應用RFID技術 實現(xiàn)庫房管理現(xiàn)代化

　　2013年12月，由福州震旦計算機技術有限公司承建的福建省檔案館“檔案實體安全認證智能管理系統(tǒng)”項目(一期)通過竣工驗收并投入試運行。根據(jù)權限，可實現(xiàn)庫存檔案動態(tài)查詢、檔案目錄數(shù)據(jù)檢索、在線申請調閱檔案、自動記錄檔案出入庫信息、自動清點檔案數(shù)量和歸庫檔案定位，以及非法調取檔案實時報警燈多項功能。項目(一期)共完成檔案數(shù)字化近10萬卷，有效提升了檔案保管工作科學化水平。

　　福建省檔案館新館在檔案安全管理方面，配備了較為先進的保安防盜報警、攝像監(jiān)控、紅外報警、門禁控制、巡更、火災自動報警和消防聯(lián)動、庫房溫濕度控制、通信網(wǎng)絡、電視廣播系統(tǒng)、智能型密集架和小車軌道運送系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)。但是，檔案實體安全管理的安全性、便捷性和準確性還有進一步提升的空間，特別是在館藏檔案逐漸增加的情況下，檔案實體管理安全、有序、高效的需求更為突出。針對這一現(xiàn)象，福建省檔案館開始嘗試應用RFID技術，對館藏實體檔案進行智能化安全管理。

　　RFID技術原理和應用

　　RFID(Radio Frequency Identification)是無線射頻識別技術的簡稱，俗稱電子標簽或非接觸卡、感應卡，是一種非接觸式自動識別技術。它是物聯(lián)網(wǎng)最為關鍵的技術與產(chǎn)品環(huán)節(jié)，是物聯(lián)網(wǎng)的物品標識技術，也是物聯(lián)網(wǎng)“物與物”互聯(lián)的基礎。它是一種通信技術，可通過無線電信號識別特定目標并讀寫相關數(shù)據(jù)，而無需識別系統(tǒng)與特定目標之間建立機械或光學接觸。

　　一套完整的RFID系統(tǒng)，是由閱讀器(Reader)與電子標簽(TAG)也就是所謂的應答器(Transponder)及應用軟件系統(tǒng)三個部分所組成。工作原理是：RFID標簽加入磁場后，如果接收到閱讀器發(fā)出的射頻信號，就能憑借感應電流所獲得的能量發(fā)送出存儲在芯片中的產(chǎn)品信息(即Passive Tag,無源標簽或被動標簽)，或者主動發(fā)送某一頻率的信號(即Active Tag，有源標簽或主動標簽)，閱讀器讀取信息并解碼后，送至應用軟件系統(tǒng)進行有關數(shù)據(jù)處理，從而實現(xiàn)各種功能。目前，多應用于各類圖書館、檔案館智能化建設。

　　為保障項目方案的科學性和可行性，福建省檔案局特邀請有關專家對福州震旦計算機技術有限公司的技術方案進行論證，得出的結論是射頻電子技術運用于檔案實體管理，技術成熟可行。由于檔案文件數(shù)量較多，厚度較薄，存放環(huán)境受金屬干擾較為嚴重，所以，對讀取數(shù)量和準確率要求較高。與高頻電子標簽(工作頻率在13.56MHZ，易受金屬干擾，讀取范圍在1.5米內)相比，超高頻電子標簽(標簽體積小，讀取范圍大，但容易受高濕度等環(huán)境影響)更適用于檔案實體管理。

　　項目實施過程

　　1.檔案標簽的加工安裝

　　檔案標簽的加工安裝流程(如圖1)。

　　圖1 檔案標簽加工安裝流程圖

　　檔案標簽的粘貼位置：主要分為兩種情況，以“卷”為單位的，可將標簽貼在封底內頁靠里的位置(如圖2);以“盒”為單位的，共用一個電子標簽，可將標簽貼在脊背內側(如圖3)。

　　圖2 檔案案卷內標簽粘貼位置

　　圖3 檔案盒內標簽粘貼位置

　　2. 架位標簽的加工安裝

　　架位標簽安裝：先將標簽安裝到檔案架適當位置，然后通過RFID讀寫設備對架位標簽進行信息(包括架標名稱或編號、對應的架位名稱或編號)寫入操作，然后將架位標簽與對應的檔案關聯(lián)起來。架位標簽使用分為層標簽、柜標簽、行標簽、庫房標簽，每種標簽對應不同的范圍，放置在不同位置。

　　3.設備及軟件的安裝和調試

　　設備安裝分為利用工作站、RFID標簽桌面讀寫設備、安全門、RFID移動工作站的安裝及調試，設備通電正常，與計算機的信息交互正常，對RFID電子標簽的信息讀寫功能正常。局域網(wǎng)絡連接穩(wěn)定，對RFID電子標簽的信號檢測識別功能正常。檔案實體安全認證智能管理系統(tǒng)軟件運行穩(wěn)定流暢，人機界面友好正確，工作流程清晰明確。

　　功能模塊簡介及特點

　　1.主要功能模塊

　　(1)檔案查詢定位

　　目前，系統(tǒng)支持查詢的字段有：檔號、題名和文號。通過檢索，將符合條件的檔案以列表形式顯示在屏幕上，工作人員選中所需檔案，系統(tǒng)會自動定位該檔案在庫房的存儲位置，顯示其所在的密集架序號、列號、行號、架位號等信息，并在庫房的二維圖形上對其位置做直觀展示，引導工作人員快速找到目標檔案，極大方便了管理員查找檔案文件。

　　(2)出、入庫登記

　　只需將出庫或者入庫文件在RFID桌面讀寫設備處刷一下，系統(tǒng)自動識別文件信息，無需手動輸入。在設定文件出庫或者入庫的狀態(tài)下，系統(tǒng)自動完成文件信息的登記，對誤讀或者沒有讀到的檔案做出有效提醒，并記錄操作時間，生成日志，方便日后查看。工作人員可快速登記出、入庫的文件信息，尤其是對數(shù)量比較龐大的檔案，高效率的登記方式更讓工作事半功倍。

　　(3)庫房盤點

　　盤點工作主要靠RFID移動工作站來實現(xiàn)，通過無線信號讀取架位標簽及電子標簽內的信息，并與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行核對，系統(tǒng)屏幕顯示當前架位所對應的檔案列表，如檔號、題號、是否出庫、是否存在，系統(tǒng)自動進行各項信息的匹配。

　　如有檔案已入庫，但未做入庫登記，系統(tǒng)則發(fā)出提示，工作人員可以將其狀態(tài)恢復至入庫。盤點系統(tǒng)不但能夠快速盤點，還實現(xiàn)了錯架檔案的整理，使得盤點和錯架檔案的整理工作在一個環(huán)節(jié)得到圓滿處理。

　　(4)安全門監(jiān)控

　　檔案文件經(jīng)過安全門時，系統(tǒng)通過識別無線信號自動獲取識別號，經(jīng)過數(shù)據(jù)庫信息匹配，判斷文件是否已通過授權并按正常手續(xù)進行了出庫登記。否則，系統(tǒng)將發(fā)出聲光報警，有效地保障了檔案文件的安全，最大限度地避免了人為失誤。

　　(5)利用管理

　　對借出和歸還做流程管理，借閱申請人通過該系統(tǒng)發(fā)出申請，申請信息傳達給領導審批，如同意，再由庫房管理員調卷，系統(tǒng)將記錄借閱人及文件信息。歸還時，系統(tǒng)在核對歸還人及文件信息準確無誤后，結束整個利用流程。這樣，可以監(jiān)控檔案利用、歸還流程，將責任細化到個人。

　　(6)庫房情況管理

　　可查看庫房架位空間目前占用率和未被使用的架位信息，方便對庫房使用作出全局規(guī)劃。

　　(7)利用統(tǒng)計

　　對檔案的借出利用情況自動統(tǒng)計，包括利用數(shù)量、類別、檔號和途徑等信息。工作人員可自行選擇時間段，1天、1個月或者1年，系統(tǒng)還可以將統(tǒng)計的數(shù)據(jù)自動生成報表并打印，極大節(jié)省了人工統(tǒng)計時間。

　　(8)檔案上架引導

　　系統(tǒng)提供兩種上架引導模式：輸入要上架檔案的檔號，系統(tǒng)顯示該文件的存儲位置;將文件在RFID桌面讀寫設備上做識別，系統(tǒng)自動顯示其存儲位置。存儲位置的顯示形

　　式包括文字及二維圖形，即與“查詢定位系統(tǒng)”中的顯示模式相同?？s短了上架時間，提高了工作效率。

　　2.主要特點

　　定位速度快，有效解決了在海量檔案文件中快速查找某一份文件的技術難題，提升了查檔效率;盤點速度快，基于技術優(yōu)勢，能夠遠距離快速讀取多個目標信號，實現(xiàn)高速盤點;實時追蹤準，對出、入庫的檔案進行快速登記，可實時掌握檔案利用情況;控制漏讀、錯讀功能強，由于RFID標簽一次讀取率無法達到100%，系統(tǒng)從工作流程及技術角度實現(xiàn)了漏讀及錯讀提醒與過濾，有效解決了標簽的誤讀問題;全方位管理，從數(shù)據(jù)收集到上架，從調閱申請到入庫，統(tǒng)籌兼顧各個環(huán)節(jié)，并且實現(xiàn)流程化電子管控，實現(xiàn)了科學化、信息化管理;日志記錄，對每一個管理流程和環(huán)節(jié)都做相應的信息記錄，生成日志，利于查詢和經(jīng)驗總結;保障安全，能夠徹底杜絕便將未經(jīng)審批或經(jīng)授權卻未登記的檔案帶出庫房，保障檔案安全。

　　試運行情況及今后目標

　　通過在福建省檔案館保管利用處的試運行，項目系統(tǒng)各個功能模塊運行正常;硬件設備性能穩(wěn)定，軟件界面良好;在檔案查找、出入庫登記、清點等方面使用方便、快捷。提高了工作效率，提升了檔案安全管理水平。館內業(yè)務專網(wǎng)調試成功后，福建省檔案館計劃將項目的運行范圍擴大到館內各業(yè)務處室日常工作中，進一步總結經(jīng)驗。

　　信息技術不斷發(fā)展，檔案管理技術也在不斷進步。福建省檔案館將繼續(xù)探索實踐，以技術推進管理，使檔案管理逐步實現(xiàn)自動化、數(shù)字化、智能化，促進整個檔案管理信息化水平的提高，讓檔案管理和服務水平邁上一個新臺階。