RFID射頻識(shí)別技術(shù)逐步替代人工管理文檔，自動(dòng)識(shí)別提供了大大便利。要快速實(shí)現(xiàn)各種文件檔案資源的管理，需要對(duì)檔案進(jìn)行RFID電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)錄入管理。RFID智能化管理減輕了管理員承擔(dān)的繁瑣工作量，從而減少檔案館的人力支出，達(dá)到降低成本，RFID應(yīng)用在文檔智能采集識(shí)別。

通過RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)結(jié)合，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲(chǔ)該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。

文檔管理應(yīng)用RFID技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

1.快速、準(zhǔn)確定位：在移動(dòng)點(diǎn)檢設(shè)備上存儲(chǔ)有整個(gè)文檔室的地理分布圖，將會(huì)對(duì)所查文檔做出地理定位指示，實(shí)現(xiàn)快速查找及歸檔操作。

2.輕松盤點(diǎn)：使用RFID點(diǎn)檢設(shè)備可以快速的完成文檔的盤點(diǎn)、查錯(cuò)、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時(shí)可以提高文檔管理工作效率、降低外借歸檔時(shí)的差錯(cuò)率。

3.文檔信息準(zhǔn)確記錄：文檔經(jīng)手人、借閱人、借出、歸檔時(shí)間等均為系統(tǒng)自動(dòng)登記完成的，防止手工差錯(cuò)的同時(shí)保證文檔管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并可提供文檔狀態(tài)的實(shí)時(shí)查詢、報(bào)表打印。

4.批量文檔借出、歸檔登記管理：文檔管理是很煩雜的工作，文檔管理人員少，尋借文檔的人多，應(yīng)用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，自動(dòng)化，增加工作效率的同時(shí)減少文檔管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，幫助館員實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的批量文檔借出，歸檔登記工作

5.文檔RFID標(biāo)簽存儲(chǔ)信息更改自如：電子標(biāo)簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲(chǔ)信息更改自如，為文檔屬性等信息管理提供方便。

RFID智能檔案系統(tǒng)將對(duì)每一份檔案形成電子身份證信息，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體流通過程的全程跟蹤管理，檔案定位，自動(dòng)檔案盤點(diǎn)，智能分析等功能，大大優(yōu)化了檔案管理流程，減少了工作量。RFID技術(shù)的應(yīng)用讓紙質(zhì)檔案管理與電子信息的檔案化管理建立良好橋梁。