導(dǎo)入背景

      NEC于2007年在經(jīng)濟部RFID公領(lǐng)域推動辦公室主導(dǎo)之“應(yīng)用概念驗證”計劃中，配合工業(yè)技術(shù)研究院于臺中市政府進行“公文檔案RFID應(yīng)用概念驗證計劃”，了解檔案管理的種種問題，以RFID技術(shù)進行相關(guān)驗證測試工作，獲得良好效果。2009年協(xié)助臺中市政府行政處檔案科導(dǎo)入無線辨識檔案管理安全管控系統(tǒng)，利用無線射頻辨識技術(shù)( Radio Frequency IDentification，以下簡稱RFID技術(shù))，開發(fā)檔案管理安全管控系統(tǒng)，以提升檔案管理效率。

      導(dǎo)入成果

       利用RFID技術(shù)進行盤點，平均每份卷夾僅需約0.5秒，盤點10,000份需要5000秒，相當(dāng)于1.3小時，效率優(yōu)于人工盤點，更可減低人為判斷疏失，大幅提升盤點效率及正確性。 

      當(dāng)檔案卷夾未歸于正確架位時，以RFID快速掃瞄，實時搜尋錯置卷夾。 

      依保存年限來規(guī)劃架位，可將檔案柜空間作最有效運用，降低購買檔案柜之需求，節(jié)省空間。

      NEC的提案

      采用高頻（High Frequency，13.56Mhz）的RFID標(biāo)簽，將檔案庫房的每一本卷夾的編號寫入卷標(biāo)，并將卷標(biāo)貼到卷夾的內(nèi)頁上。 

      系統(tǒng)計算機內(nèi)已建有卷夾編號的數(shù)據(jù)庫，可將數(shù)據(jù)庫內(nèi)容以有線或無線方式下載到手持延長天線及可背負式的讀取器(以下簡稱為手持清查讀取器)內(nèi)，持手持清查讀取器到檔案庫房，可以進行快速的檔案清查盤點、調(diào)閱及到期銷毀等作業(yè)。 

      導(dǎo)入背景

      臺灣設(shè)有檔案管理部門的政府機關(guān)、機構(gòu)與公立學(xué)校有7,000多個單位，每年產(chǎn)生約3億多份檔案文件，需要花費許多人力在檔案清查、調(diào)案與過期銷毀等作業(yè)上。當(dāng)調(diào)閱的文件歸還放錯位置時，就必需耗費大量人力尋找。

      NEC于2009年協(xié)助臺中市政府檔案管理局導(dǎo)入「無線辨識檔案管理安全管控系統(tǒng)」，利用RFID技術(shù)，開發(fā)檔案管理安全管控系統(tǒng)，以提升檔案管理效率。

      導(dǎo)入過程　

      檔案管理作業(yè)中包括檔案點收、編目成卷夾、入庫上架、清查盤點、檔案調(diào)閱及到期銷毀。由于歷年來的檔案卷夾數(shù)量龐大，在定期清查盤點及到期銷毀等作業(yè)上需要耗費許多時間與人力。

      NEC為臺中市政府采用高頻（High Frequency，13.56Mhz）的RFID標(biāo)簽。將檔案庫房的每一本卷夾的編號寫入卷標(biāo)，并將卷標(biāo)貼到卷夾的內(nèi)頁上。系統(tǒng)計算機內(nèi)已建有卷夾編號的數(shù)據(jù)庫，可將數(shù)據(jù)庫內(nèi)容以有線或無線方式下載到手持清查讀取器內(nèi)，持手持清查讀取器到檔案庫房，即可快速進行的檔案清查盤點、調(diào)閱及到期銷毀等作業(yè)。在檔案架上也貼有標(biāo)簽，以手持清查讀取器讀取架上的卷標(biāo)時，可以迅速顯示出該架上的所有卷夾清單，以進行清查盤點作業(yè)。

      由于卷夾為按照編號的順序排列，本系統(tǒng)依此特性，特別設(shè)計順序讀取之功能。在清查過程中，如果有遺漏的卷夾，系統(tǒng)會立即發(fā)出提醒的聲音，以提醒清查人員立即注意。因此盤點人員不需全部盤點完畢，就可知道有哪些卷夾尚未讀取到。

系統(tǒng)概要圖硬件架構(gòu)
 

軟件架構(gòu)

      檔案庫房的出口處將設(shè)置一臺固定式RFID讀取器，凡是出入庫房的卷夾均在此讀取器上感應(yīng)。

手持式清查讀取器

      導(dǎo)入成果及今后展望

      過去以人工進行盤點，平均每份卷夾需要約10秒，盤點10,000份需要100,000秒，相當(dāng)于27.7小時；以RFID技術(shù)進行盤點，平均每份卷夾僅需約0.5秒，盤點10,000份需要5000秒，相當(dāng)于1.3小時，效率是人工盤點的20倍。更可免除人為判斷疏失，大幅提升盤點之正確性。

      另外，當(dāng)檔案卷夾未依規(guī)定置于正確架位時，必須以人工方式逐冊清點；以RFID快速掃瞄，就可實時查知錯置卷夾。此外，依卷夾的保存年限來規(guī)劃架位，可將檔案柜空間有效運用，節(jié)省空間；甚至配合銷毀作業(yè)，也可大幅降低卷夾搬移作業(yè)之需求與費用。

      目前作業(yè)已完成第一階段，未來將為臺中市政府規(guī)劃更完善的整體建置，包含顯示卷夾存放位置之功能，依檔案單就可顯示出庫房內(nèi)卷夾的位置；并且加強庫房出入之安全性，計劃在庫房門口整合RFID與臉部辨識系統(tǒng)，作業(yè)人員需使用員工識別的RFID卡或輸入密碼，配合臉部辨識，確認其身份之后才可進入庫房；以及加裝RFID安全門:若未照正常程序登記檔案卷夾的調(diào)閱，卷夾經(jīng)過出口時將被偵測到而發(fā)出警告。臉部辨識與安全門已達到零接觸的設(shè)計，將在無形中為安全控管著實把關(guān)。

      NEC系統(tǒng)負責(zé)人的話　臺灣NEC政府第一SI營業(yè)部鄭喬松副理表示，RFID的應(yīng)用已是全世界的趨勢，不論是在政府、金融、制造、醫(yī)療、交通、半導(dǎo)體等相關(guān)產(chǎn)業(yè)，均積極的思考導(dǎo)入RFID以為公司帶來更大的效益(如節(jié)省人力、增加精確度等)。目前國外先進國家也有一些RFID檔案管理建置實例，NEC協(xié)助臺中市政府建置無線辨識檔案管理安全管控系統(tǒng)，對于臺灣各單位檔案管理作業(yè)流程改善作業(yè)效率將是一大創(chuàng)新且影響至巨。相信將來臺灣很多的單位會逐漸的導(dǎo)入RFID檔案管理系統(tǒng)，以提供民眾更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。