北京 2010-11-26(中國商業(yè)電訊)－－淺析勤哲Excel服務器在報表方面助力企業(yè)信息化

電力企業(yè)具有資金密集、技術密集、產(chǎn)品即產(chǎn)即銷的特殊企業(yè)特點，信息化是管理好這種特殊性質(zhì)企業(yè)的必要手段。但是面對日趨激烈的市場環(huán)境，電力企業(yè)不僅僅要提高自己內(nèi)部的管理水平，加強計劃、經(jīng)營、生產(chǎn)、財務等環(huán)節(jié)管理，更應該以經(jīng)濟分析和成本管理為目標，在對大量生產(chǎn)、經(jīng)營、交易的信息資源進行有效組織和控制。

通過多年的建設發(fā)展，電力企業(yè)在信息化方面已經(jīng)投入了不少的資金，引進了先進的計算機網(wǎng)絡設備，配備了大型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，現(xiàn)在面臨的問題是，如何用這些硬件配合相適用的軟件管理平臺并經(jīng)過共享、集成、開發(fā)和再創(chuàng)造，從而形成滿足企業(yè)需要的信息產(chǎn)品，為企業(yè)提高管理水平、降低生產(chǎn)成本提供支持，最終的目標是從位于輔助地位的信息化管理向提升企業(yè)經(jīng)濟效益轉(zhuǎn)變。

千里之行 始于足下：作為一種經(jīng)歸納、整理和統(tǒng)計的內(nèi)容信息，報表系統(tǒng)一直都是企業(yè)和事業(yè)單位財務、人力資源管理、銷售管理、技術指標管理以及內(nèi)部控制的重要工具。報表對于企業(yè)的重要性是不言而喻的，會計報表是會計核算的最終成果，是對公司經(jīng)營過程中所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務的總結性文案，是企業(yè)經(jīng)營者了解經(jīng)營情況、實施經(jīng)營管理和進行經(jīng)營決策必不可少的經(jīng)濟信息之一，是企業(yè)的債權人和股東迫切需要了解的信息，是財政、稅務、銀行和審計部門對企業(yè)進行檢查和監(jiān)督的資料來源；銷售報表是公司了解銷售狀況，制定區(qū)域政策、績效等等的依據(jù)；生產(chǎn)報表是公司了解生產(chǎn)進度的憑證。利用報表系統(tǒng)完成大量的數(shù)據(jù)處理是我國政府機關、企事業(yè)單位必須面對的一項基本工作，從這個意義上說，報表系統(tǒng)可以說是企業(yè)的重要事務之一。

其實，報表自古有之，計算機尚未問世前，大家都是用賬本來記賬匯總，先是用算盤算，到后來用計算器，計算機問世后，特別是表格和字處理軟件出現(xiàn)后，企事業(yè)單位開始用這些軟件來處理數(shù)據(jù)。比較典型的是剛開始用WPS字處理軟件畫表，后來出現(xiàn)了報表制作軟件。早期的報表制作軟件基本是從國外引進的，包括國內(nèi)的報表制作軟件也是和國外產(chǎn)品使用同樣的規(guī)范，這些報表軟件通過控件拖拽方式繪制報表，因為國外的報表格式相對簡單，沒有太多的格線，所以這種早期的拖拽報表軟件是符合國外的辦公習慣的，但是國內(nèi)制作報表的習慣是有很多層次，要使用很多的格線，這種拖拽式的報表軟件是一個一般性的圖元編輯器模型，半點也沒有體現(xiàn)出表格的規(guī)律性，要做出國人接受的格式表格很困難，這種傳統(tǒng)的分組報表的模式，無法解決表樣和大作業(yè)量的數(shù)據(jù)處理。后來出現(xiàn)了類Excel界面的報表軟件工具，由于是模仿Excel，所以在格式上處理掉了表樣問題，但這些報表軟件工具基本上只能處理單數(shù)據(jù)源的匯總，在處理多數(shù)據(jù)源，也就是從多張表上面提取數(shù)據(jù)匯總處理數(shù)據(jù)上根本沒什么改進，特別是報表修改，增加行列和跨行組運算的時候更是非常復雜，對于企事業(yè)單位的用戶來說還是沒用。

鑒于以上原因，現(xiàn)在絕大多數(shù)的企業(yè)都是用Excel來處理企業(yè)的各種報表，首先能解決格式問題，再怎樣復雜的表樣也可以做到，但是因為Excel軟件單元格的數(shù)據(jù)是沒有數(shù)據(jù)定義的，不能放到數(shù)據(jù)庫中處理，而對于報表匯總來說，基本上是要用到幾張表或者十幾張甚至更多的表格數(shù)據(jù)源，一般來說，企業(yè)用戶都是這樣處理的，先弄好要匯總的基礎數(shù)據(jù)，然后設置好Excel功能模板，再就是把基礎表里的數(shù)據(jù)手工錄入到做好的Excel表單中進行匯總，到最好打印好交付領導審閱，這樣的模式倒是要比操作不方便的報表軟件要好的多。

用以上的方式來統(tǒng)計數(shù)據(jù)做報表非常普遍，也極大的提高了效率，但是操作量和出錯率也是比較高的，因為手工操作總是有誤差的。其實現(xiàn)在是可以用別的方式來處理掉這些問題的，通過構建自己的報表系統(tǒng)來解決問題，華潤電力適時發(fā)現(xiàn)了勤哲Excel服務器這個管理平臺，也正是用勤哲Excel服務器來攻克這一問題的。華潤電力控股有限公司成立于2001年，是華潤（集團）有限公司）的旗艦附屬公司，從事電力投資、建設、經(jīng)營與管理。截止2009年8月，運營權益裝機容量達15,755兆瓦，其中40%位于華東地區(qū)，21%位于華中地區(qū)，20%位于華南地區(qū)，10%位于中國東北地區(qū)，9%位于華北地區(qū)。

作為大型電力公司且地域分布十分廣泛，每個月都有大量的技術經(jīng)濟指標需要統(tǒng)計，發(fā)電量、售電量、外購電量、平均利用小時數(shù)等；設備運行狀況，電力生產(chǎn)事故等指標；包括財務上的資產(chǎn)負債表、現(xiàn)金流量表、利潤表；這些報表對于領導層決策是尤為重要的。在沒有使用勤哲Excel服務器之前，公司是運用Excel來統(tǒng)計這些數(shù)據(jù)的，由總部制定好Excel表格的格式，通過網(wǎng)絡發(fā)送到各個分公司，然后分公司把月度報表傳到總部，總部再根據(jù)自己制作的Excel表單手工錄入各個分公司上傳的基礎表中的數(shù)據(jù)，任務繁雜、單調(diào)和勞累，而且操作時間越長越容易出差錯。而且可能臨時會修改Excel的表單樣式，臨時發(fā)送通知，容易出錯。這對于流程也沒有做到足夠的規(guī)范，人為的因素比較大。

華潤電力早在2006年就開始使用勤哲Excel服務器來構建自己的報表系統(tǒng)，它的高級企業(yè)版已具備了網(wǎng)上遠程填報功能，在企業(yè)內(nèi)運用勤哲Excel服務器后，各分廠可以直接在系統(tǒng)中填報月度報表數(shù)據(jù)，這是通過Excel服務器的模板功能實現(xiàn)的。企業(yè)員工構建好模板——其實就是Excel表單，企業(yè)員工非常熟悉，客戶端用戶只要使用自己的權限在模板上輸入數(shù)據(jù)就可以了。在生成報表方面，用勤哲Excel服務器構建的報表系統(tǒng)則顯得游刃有余了，因為勤哲Excel服務器對Excel單元格的數(shù)據(jù)進行了定義，從而可以將Excel的數(shù)據(jù)存儲到數(shù)據(jù)庫中，匯總時只要在數(shù)據(jù)庫中提取相應的數(shù)據(jù)就行了，而對于用戶來說，他只要用勤哲Excel服務器的表間公式功能就能夠在其它的Excel表格中提取數(shù)據(jù)進行匯總，比如在華潤電力的‘火電月度報表’模板中，各分廠只要填入‘本月累計發(fā)電量’，總部的設計者只要通過表間公式就能夠?qū)⒏鞣謴S的這一數(shù)據(jù)提取出來進行匯總，就無需在重新錄入基礎Excel表單中的數(shù)據(jù)，而且一旦格式要求改變，只需要更改一下模板就可以了。各種復雜樣式的報表在這一系統(tǒng)中都可以實現(xiàn)，使用勤哲Excel服務器后，企業(yè)最終實現(xiàn)了從管理要效益的模式轉(zhuǎn)變。