一、 檔案管理的現(xiàn)狀與問題

　　近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

　　(一)、檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

　　傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。

　　(二)、檔案存放次序較易被打亂

　　雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

　　(三)、檔案查閱耗時長

　　隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。

　　(四)、檔案的盤點操作不科學

　　由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數(shù)量。

　　(五)、對失效檔案的管理滯后

有效期限是檔案價值體現(xiàn)的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。

　　二、 RFID技術應用于檔案管理的方案設計

　　(一)RFID技術簡介

　　RFID(Radio Frequency Identification)，即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。

　　(二)將RFID技術應用于檔案管理，有著以下優(yōu)點：

　　1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。。

　　2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。

　　3、標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。

　　4、安全性高。標簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

　　5、抗污染性能強和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。

　　6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。

　　7、可重復使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

　　8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進行穿透性通信。

　　9、標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能

　　(三)基于RFID的檔案自動化管理系統(tǒng)功能模塊設計

　　如圖1所示。

　　1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。

　　2、檔案管理信息系統(tǒng)

　　該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構成。

　　3、系統(tǒng)具體功能如下：

　　(1)儲位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現(xiàn)檔案儲位的定位。。

　　(2)查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發(fā)出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業(yè)。

　　(3)銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設定每份檔案的保管期限，當?shù)竭_保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

　　(4)安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負責檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管，實施檔案管理的安全機制。

　　(四)硬件設備的應用方案

　　一般來說，檔案庫房的面積較小，可選擇高頻或超高頻(HF/UHF)頻段的讀寫器和無源電子標簽。RFID標簽根據(jù)用途不同可以分為檔案標簽和儲位標簽。

　　1、標簽信息項的設定

　　檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。

　　庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區(qū)間及數(shù)量。

　　2、標簽安裝

　　² 在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個檔案盒或檔案文件上。² 而儲位標簽在儲位不需要調(diào)整或者標簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。

　　3、電子標簽

　　4、閱讀器安裝

　　在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設備的正常工作需外接110 - 240 WAC電源適配器，并有局域網(wǎng)或無線局域網(wǎng)覆蓋，以進行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡或無線網(wǎng)絡的方式傳回服務器。

　　5、天線安裝

　　為確保檔案標簽數(shù)據(jù)的讀取，需要根據(jù)檔案室實際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。

　　6、多天線分支器

　　WX-23 UHF RFID天線分支器是由文睿智能開發(fā)的最新一代產(chǎn)品。該分支器是一個可擁有1-8個接口的超高頻天線分支器，它可用于聯(lián)網(wǎng)和在實時檔案資產(chǎn)跟蹤及智能密集架中分配RFID天線。WX-3天線分支器由主天線分支器和從天線分支器組成。

　　主天線分支器的每個射頻輸出端口(ANT1~ANT8)可以連接多達32個RFID天線。也就是每個主天線分支器可以支援4個從天線分支器。注意:考慮到實際的應用場合，實際使用數(shù)量未必達到256個天線，請合理規(guī)劃以發(fā)揮出最大效能。靈活的天線布置、擴大讀寫控制半徑、大大節(jié)省系統(tǒng)成本。

　　(五)、 RFID技術應用于檔案館檔案管理的流程設計

　　(1)入館

　　新的檔案入庫前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。

　　檔案入館的流程如圖2所示：

　　入庫時，檔案管理信息系統(tǒng)的儲位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發(fā)出入館確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架，儲位指示點亮起，管理人員將檔案盒放至指示點所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統(tǒng)，入館結束。全部檔案入庫完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對已入館的檔案信息進行查詢，從而實現(xiàn)對檔案的可視化、動態(tài)化管理。

　　(2)盤點

　　由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。

　　(3)查閱

　　檔案的查閱流程如圖3所示：

　　在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號，系統(tǒng)將根據(jù)編目號提取中心數(shù)據(jù)庫里所儲存的數(shù)據(jù)信息，核對無誤后發(fā)出出庫指令，儲位管理子系統(tǒng)中的檔案自動識別模塊將根據(jù)編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出庫指令，儲位指示燈亮起。當檔案經(jīng)過出庫口時，出庫口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報模塊發(fā)出異常警報。

　　(4)安全管理

　　安全管理子系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案館現(xiàn)場的實時監(jiān)控與異常警報功能，以防止檔案被毀、被盜等。

　　(5) 防毀管理

　　每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性,并存入RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),由監(jiān)控模塊對這些信息進行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時，管理員對該檔案的物理特性再次進行檢測，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對，從而可以及時發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕毀、缺失等。

　　(6)防盜管理

　　所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。

　　(7)銷毀

　　檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無線指令，由各檔案盒上的RFID標簽反饋回保管期限信息，實現(xiàn)對檔案的有效期管理。