新標泰克會議簽到系統(tǒng)方案
新標泰克會議簽到系統(tǒng)方案
一、會議簽到系統(tǒng)概述
會議簽到系統(tǒng)是專門為各政府、機關、企事業(yè)單位所召開會議而開發(fā)的應用系統(tǒng),會議簽到系統(tǒng)核心功能是自動化采集/收集參會代表的簽到信息,并將信息實時(或定時)地傳輸?shù)綍h簽到軟件中,通過軟件的分析和管理功能,能快捷地為會議相關管理人員提供簽到信息(應到、實到)、參會代表信息。
系統(tǒng)采用了目前最先進的非接觸RFID技術,與會人員只需通過會議簽到機區(qū)域,簽到機即能自動檢測代表胸前佩戴的代表證,自動完成簽到登記。其最大的優(yōu)點是簽到機感應距離有1.2米(最高可達20米),代表只需佩帶代表證,依次通過簽到機即可,無須摘下代表證,彰顯代表尊貴身份。簽到機能實現(xiàn)多人信息同時收集。它方便了參會人員的出席簽到、會議管理人員的統(tǒng)計和查詢;為有效地掌握、管理參會人員出入和出席情況提供了輕松的解決方案。
二、會議簽到系統(tǒng)組成
檢測天線(簽到機)
會議簽到系統(tǒng)軟件
非接觸式IC卡發(fā)卡器
遠距離會議簽到系統(tǒng)IC卡 100×65mm
遠距離會議簽到系統(tǒng)IC卡 104×75mm
電腦(帶雙屏顯示卡 HVS-100)
服務器(帶四屏顯示卡 HVS-100F)
屏幕LCD顯示器(可選項)
三、會議簽到系統(tǒng)功能
會議管理模塊
可以建立不同的會議,以及每個會議的基本信息。
會議代表模塊
選擇一個會議后,建立該會議的參會代表檔案,包含與會代表的編號、姓名、照片、單位、職務等信息。可按照會務需要將各參會代表進行分組。
本模塊可實現(xiàn)代表檔案的增加、修改、刪除等管理。
代表證管理模塊
系統(tǒng)提供代表證設計、打印功能。系統(tǒng)使用單位可以自行批量設計、制作代表證,或者委托新標泰克事先印刷。另外使用單位可以在會前甚至在會議現(xiàn)場為臨時的代表或遺失代表證的代表,打印制作代表證。
代表證發(fā)放管理。代表證制作完畢后,需要通過發(fā)卡器將每個代表證在會議簽到軟件里進行注冊,系統(tǒng)提供批量注冊功能,方便快捷。注冊完畢后,安排相關人發(fā)放/郵寄代表證。
會議簽到模塊
系統(tǒng)通過簽到機(檢測天線)自動采集到會代表信息。另外,對于手中沒有代表證的代表,系統(tǒng)提供人工注冊簽到功能。
根據(jù)會務管理需要,可以提供會議跟蹤管理功能,比如半場離會代表信息。
會議分析模塊
系統(tǒng)方便快捷為會務相關管理人員提供“會務代表名單及明細”,“應到代表人數(shù)及明細”、“實到代表人數(shù)及詳細”、“缺勤代表人數(shù)及明細”“遲到代表人數(shù)及明細”等報表,并提供打印功能。