條件中紙質(zhì)借閱登記形同虛設(shè)，三是對檔案控制困難，借出和歸還容易出現(xiàn)檔案缺失;

　　珍貴歷史檔案，頻繁的查看可能會(huì)形成破壞。

　　l 管理：

　　查詢統(tǒng)計(jì)時(shí)，每次通過excel進(jìn)行，操作復(fù)雜且相對專業(yè);

　　清查核對時(shí)，需要大量人工進(jìn)行核對，此時(shí)紙質(zhì)借閱登記的缺點(diǎn)暴露的清清楚楚：需要一卷卷核對到底是缺失了還是借出去了。

　　l 電子化：

　　電子化方便了我們的查看，解決了過期檔案的存放問題，這很好。但如何記錄何時(shí)何時(shí)人看過哪些檔案呢?如果有涉秘檔案，如何控制查看的權(quán)限呢?

　　利用該系統(tǒng)，我們可以做得更好：

　　l 出入庫：通過系統(tǒng)進(jìn)行登記導(dǎo)入，可單個(gè)也可批量。

　　l 存放：

　　入庫時(shí)對檔案進(jìn)行位置編碼，無論如何存放，都可以快速方便的查找定位;

　　利用飛陽rfid技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案的精確定位。

　　l 利用：

　　借閱管理電子化登記。

　　針對電子化檔案，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱、遠(yuǎn)程審批、到期自動(dòng)終止借閱;

　　針對實(shí)物檔案，利用飛陽rfid或二維條碼技術(shù)，無需人工輸入，借助掃描設(shè)備，輕松完成借閱及歸還登記;

　　充分利用電子化檔案，減少對珍貴檔案的破壞。

　　l 管理：

　　查詢方便，系統(tǒng)提供多種條件，可以方便組合;

　　統(tǒng)計(jì)簡單，設(shè)定好不同的統(tǒng)計(jì)條件，可以簡單快速的給出統(tǒng)計(jì)結(jié)果和明細(xì);

　　清查核對，利用飛陽rfid或二維條碼技術(shù)，通過手持終端設(shè)備，快速完成對檔案的收集，通過與借閱登記信息進(jìn)行比對，系統(tǒng)自動(dòng)給出檔案清查核對的結(jié)果：哪些檔案丟失了、哪些檔案被借出不在庫了。

　　l 電子化：

　　采用完整的權(quán)限控制管理手段，可以將每一卷電子化檔案的查閱權(quán)限精確控制到對應(yīng)的人、組織;

　　針對政府等機(jī)構(gòu)，還可以分為內(nèi)、外部人員的不同方式進(jìn)行借閱，使公眾可以通過機(jī)構(gòu)提供的查詢渠道(辦事大廳、互聯(lián)網(wǎng))查閱關(guān)注的檔案。

　　1.3　架構(gòu)設(shè)計(jì)

　　l 明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，信息共享，數(shù)據(jù)整合

　　明確采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，基礎(chǔ)信息共享使用，整合數(shù)據(jù)流，做到有點(diǎn)有面。

　　l 開放式體系架構(gòu)

　　功能的可擴(kuò)展性強(qiáng)，使用的可操作性強(qiáng)，維護(hù)的簡易便捷靈活。

　　l 符合檔案管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)的體系架構(gòu)

　　適應(yīng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，通過工作流引擎實(shí)現(xiàn)流程重構(gòu)和隨需變化。

　　l 靈活、安全、嚴(yán)格的操作應(yīng)用及維護(hù)

　　利用平臺(tái)的開放性，實(shí)現(xiàn)信息的多渠道共享，集中展現(xiàn)。為工作決策提供依據(jù)，提升工作效率。通過分級(jí)別、按功能模塊、部門、人員、具體數(shù)據(jù)的四級(jí)授權(quán)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)權(quán)限控制的精確、高效管理。

　　l 多層架構(gòu)體系，分離系統(tǒng)的應(yīng)用、數(shù)據(jù)運(yùn)算、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

　　采用三層架構(gòu)體系，將系統(tǒng)的應(yīng)用、數(shù)據(jù)運(yùn)算、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)全部分離開，一方面實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的開放性，為其它系統(tǒng)或應(yīng)用時(shí)共享數(shù)據(jù)提供接口，另一方面，為系統(tǒng)本身的應(yīng)用提供了更多的可擴(kuò)展性、可操作性。

　　1.4　技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

　　“嚴(yán)密整體設(shè)計(jì)、把握核心需求、人性化界面設(shè)計(jì)、協(xié)同管理模式、全面動(dòng)態(tài)配置”是我們的主體設(shè)計(jì)思想。

　　1、 開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

　　項(xiàng)目開發(fā)遵循ISO、GB 和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，即須遵循《GB8566-88計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范》、《GB8567-88 計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》、《GB9385-88 計(jì)算機(jī)軟件需求說明編制指南》、《GB9386-88計(jì)算機(jī)軟件測試文件編制規(guī)范》等。

　　能夠支持多種網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議，方便有效地實(shí)現(xiàn)與各種系統(tǒng)連接和交換數(shù)據(jù)。

　　2、 使用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

　　全面采用的微軟的技術(shù)平臺(tái)，開發(fā)該項(xiàng)目。其基本開發(fā)及運(yùn)行環(huán)境如下：

　　開發(fā)語言：Asp、Asp.Net、JavaScript、HTML、SHTML

　　操作系統(tǒng)：WINDOWS 2000 SERVER或WINDOWS 2003 SERVER

　　數(shù) 據(jù) 庫：Access及SQL SERVER

　　應(yīng)用服務(wù)：IIS5以上或客戶端直接調(diào)用

　　二次開發(fā)接口：開放源代碼、開放數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

　　3、 采用技術(shù)構(gòu)架

　　以三層構(gòu)架定向開發(fā)該項(xiàng)目，其第一層(即“用戶界面層”)，采用http方式直接應(yīng)用，界面層主要是微軟ASP、.net語言和HTML語言編寫;第二層(即“業(yè)務(wù)邏輯層”)，采用組件化控件方式編寫的功能實(shí)現(xiàn)方式;第三層(即“數(shù)據(jù)層”)，采用存儲(chǔ)過程實(shí)現(xiàn)程序?qū)?shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)操作、兩者之間的數(shù)據(jù)交互;同時(shí)，通過提供數(shù)據(jù)調(diào)用方式及自定義函數(shù)，為以后軟件系統(tǒng)功能擴(kuò)展時(shí)的二次開發(fā)提供數(shù)據(jù)交互接口。

　　1.5　運(yùn)行環(huán)境

　　iDCM系統(tǒng)運(yùn)行所必須具備的基本運(yùn)行環(huán)境包括服務(wù)器端軟硬件、客戶端軟硬件(可選)，其配置具體如下：

　　1. 軟件(服務(wù)器端)

　　1、數(shù)據(jù)庫 SQL2000及以上;

　　2、操作系統(tǒng) 服務(wù)器 win2000 server 及以上

　　3、瀏覽器 IE 6.0及以上;

　　4、備份工具 根據(jù)CEMC需要進(jìn)行選配;

　　5、機(jī)器名 不能帶“-”字符，不能是中文字符;

　　6、IP地址 不限定，最好靜態(tài)指定的獨(dú)立IP地址;

　　7、專機(jī)專用 除辦公軟件外，建議最好不要裝其他應(yīng)用軟件。

　　2. 軟件(客戶端)

　　1、操作系統(tǒng) windows系列操作系統(tǒng)

　　2、瀏覽器 IE 6.0及以上;

　　3、字處理 office系列;

　　3. 硬件(服務(wù)器端)

　　最好配單獨(dú)的服務(wù)器。

　　4. 硬件(客戶端)

　　普通PC機(jī)，性能越高越好，顯示器分辨率保證不低于1024×768。

　　以上配置由客戶自行準(zhǔn)備。

　　在飛陽軟件系統(tǒng)的報(bào)價(jià)中，還包含以下硬件配置，具體如下：

　　5. 條碼掃描器(1臺(tái))

　　設(shè)備名稱：FY-2520

　　技術(shù)參數(shù)：

　　全向掃描模式，能夠解讀所有標(biāo)準(zhǔn)一維條碼和PDF417、microPDF、Postal以及QR等二維條碼。

　　能夠清晰的掃描jpg、bmp、和tiff格式的圖像。

　　外殼結(jié)實(shí)可靠，考慮不同的操作環(huán)境。

　　目標(biāo)鎖定精確，加快掃描速度。

　　支座自動(dòng)探測功能,便于固定式掃描，考慮檔案清查使用。

　　接口方式：串口、鍵盤口和USB方式。

　　6. 條碼打印機(jī)(1臺(tái))

　　設(shè)備名稱：S4231

　　技術(shù)參數(shù)：

　　打印速度：最快能達(dá)到每秒鐘5英寸以上。

　　處理器及內(nèi)存：處理器為32位，內(nèi)存4M RAM / 2M FLASH。

　　支持一維和二維的條碼打印。支持串口、并口和USB打印方式。

　　2　功能介紹

　　2.1　功能簡介

　　系統(tǒng)分為三個(gè)部分，分別為：

　　協(xié)同辦公——協(xié)同辦公的基本功能

　　檔案管理——檔案管理系統(tǒng)的全部功能

　　系統(tǒng)管理——系統(tǒng)用戶、權(quán)限及其它必要的管理及設(shè)置

　　以飛陽iOA為基礎(chǔ)，結(jié)合二維條碼或RFID技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案的規(guī)范管理及協(xié)同應(yīng)用。

　　2.2　協(xié)同辦公部分

　　該部分的主要目的是實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部的協(xié)同及無紙化辦公。

　　l 在線溝通：

　　分為：即時(shí)交流、在線調(diào)查、員工論壇三個(gè)功能

　　作為組織內(nèi)的員工間涉及工作方面的交流平臺(tái)，結(jié)合了電話、郵件、qq、msn等主要溝通功能，不僅規(guī)范了組織內(nèi)部的工作溝通行為，同時(shí)還能協(xié)同員工的溝通內(nèi)容，，使組織管理更加即時(shí)方便快捷。

　　l 公共信息：

　　作為一個(gè)功能，內(nèi)容可細(xì)分為組織新聞、通知、規(guī)章、知識(shí)

　　作為組織文化展示的共享平臺(tái)，實(shí)示展現(xiàn)組織的各種信息、資訊。信息的發(fā)布經(jīng)過相應(yīng)的審批流程，同時(shí)還可以確定信息的接收范圍，在共享組織公共信息資源的同時(shí)，做到對這些信息的可控性、可操作性。除了體現(xiàn)出信息共享的作用，還為組織的知識(shí)積累提供了一個(gè)有效的管理工具。

　　l 個(gè)人辦公：

　　分為：待辦事項(xiàng)、待閱信息、日程、日記/計(jì)劃、通訊錄、我的建議、個(gè)人短語/相冊/收藏等主要功能

　　組織內(nèi)的任何一個(gè)員工，都可以通過此平臺(tái)，辦理屬于自己的辦公事務(wù);完善的主動(dòng)提醒功能，隨時(shí)提醒自己需要辦理的各種事務(wù);豐富的個(gè)性化功能，為展現(xiàn)個(gè)人的風(fēng)采提供了平臺(tái)。

　　l 行政辦公：

　　分為：會(huì)議管理、車輛管理、資產(chǎn)管理等三個(gè)功能

　　以工作流為基礎(chǔ)，將組織內(nèi)涉及到行政辦公的事務(wù)集中起來，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同及無紙化辦公，不僅規(guī)范了組織內(nèi)的行政管理方法、提高了管理水平，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了“事找人”的主動(dòng)提醒辦公，減少因人為因素而出現(xiàn)不必要的遺漏。

　　2.3　檔案管理部分

　　檔案管理的核心功能，實(shí)現(xiàn)對物理及電子檔案的一體化管理，以下所有功能，都可以分為物理檔案及電子檔案兩個(gè)部分，即可以兩者同時(shí)使用，也可以分別使用。

　　l 借閱導(dǎo)航：

　　為初次進(jìn)行檔案借閱的人提供的借閱向?qū)?，幫助不熟悉的用戶理解借閱過程。

　　l 內(nèi)部借閱：

　　分為：快速借閱、借閱申請、我的檔案柜

　　快速借閱，針對有檔案借閱權(quán)限的用戶，提供的快速查看電子檔案，該功能需要電子化檔案的支持，借閱過程不需要管理員審批，借閱記錄自動(dòng)生成;

　　借閱申請，需要詳細(xì)查看的檔案，無論是電子還是實(shí)物的，需要通過該功能進(jìn)行申請，得到審批后才可以看到檔案;

　　我的檔案柜，記錄所有個(gè)人的檔案借閱記錄。

　　l 外部借閱：

　　分為：借閱申請，檔案查閱、借閱記錄

　　主要為非組織內(nèi)人員借閱查看檔案設(shè)計(jì)的功能，外部人員先到組織的接待處提出借閱申請，由接待人員通過系統(tǒng)提交申請書，并填寫外來借閱人基本信息，系統(tǒng)同時(shí)生成隨機(jī)檔案查閱密碼;

　　檔案查閱，當(dāng)外部人員的借閱申請獲得審批后，借閱人員根據(jù)獲得的隨機(jī)檔案查閱密碼在指定的設(shè)備上(如接待處的某pc機(jī)上)、指定的時(shí)間內(nèi)查閱，過期自動(dòng)終止借閱;

　　借閱記錄，外部人員的檔案借閱記錄留存;

　　說明：該功能也可以將外來借閱擴(kuò)展到互聯(lián)網(wǎng)上，借閱人員通過互聯(lián)網(wǎng)自行提交借閱申請，然后通過互聯(lián)網(wǎng)在指定的時(shí)間內(nèi)查看所借閱的檔案。

　　l 借閱管理：

　　分為：借閱登記、借閱審批、借閱歸還、歷史借閱

　　借閱登記，針對沒有條件進(jìn)行申請的用戶，直接到檔案存放處借閱的，直接進(jìn)行借閱登記;

　　借閱審批，通過系統(tǒng)提交的借閱申請，都在此處進(jìn)行審批，如果是實(shí)物檔案的借閱，還需要在此處進(jìn)行領(lǐng)檔登記，領(lǐng)檔登記可以結(jié)合二維條碼，直接掃描識(shí)讀，無需人工輸入;

　　借閱歸還，如果是電子檔案，借閱到期后自動(dòng)歸還，如果是實(shí)物檔案，在此處進(jìn)行歸還登記，可以結(jié)合二維條碼，直接掃描;

　　歷史借閱，所有借閱過程記錄的查詢留存。

　　l 檔案管理：

　　該部分功能主要為檔案管理人員使用，分為：檔案登記、檔案查詢、檔案管理、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案清查、條碼打印、檔案分類

　　檔案登記：即檔案入庫，將歸檔的檔案導(dǎo)入到系統(tǒng)中(僅檔案核心信息列表，即表單部分)，可以單條錄入，也可以批量導(dǎo)入。同時(shí)，指定電子檔案的目錄及對應(yīng)圖象位置(文件位置)，指定物理檔案存放的位置(檔案柜位置);

　　檔案查詢/管理：可以查詢、更新、或維護(hù)檔案信息，此功能針對檔案管理人員，因此查詢時(shí)不受權(quán)限控制;

　　檔案統(tǒng)計(jì)：根據(jù)自定義的統(tǒng)計(jì)條件(檔案列表表單中有的信息)以圖表的方式統(tǒng)計(jì)出需要的數(shù)據(jù)，可以獲得統(tǒng)計(jì)結(jié)果的明細(xì)，并導(dǎo)出其它格式的數(shù)據(jù)(如excel)

　　檔案清查：結(jié)合二維條碼，與pda掌上識(shí)讀設(shè)備，工作人員先到檔案館掃描現(xiàn)存的所有檔案，再將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中進(jìn)行比對，給出清查結(jié)果(是否在庫、是否被借出、是否缺失);

　　條碼打?。合到y(tǒng)自動(dòng)生成指定檔案的二維條碼，并可以通過專用條碼打印機(jī)打印出條碼(二維條碼用于粘貼至物理檔案上，代替手工抄寫，便于借閱、清查時(shí)快速掃描);

　　檔案分類：定義檔案的分類屬性，包括名稱、代碼、借閱默認(rèn)時(shí)長、詳細(xì)表單內(nèi)容、查詢及列表上可顯示的字段、生成的二維條碼所包含的內(nèi)容等(可包含中文信息)。

　　l 權(quán)限設(shè)置：

　　主要是對檔案的借閱權(quán)限進(jìn)行管理設(shè)定，詳細(xì)可以參考《精確權(quán)限設(shè)計(jì)》中的說明。

　　2.4　權(quán)限設(shè)計(jì)

　　權(quán)限控制的四個(gè)主要對象：借閱人、單個(gè)檔案、、借閱人部門、分類檔案。其中前兩個(gè)對象為個(gè)體權(quán)限，后兩個(gè)對象為公共權(quán)限。當(dāng)借閱人針對檔案發(fā)出借閱請求時(shí)，系統(tǒng)首先判斷個(gè)體權(quán)限，然后再判斷公共權(quán)限。具體實(shí)現(xiàn)過程如下：

　　l 個(gè)體權(quán)限：判斷被借閱檔案是否有限制：

　　檔案有限制時(shí)，再判斷當(dāng)前借閱人是否有權(quán)限查看，無權(quán)立即終止借閱流程，有權(quán)即完成借閱流程——實(shí)現(xiàn)借閱;

　　檔案無限制時(shí)，進(jìn)入第2步。

　　l 公共權(quán)限：判斷被借閱檔案所屬分類是否指定了借閱人：

　　所屬分類指定了借閱人的，再判斷當(dāng)前借閱人是否有分類權(quán)限，無權(quán)進(jìn)入第3步，有權(quán)即完成借閱流程——實(shí)現(xiàn)借閱;

　　所屬分類未指定借閱人的，進(jìn)入第3步。

　　l 公共權(quán)限：判斷被借閱檔案所屬分類是否指定了借閱部門：

　　所屬部門指定了借閱部門的，再判斷當(dāng)前借閱人所屬部門是否有分類權(quán)限，無權(quán)立即終止借閱流程，有權(quán)即完成借閱流程——實(shí)現(xiàn)借閱;

　　所屬部門未指定借閱部門的，立即終止借閱流程。

　　需要強(qiáng)調(diào)的是，上述權(quán)限控制為嚴(yán)格控制方式，即單個(gè)檔案或檔案分類未設(shè)置權(quán)限時(shí)，所有人均無權(quán)借閱，即“未指定權(quán)限不可借閱”，系統(tǒng)可以調(diào)整權(quán)限控制方式為一般控制方式，一般控制方式為“未指定權(quán)限均可借閱”。同時(shí)，默認(rèn)情況下，部門對分類檔案的借閱權(quán)限，大于個(gè)人對分類檔案的借閱權(quán)限，即借閱人對分類檔案無權(quán)限但借閱人所屬部門對分類檔案有權(quán)限，就可以借閱，此處也可以通過系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整。即調(diào)整為借閱人對分類檔案無權(quán)限時(shí)，就立即終止借閱流程。

　　通過以上的權(quán)限設(shè)定，不僅可以做到對系統(tǒng)內(nèi)的每一個(gè)借閱人、每一卷檔案進(jìn)行精確控制，也可以做到對檔案權(quán)限的批量控制(分類檔案針對的部門)。